Elektroniczna faktura jest dokumentem sprzedaży, równorzędnym z tradycyjną fakturą papierową. Jej zawartość wskazana została w ustawie o VAT. Elektroniczne faktury najczęściej wystawiane są przez operatorów mediów klientom indywidualnym i biznesowym.

Zwykła e-faktura to faktura elektroniczna w dowolnym formacie, najczęściej w formacie PDF. Warunkiem wystawienia dokumentu w formie elektronicznej jest uzyskanie akceptacji kontrahenta.

Natomiast ustrukturyzowana e-faktura to faktura elektroniczna w formacie XML, która zawiera ustandaryzowany zestaw danych.

Ważne! Te dwa pojęcia nie są tożsame i tylko faktura ustrukturyzowana zgodna ze schematem Fa(2) wiąże się z obowiązkiem KSeF.

Program dla firm do prowadzenia książki przychodów i rozchodów oraz ryczałtu ewidencjonowanego

E-FAKTURA USTRUKTURYZOWANA

Czym się charakteryzuje?

Faktury ustrukturyzowane to faktury, które będą wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie.

Standaryzacja i niezmienny wzór

E-faktury mają wszystkie pozycje wymagane Ustawą VAT i są tworzone według wzorca, na bazie struktury logicznej przedstawionej przez Ministerstwo Finansów.

Indywidualny numer

Każdej e-fakturze zostaje przydzielony indywidualny numer. Po nadaniu identyfikatora faktura jest automatycznie udostępniana odbiorcy i uznana za dostarczoną.

Format xml

Faktury ustrukturyzowane będą przesłane w formie pliku elektronicznego XML - zgodny ze strukturą logiczną
e-Faktury (FA_VAT), który można zwizualizować i następnie wydrukować lub przesłać mailem do odbiorcy.

Obowiązkowe wystawienie faktur
ustrukturyzowanych za pomocą KSeF obejmuje:

  • Faktury sprzedaży towarów i usług, krajowe i zagraniczne, w tym:
    • odwrotne obciążenie
    • WDT
    • eksport towarów
    • eksport usług
  • Faktury zaliczkowe
  • Faktury zaliczkowe końcowe
  • Faktury korygujące
  • Samofakturowanie

System KSeF nie przewiduje funkcjonalności faktur ustrukturyzowanych dla dokumentów, jak:

  • Rachunki
  • Noty księgowe
  • Faktury pro forma
  • Faktury konsumenckie
  • Faktury wewnętrzne
  • Faktury zakupu od kontrahentów zagranicznych
  • Paragony i Raporty fiskalne
  • Załączniki do faktur
  • Duplikaty do faktur wystawionych przed obowiązkowym KSeF.

Uwaga! E-faktury na rzecz kontrahentów zagranicznych oraz e-faktury dotyczące transakcji dla których miejsce świadczenia jest poza Polska – wystawiamy w KSeF, ale doręczamy poza KSeF.