Fakturowanie - Porady

Przy wprowadzaniu nazwy towaru / usługi oraz komentarza do faktury wskazane jest zapoznać się opisem w rozdziale Wstęp - Zasady obsługi - Długie pola tekstowe.

Faktury od wartości brutto

Jeżeli chcemy, aby dokument dostawy (sprzedaży) drukowany był w ustalonych cenach brutto, należy skorzystać z Opcji fakturowania - Opracowanie dokumentu wg netto / brutto.

W zależności od ustawienia tej opcji we wszystkich obliczeniach na fakturze priorytet mają albo ceny netto albo brutto. Należy koniecznie zapoznać się z opisem do wspomnianej opcji fakturowania.

"Niezgodność" w podsumowaniu faktury

Często nie jest możliwe aby podsumowanie w "pionie" (suma rubryk: netto, podatek, brutto) dawało w "poziomie" zgodność rachunkową względem poszczególnych stawek VAT. Program zachowuje wymaganą przepisami zgodność arytmetyczną między całkowitą wartością faktury netto i brutto w poszczególnych stawkach z tym, że w zależności od ustawienia Opcji fakturowania - Opracowanie dokumentu wg netto / brutto we wzajemnych przeliczeniach priorytet raz ma całkowita wartość netto raz brutto.

Należy zaznaczyć, że problemy z ustalaniem cen i sumowaniem faktury nie są specyficzną własnością programu. Spotkalibyśmy się też z nimi pisząc fakturę ręcznie z wykorzystaniem kalkulatora. Pewnym rozwiązaniem jest stosowanie dostaw (sprzedaży) i cen w ilościach będących wielokrotnością jednostki podstawowej np. 10 szt.

Zwracamy też uwagę, że podsumowanie faktury powinno zawierać informacje o sumach zbiorczych w poszczególnych stawkach VAT. Jest to robione przez program z tym, że wykazywane są tylko te stawki, które występowały w specyfikacji faktury.

Zbyt długa lista specyfikacji faktury

Gdy mamy trudność w przeglądaniu zbyt długiej listy specyfikacji faktury pamiętajmy o możliwości jej powiększenia kosztem nagłówka (klawisze [Ctrl] + [PgUp], [Ctrl] + [PgDn] lub klikając na ikonę strzałki w pierwszej kolumnie).

Księgowanie otrzymanej Faktury VAT - MARŻA

Jeżeli nie wystawiamy z programu faktur VAT - Marża a jedynie chcemy je wprowadzać do ewidencji to księgujemy je w zakładce Księgowanie na konto takie jak przy wystawianiu faktur z programu czyli na konto z powiązaniem M - Marża.

W takim przypadku jako "Brutto do zapłaty" podajemy wartość faktury zapłaconą przez klienta oraz wartość netto marży i VAT od marży.

Dokumenty korygujące

W dokumencie korygującym powinny znaleźć się dwie grupy pozycji. Pierwsza przedstawiająca stan z faktury korygowanej (czyli tak, jak było) i druga pokazująca jaki ma być stan rzeczywisty (czyli tak, jak powinno być). Do korekty wybieramy tylko te pozycje z pierwotnej faktury, które wymagają poprawienia.

Sporządzając korektę wpierw należy w Opcjach fakturowania zaznaczyć Korekta przy rodzaju dokumentu. Wówczas w tabelce specyfikacji faktury pojawi się wąska rubryka, która może przyjmować dwie wartości: było oraz jest (klikamy myszką lub używamy klawisza spacji). W ten sposób znakujemy pozycje, które mają się znaleźć w oddzielnych grupach. Na wydruku wykazane będą wpierw pozycje było, a następnie pozycje jest.

Podsumowanie obejmuje różnicę: jest – było.

Wprowadzone pozycje będą posortowane, aby kolejnej pozycji z grupy było odpowiadała właściwa pozycja z grupy jest. Nie będą one odpowiadały kolejności z pierwotnej faktury, co nie jest konieczne tym bardziej, gdy w korekcie uwzględniamy tylko niektóre pozycje.

Przy druku korekty brane są wszystkie pozycje znajdujące się na ekranie w specyfikacji faktury za wyjątkiem przekreślonych.

W polu Dopisek należy podać numer i datę dokumentu do jakiego odnosi się korekta, a w polu Komentarz wyjaśnienie powodu korekty.

Jezeli korzystamy z Archiwum faktur najwygodniej jest od razu z archiwum pobrać pierwotną fakturę jako korektę. Służy do tego specjalna opcja Pobierz jako korektę w tymże Archiwum faktur.

