8. SYSTEM > Masowe certyfikaty KSEF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur za pośrednictwem programu księgowego, konieczne jest uwierzytelnienie, czyli potwierdzenie tożsamości użytkownika. W KSeF dostępne są różne metody uwierzytelniania, w tym certyfikat KSeF.

Certyfikat KSeF służy do potwierdzenia tożsamości podmiotu lub osoby korzystającej z KSeF. Może być wykorzystywany przez właściciela firmy, pracownika lub biuro rachunkowe. Każda osoba powinna korzystać z własnego certyfikatu, a zakres dostępu do KSeF wynika z uprawnień nadanych użytkownikowi przez podatnika. Certyfikat KSeF składa się z dwóch plików:

•CRT – zawiera publiczną część certyfikatu,

•KEY – zawiera klucz prywatny wykorzystywany do uwierzytelniania i podpisywania komunikacji z KSeF.

Klucz prywatny jest zabezpieczony hasłem. Hasło należy podać podczas korzystania z certyfikatu w sytuacjach wymagających jego użycia. W zależności od przeznaczenia dostępne są dwa rodzaje certyfikatów:

•Certyfikat uwierzytelnienia służy do logowania i pracy online z KSeF. Umożliwia m.in. wysyłanie i pobieranie dokumentów oraz wykonywanie operacji wymagających uwierzytelnienia w KSeF.

•Certyfikat offline służy do podpisywania faktur wystawianych w trybie offline. Nie jest wykorzystywany do logowania i bieżącej pracy online z KSeF.

Funkcja Masowe parametry KSeF jest dostępna wyłącznie w wersji programu przeznaczonej dla biur rachunkowych. Umożliwia przypisanie jednego certyfikatu KSeF biura do wielu obsługiwanych firm.

Wskaż Firmy, dla których ma być zastosowana autoryzacja certyfikatem

W tej części należy wskazać firmy, dla których ma być stosowana autoryzacja za pomocą wybranego certyfikatu KSeF.

Aby szybko odnaleźć konkretną firmę, można skorzystać z przycisku [Szukaj] i wyszukać ją, podając numer NIP lub nazwę skróconą firmy wprowadzoną w programie.

Opcja Zaznacz/Odznacz wszystkich umożliwia jednoczesne zaznaczenie lub odznaczenie wszystkich firm znajdujących się na liście.

Autoryzacja w KSEF za pomocą certyfikatu

OTWÓRZ KATALOG "CERTYFIKATY"

Wybranie tej funkcji powoduje otwarcie katalogu „Certyfikaty”, znajdującego się w miejscu instalacji programu.

W otwartym katalogu należy zapisać pliki zawierające wygenerowane certyfikaty oraz odpowiadające im klucze.

Certyfikat uwierzytelnienia/Certyfikat Offline

Za pomocą przycisku [Przeglądaj] należy wskazać pliki certyfikatów i odpowiadające im klucze. W przypadku certyfikatu uwierzytelnienia należy wskazać:

•w polu Certyfikat – plik certyfikatu typu 1 z rozszerzeniem .crt,

•w polu Klucz – odpowiadający mu plik z rozszerzeniem .key.

Jeżeli użytkownik zamierza wystawiać faktury w trybie offline, należy również wskazać certyfikat offline (typu 2) wraz z odpowiadającym mu kluczem. Certyfikat offline nie jest wymagany do standardowej pracy z KSeF i można go pominąć, jeżeli faktury nie będą wystawiane w trybie offline.

Aby potwierdzić możliwość korzystania z certyfikatów, należy wprowadzić hasło nadane podczas ich generowania. Przycisk [Pokaż hasło] umożliwia wyświetlenie wprowadzonego hasła zamiast ukrytych znaków.

Opcja [Zapamiętaj hasło] pozwala zapisać hasło w programie, dzięki czemu nie będzie konieczne jego ponowne wprowadzanie przy każdym użyciu certyfikatu. Ze względów bezpieczeństwa przed zapisaniem hasła należy upewnić się, że dostęp do komputera i programu mają wyłącznie uprawnione osoby.

Następnie należy wybrać przycisk [Sprawdź certyfikat]. Funkcja umożliwia weryfikację certyfikatu oraz potwierdzenie uprawnień do pracy z KSeF.

Ustawienia certyfikatu dla zaznaczonych firm zostaną zapisane w Parametrach KSeF poszczególnych firm.

Jeżeli wśród zaznaczonych firm znajdują się firmy, które nie nadały Twojemu biuru uprawnień do pracy w KSeF, autoryzacja nie powiedzie się dla tych firm. Po wybraniu przycisku [Sprawdź certyfikat] program wyświetli komunikat zawierający listę firm, dla których wystąpiła niezgodność uprawnień.

Po nadaniu przez klienta odpowiednich uprawnień do pracy w KSeF należy wejść do jego firmy, przejść do KSEF → Parametry KSeF i ponownie wybrać przycisk [Sprawdź certyfikat]. Certyfikat będzie już zapisany w ustawieniach firmy, dlatego nie ma potrzeby ponownego jego wskazywania.

Pamiętaj!

W przypadku podejrzenia nieuprawnionego dostępu do certyfikatu należy go unieważnić i wygenerować nowy.