8. SYSTEM > Kopie rezerwowe > Archiwizacja danych

Operacja służy do stworzenia kopii danych programu i zapisania ich w dowolnym miejscu na komputerze, na innym nośniku lub dysku.

Można zautomatyzować proces archiwizacji dzięki opcji "Włącz automatyczne archiwum" i określeniu, czy program ma wykonywać archiwizację lub tylko o niej przypominać, jak często oraz czy ma to działanie wykonywać przy uruchamianiu bądź zamykaniu programu.

Aby przeprowadzić archiwizację danych, należy mieć zamkniętą Firmę.

Uwaga! Kopia może być wykonywana na każdym nośniku z możliwością bezpośredniego zapisu, który jest zainstalowany w naszym komputerze, a także na dyskach twardych.

Jej celem jest utworzenie kopii bezpieczeństwa lub zarchiwizowanie danych za jakiś okres np. za ubiegły rok. Operacja jest starannie kontrolowana przez program i szczegółowo instruuje użytkownika, co do sposobu postępowania.

Dla każdej wykonywanej kopii tworzony jest oddzielny folder zawierający w nazwie datę i godzinę wykonania. W nim umieszczane są foldery ze skompresowanymi danymi Firmy.

Ponieważ każda kopia ma swój oddzielny folder na jednym nośniku można przechowywać kopie z wielu dni. Warto jednak mieć kilka nośników, używać ich naprzemiennie.

Okno główne

Wybierz foldery

Na oknie "Archiwowanie danych" wypisane są wszystkie wprowadzone w programie Firmy. Podane są ich nazwy folderów, identyfikatorów oraz daty ostatniej archiwizacji wraz z godziną.

W celu zarchiwowania danej Firmy należy zaznaczyć ją znaczkiem ü klikając myszką w kwadrat, znajdujący się przy jej nazwie folderu.

W przypadku, gdy chcemy zarchiwować wszystkie Firmy należy kliknąć przycisk [Zaznacz wszystkie], program sam zaznaczy wszystkie Firmy, co w przypadku dużej ilości Firm jest niezwykle pomocne i pozwala skrócić czas tworzenia archiwizacji.

Można również cofnąć zaznaczenie używając [Odznacz wszystkie], tak aby wszystkie firmy były odznaczone.

Dziękuj opcji [Szukaj] można wyszukać interesującą nas firmę. Szukać możemy po folderze albo skróconej nazwie firmy. Można wpisać całą nazwę lub część. Kursor ustawi się na pierwszej znalezionej firmie. W przypadku gdy firm spełniających dany ciąg naków będzie więcej ukażą się klawisze [Następny] i [Poprzedni], można będzie w prosty sposób przechodzić do następnych firm wybranych podczas tego szukania.

Miejsce archiwum

W środkowej części okna znajduje się opcja "Wykonuj kontrolę poprawności zapisu", która, gdy jest zaznaczona ü pozwala kontrolować, czy dane zapisały się prawidłowo.

W przypadku błędów użytkownik zostanie powiadomiony stosownym komunikatem.

Na prawo od tej opcji znajduje się wybór napędu, na jaki użytkownik będzie chciał zapisać dane. Po kliknięciu na strzałkę, rozwija się lista z dostępnymi napędami. Należy wiedzieć, która litera oznacza, jaki napęd i wybrać go.

W przypadku chęci zapisu na dysku twardym należy użyć klawisza [Przeglądaj]. Po kliknięciu na niego można wybrać dowolne miejsce na dysku, w którym zostaną zapisane dane.

Ustawienia automatycznej archiwizacji

Aby nie utracić wprowadzonych danych w przypadku wypadków losowych (np. awaria komputera) należy okresowo wykonywać archiwizację danych.

W programie istnieje możliwość usprawnienia tego procesu. I dostosowania go do własnych potrzeb i specyfiki działań prowadzonych w programie.

Można z tego miejsca:

•włączyć automatyczną archiwizację (gdy zaznaczona jest opcja "Włącz automatyczną archiwizację"),

•ustawić przypomnienie lub wykonanie archiwizacji w określonych odstępach czasu (do wyboru: przypomnij lub wykonuj),

•ustawić moment wykonywania tego działania - przy uruchomieniu lub zamknięciu programu (do wyboru przy uruchomieniu lub przy zamknięciu programu),

•a także ustawić częstotliwość wykonywania żądanej operacji (do wskazania co ile dni).

Dla zaznaczonej opcji wykonywania archiwizacji przy zamknięciu programu dostępna staje się dodatkowo opcja "Powiadamiaj o zakończeniu". Dzięki niej można ustalić, czy po zakończeniu wykonywanej archiwizacji program ma o tym poinformować, czy automatycznie się zamknąć. W przypadku, gdy zaznaczona będzie ta opcja po zakończeniu archiwizacji program poinformuje o tym użytkownika. W przeciwnym wypadku po wykonaniu archiwizacji program zamknie się automatycznie i użytkownik nie będzie informowany o dokonanej archiwizacji.

W przypadku korzystania z programu w małym stopniu - można wydłużyć czas wykonywania archiwizacji, w przypadku wprowadzania dużej ilości danych w małych odstępach danych sugerujemy ustawienie działania w krótszym okresie.

W przypadku, gdy wybierzemy 0 dni - wtedy program będzie automatycznie wykonywał archiwizację zaznaczonych na oknie firm przy każdym uruchomieniu lub zamykaniu programu.

Zachęcamy do korzystania z automatycznej archiwizacji, która przebiega niemal niezauważalnie a pozwoli posiadać kopię danych.

Zwracamy uwagę, że w tworzonej archiwizacji danych zapisywane są wszystkie zaznaczone w górnej części okna firmy. Raz zaznaczone są zapamiętywane przez program.

Po zaznaczeniu Firmy i lokalizacji należy kliknąć przycisk [OK] celem przeprowadzenia archiwizacji danych.

W momencie zapisania danych na nośniku program poinformuje o tym fakcie komunikatem, głoszącym, ile Firm wybrano do archiwizacji, ile zostało zarchiwowanych i czy proces zakończył się pomyślnie.

Klawisze funkcyjne

Przy tworzeniu archiwizacji danych dostępne są dwa klawisze funkcyjne.

WYKONAJ TERAZ ARCHIWIZACJĘ

Pozwala na wykonanie archiwizacji danych.

Archiwizacja odbywa się niezależnie do ustawień automatycznej archiwizacji.

Zapisywane jest archiwum wszystkich wybranych Firm.

Uwaga! Należy mieć wybraną przynajmniej jedną Firmę w tabeli, aby archiwizacja została wykonana.

W tym miejscu możliwe jest zapisanie dokonanych na oknie zmian.

W przypadku, gdy zaznaczymy lub odznaczymy dowolny folder, zmienimy ustawienia automatycznego archiwum, lub zmienimy lokalizację zapisu archiwizacji możemy te zmiany zapisać.

ANULUJ

Anuluje archiwizację lub zmianę ustawień na oknie.