Wystawianie faktur w walutach obcych

Przy wybraniu ceny w walucie obcej mamy możliwość przyjęcia lub nie stawki VAT 0% dla wszystkich pozycji.

Ustawienie dokonywane jest za pomocą opcji "Dla faktur walutowych stosować VAT 0%". Przy ustawieniu na:

•Nie (napis nie otoczony ramką) - program zachowuje się tak jak przy fakturze w złotówkach (uwzględnia wpisaną stawkę VAT, przelicza brutto względem netto)

•Tak (napis otoczony ramką) - program wyświetla wszystkim pozycjom cennika i faktury stawkę VAT = 0% i nie pozwala na jej edycję, ukrywa kolumnę cen brutto, wyświetla i posługuje się tylko kolumną cen netto

Faktura drukowana jest w walucie obcej, księgowana natomiast jest w przeliczeniu na złotówki.

Ustalony rodzaj ceny może też być wpisany do danych kontrahenta, wówczas odpowiednia grupa cen pojawi się wraz z wyborem nabywcy (z możliwością zmiany).

Przy wystawianiu faktur unijnych należy dołączyć adnotację, że podatek rozlicza nabywca. W komentarzu do faktury wpisujemy treść określonej przepisem klauzuli: "Zgodnie z IV Dyrektywą podatek rozlicza nabywca...". Komentarz ten zapamiętujemy w Słowniku komentarzy do faktur, aby korzystać z niego w przyszłości.

Przeliczanie cen faktury w złotych

Przelicz ceny daje nam bardzo przydatną możliwość wzajemnego przeliczania cen. Np. w całym cenniku określiliśmy pierwszą cenę złotówkową, a druga cena niższa o 14% ma być stosowana dla odbiorców hurtowych.

W okienku przeliczania cen należy:

•Weź cenę wybieramy cenę A (detal),

•wstaw ją do wybieramy cenę B (hurt),

•pomnożoną przez wpisujemy 0,86.

Podobnie, korzystając z wpisanych kursów walut lub z innego mnożnika możemy wzajemnie przeliczać ceny złotówkowe i w walutach obcych. Jeżeli przeliczamy wzajemnie ceny w różnych obcych walutach program wylicza ich wzajemny kurs w oparciu o wpisane wcześniej przez użytkownika kursy każdej z walut.

Przeliczanie działa niezależnie na cenniku i na specyfikacji faktury w zależności od tego gdzie zostało wywołane.

Wystawianie faktur VAT-RR

Wystawianie faktur VAT RR dla rolników ryczałtowych jest uwzględnione w programie.

Aby sporządzić taką fakturę należy:

•W Opcjach fakturowania zaznaczyć RR – dodatek do nazwy faktury,

•Stosownie do przepisów określamy też opcję WSPÓLNA NUMERACJA ZWYKŁYCH FAKTUR I FAKTUR RR,

•W części nagłówkowej faktury wybrać Konto związane nie z dostawą (sprzedażą) lecz z nabyciem (zakupem),

•W danych kontrahenta, od którego dokonujemy nabycia (zakupu), w polu NOTATKI wpisujemy wymagane przepisami dane: numer dowodu osobistego sprzedawcy, datę jego wydania, itd. Dodatkowo wpisujemy w dowolnym miejscu tekstu znak # jako informację dla systemu, że treść notatki ma być drukowana na fakturze w polu DOPISEK. Możemy też bezpośrednio wpisać te dane w części nagłówkowej faktury, ale wygodniej jest mieć je na stałe umieszczone w danych kontrahenta.

•W komentarzu do faktury wpisujemy treść określonej przepisem klauzuli: "Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym ....". Komentarz ten zapamiętujemy w słowniku komentarzy do faktur, aby korzystać z niego w przyszłości.

Po zadysponowaniu wydruku zobaczymy zaznaczone pole DOKUMENT ODWROTNY i numer faktury.

Po wydruku faktura RR zostanie zaksięgowana i ujęta w ewidencji VAT chyba, że specjalne opcje fakturowania stanowią inaczej.

Fundusze promocji rolnej

Wystawiając fakturę RR dostępna jest na fakturze kolumna FPPRS (Fundusz Promocji Produktów Rolno-Spożywczych), w której zamieszcza się właściwy Fundusz Promocji. Wszystkie fundusze ujęte są w Słowniku.

Dla każdego funduszu określony jest:

•procent od obrotu netto lub

•opłata za kilogram

Kwoty te są wyliczane od kwoty brutto, od niej odejmowane i ujmowane jako kwota do zapłaty. W dolnej części faktury wyszczególnione są poszczególne kwoty, o które pomniejszona jest kwota brutto.

Gdzie w programie wprowadza się dane firmy?

Nie zarejestrowali Państwo jeszcze swojego programu w naszym Biurze.

Na końcu podręcznika znajduje się kupon rejestracyjny, prosimy go wypełnić i przesłać do nas.

Otrzymają wówczas Państwo płytę z danymi firmy. Po zarejestrowaniu zostaną Państwo objęci bezpłatna aktualizacją w roku zarejestrowania oraz otrzymają najnowszą wersję programu.

Dlaczego przy danych firmy na fakturze nie są umieszczone takie dane jak REGON, nr tel. i faksu?

W programie SKP drukowana jest taka niezbędna ilość informacji, jaka wynika z rozporządzenia dotyczącego faktur VAT.

Inne informacje, jakie chciałby zamieścić użytkownik mogą:

•Wynikać z pieczęci, jaka jest przystawiana na fakturze,

•Być zamieszczone w polu komentarz, drukowane u dołu faktury,

•Faktura może być drukowana na papierze firmowym z nadrukiem u góry strony,

•Nad fakturą być wstawione dowolne tzw. logo, które wcale nie musi być elementem graficznym, a jedynie zawierać dodatkowe dane identyfikacyjne.

Nowa pozycja na fakturze

Nowa pozycje do faktury dopisujemy używając klawisza strzałki w dół na stając na ostatniej pozycji faktury lub z klawiatury klawisz [Insert] (Ins.) albo klikając przycisk [Dodaj] na dole ekranu.

Powstaje wówczas kolejna, pusta linia do wpisania pozycji. Gdy ostania pozycja jest pusta (brak nazwy towaru, ilości lub ceny) wówczas kolejna pusta linia nie jest potrzebna i nie będzie dopisywana.

Pozycje do faktury możemy tez przenieść z cennika a potem zmienić jej opis i cenę oraz podać ilość.

Można również wpisać dowolne pozycje na fakturze jednak będą one drukowane dopiero gdy określi się im ilość.

Logo na fakturze

Na fakturze może być drukowane własne logo.

Zaznaczymy to w okienku wydruku faktury: Drukuj logo oraz wskazujemy na dysku położenie pliku graficznego z logo. Logo może być w formacie bmp, gif lub jpg. Mimo większego rozmiaru pliku format mapy bitowej (bmp) da nam pełniejszą informację o obrazie.

Przed konwersją należy jednak ustalić parametry procesu, w tym np. ilość kolorów i końcowy rozmiar w pikselach.

Ze względu na możliwość przeskalowania przez drukarkę oryginalnego obrazu należy przez próbne wydruki dobrać właściwy rozmiar i rozdzielczość stosowanego pliku graficznego.

Można też po ustawieniu odpowiednio dużego marginesu górnego obniżyć wydruk faktury, przez co może być ona drukowana na papierze firmowym z nadrukiem u góry strony. Inne ingerencje w wygląd faktury nie są oferowane.

Dlaczego na fakturze nie drukuje się cały wprowadzony asortyment?

Aby na fakturze pojawiły się wszystkie wprowadzone pozycje należy podać ilości i ceny przy każdym towarze. Przy pozycjach z wartościami zerowymi program zignoruje je i nie wydrukuje ich.

Czy aby zaksięgować fakturę konieczny jest jej wydruk?

Tak, należy zrobić wydruk faktury aby była ona zaksięgowana.

Jak wystawić fakturę w walucie obcej?

Jeżeli mamy cenę polską i chcemy ją przeliczyć na inną walutę, wchodzimy w

- CENY I WALUTY i w pozycji A wpisujemy zł a wpozycji 1 wpisujemy symbol waluty obcej np. EUR i kurs 4,6333. Następnie klikamy PRZELICZ CENY FAKTURY- weź cenę A czyli zł i wstaw ją do 1 - klikamy OK- OK

Następnie wchodzimy w RODZAJ CENY - klikamy na 1 EUR – OK. Dodatkowo należy w Opcjach zaznaczyć "Dla faktur walutowych stosować VAT O%"

Nie można wydrukować faktury, gdyż pojawia się komunikat: Brak pozycji do wydruku

Aby wydrukować fakturę należy zaznaczyć ilości dla asortymentu. Przynajmniej jedna pozycja musi mieć ilość większą od zera aby program wydrukował fakturę. Należy zaznaczyć, że drukowane na fakturze są jedynie artykuły z ilością inną niż 0.

Wystawiana była faktura Marża i nie ma możliwości wystawienia innej faktury

Faktury Marża wystawiane są na specjalnie w tym celu utworzone konto Marża. Przy wyborze tego konta faktura automatycznie uzyskuje dopisek Marża oraz ukrywane są kolumny związane z Vat. Aby zmienić fakturę Marża na inną wystarczy zmienić konto.

Wystawiona została faktura z błędnym numerem, co można zrobić?

Korektę na numer wystawia sprzedawca. Faktura korygująca ma wtedy wartość faktury, jest takie samo było i jest w asortymencie a w komentarzu wpisuje się, że dotyczy numeru jest taki a powinien być taki.

Co zrobić by przy wystawianiu faktury nie drukował się termin płatności?

W Opcje fakturowania należy odznaczyć „gdy płatność wg. Umowy drukuj termin zapłaty" i w ilości wpisać 1.

Kiedy działa i na czym polega opcja w Opcje fakturowania – Sygnalizuj niezgodność daty wystawienia datą sprzedaży przy określonej ilości dni dopuszczalnej rozbieżności

W przypadku gdy między datą wystawienia a datą sprzedaży jest więcej niż ilość dni określona w Opcjach fakturowania program zasygnalizuje tę rozbieżność. Gdy różnica ta będzie mniejsza nie pojawi się komunikat.

Należy zaznaczyć, że pomimo komunikatu użytkownik ma możliwość zapisu dat takich jak oczekuje.

Na fakturze nie ma kolumny dotyczącej podatku VAT

W opcjach fakturowania nie ma zaznaczenia "ukrywaj kolumnęVAT" nie ma więc możliwości by kolumna ta była niewidoczna, chyba że:

•Wystawiana jest faktura na konto Marża dlatego nie jest widoczna kolumna dotycząca VAT,

•Firma nie jest podatnikiem podatku VAT.

Wystawiono fakturę wewnętrzną i teraz nie można wystawić faktury zwykłej

Należy odznaczyć w Opcje – Opcje fakturowania rodzaj dokumentu – WEWNĘTRZNA "własna".

Czy w Fakturowaniu jest możliwość wstawienia 3 miejsc po przecinku?

Nie, w programie nie ma takiej możliwości, ani w ilości ani w wartości. Program zaokrągla do 2 miejsc po przecinku.

Czy można dla jednego asortymentu wstawić więcej niż 3 ceny?

Dla jednego asortymentu można wstawić tylko 3 ceny. Jeżeli mamy więcej cen dla tego samego asortymentu należy go powtórzyć. Program nie będzie miał problemu z dopisaniem jeszcze raz tego samego asortymentu. Dla lepszego odszukiwania kwot możemy nadać TYP danemu artykułowi – ale uwaga, można wstawić tylko jeden znak.

Wystawiam 2-a rodzaje faktur z numeracją 52/R i 52/Z. Jak przejść z jednej na drugą numerację?

Aby zmienić numer faktury należy zmienić konto do zaksięgowania tej faktury, do którego jest przypisany żądany symbol.

Mam wprowadzoną pełną listę kontrahentów, lecz przy wystawianiu faktury na liście widoczny jest tylko jeden kontrahent?

Jeżeli pole dotyczące kontrahenta jest wypełnione to rozwijając listę będzie widoczny tylko ten konkretny kontrahent, gdyż to jest wiadomość programu, że znalazł zakres wyrazów najbardziej odpowiadający wprowadzonym danym. Jeżeli ususniemy te dane z pola wtedy automatycznie będziemy mieli dostępną całą listę kontrahentów.

Wystawiając fakturę RR, gdzie należy wprowadzić dodatkowe dane dotyczące rolnika ryczałtowego oraz oświadczenie?

Te informacje zapisujemy do słowników: odpowiednio w miejscu dopisek i komentarz. W dopisku wprowadzamy dodatkowe dane tj. Dane z dowodu osobistego, numer konta bankowego, NIP, natomiast w komentarzu wprowadzamy oświadczenie rolnika ryczałtowego.

Dodatkowy symbol na fakturze

W opcjach fakturowania zaznaczamy: Numer dokumentu zależny od konta oraz w sposobie numeracji- w Wybranych elementach ma być: Symbol dodatkowy. Natomiast w Planie Kont wprowadzamy dodatkowy symbol na fakturze.