Wiedza i pomoc

Zasady wystawiania faktur

Jesteś Vatowcem i prowadzisz sprzedaż towarów lub usług. Zobligowany jesteś potwierdzić dokonaną transakcję, dokumentem księgowym. Będzie nim faktura lub paragon. Jakie są więc zasady jej wystawiania? Chcesz wiedzieć? Przeczytaj.

Kto jest uprawniony do wystawiania faktur?
Zobligowani są do tego podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni czy dokonujący wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu, ale uprawnienia w tym zakresie zdobyli także ci zarejestrowani jako podatnicy VAT zwolnieni. Mają oni wybór: albo wystawiają rachunki jak dotychczas, albo stosując nowe zasady, dokumentują sprzedaż fakturą.

Kiedy należy wystawić fakturę?
Fakturę możesz wystawić aż do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, a jeżeli masz wystawić fakturę zaliczkową, możesz uczynić to aż do 15-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy. Dokument potwierdzający sprzedaż można też wystawić na 30 dni przed datą powstania obowiązku podatkowego Vat, w odróżnieniu od powstania obowiązku podatku dochodowego, który powstaje z datą wystawienia faktury. Dlatego opisana wyżej możliwość programu, staje się bardzo ważną jego cechą, a odpowiednio założone filtry umożliwiające wyszukanie takich dokumentów VAT bez określonej daty wykonania, znacznie przyspieszą księgowania.

Istnieją również wyjątki od podstawowego terminu wystawiania faktur. Zgodnie z art. 106i ust. 3, 4 i 5 ustawy o VAT, fakturę wystawia się nie później niż: 30 dnia od dnia wykonania usług budowlanych lub budowlano-montażowych lub 60-go dnia od dnia wydania towarów – w przypadku dostawy drukowanych książek – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów, a gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów, fakturę należy wystawić nie później niż 120 dnia od pierwszego dnia wydania towarów. Kolejnym terminem wystawienia faktury staje się upływ terminu płatności – w takich przypadkach, jak wspomniane wyżej dostawy energii czy gazu, świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.

Pamiętaj też, że na żądanie osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, będziesz musiał wystawić fakturę aż do 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano zaliczkę.

Jakich elementów nie musimy już stosować na fakturze?
Po pierwsze – oznaczenie „faktura VAT” – słowo „VAT” przestało być wymagane jako obowiązkowe wyrażenie. Pomijając ten element, musimy mieć pewność, że faktura zawiera wszystkie pozostałe niezbędne komponenty. Pojawiają się tu więc pewne wątpliwości, czy otrzymując fakturę bez tego oznaczenia, mamy do czynienia z pełnoprawnym dokumentem, czy też np. nie otrzymaliśmy faktury pro forma. Zachowajmy ostrożność przy weryfikacji dokumentów bez tego oznaczenia.
Po drugie – nie ma obowiązku stosowania na fakturze nadruku „oryginał/kopia”. Dokument należy wystawić w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazuje się nabywcy, a drugi pozostawia się w swojej dokumentacji.
Po trzecie – nie umieszczamy na fakturze dokumentującej nabycie paliwa numeru rejestracyjnego pojazdu. Pamiętajmy jednak, że w takim przypadku będziemy musieli inaczej wykazać, że przysługuje nam prawo do odliczenia VAT z takiego dokumentu.
Po czwarte – mali podatnicy rozliczający się metodą kasową, z uwagi na zmianę momentu ujęcia VAT-u od faktur od nich otrzymanych, nie mają obowiązku podawania terminu płatności. Niemniej dla własnych potrzeb prowadzonej kontroli rozrachunków, informacja taka powinna być raczej stosowana.

Jakie dane są wymagane?
Ważną zmianą jest zastąpienie oznaczenia dotychczasowej „daty sprzedaży” – „datą dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi”, o ile została określona i różni się od daty wystawienia faktury. Wiąże się to również z koniecznością zmian także w wyglądzie samego rejestru sprzedaży VAT.

Niektóre oznaczenia na faktury dotyczą tylko wybranej grupy podatników – i tak:

  • podatnicy rozliczający VAT w szczegółowych procedurach marży stosują następujące oznaczenia:
    „procedura marży dla biura podróży”,
    „procedura marży – towary używane”,
    „procedura marży – dzieła sztuki”,
    „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”;
  • mali podatnicy stosujący metodę kasową – stosują określenie „metoda kasowa”;
  • wystawiający faktury w imieniu i na rzecz innego podatnika (np. przedstawiciela podatkowego lub przez samego nabywcę towarów i usług, o ile strony uzgodniły wspólnie procedurę zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego tej czynności) – musi zawrzeć na fakturze wyrażenie „samofakturowanie”;
  • natomiast faktura stwierdzająca dokonanie dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których podatek rozlicza sam nabywca towarów lub usługi – obowiązkowo podsiada oznaczenie „odwrotne obciążenie”.

Czy i kiedy stosować fakturę uproszczoną?
Z fakturą uproszczoną możemy mieć do czynienia w sytuacji, gdy kwota faktury nie przekracza 450 zł lub 100 euro. Dokument taki musi zawierać co najmniej takie dane, jak:

  • data wystawienia, jak i zakończenia dostawy/wykonania usługi,
  • dane identyfikacyjne sprzedawcy,
  • numer identyfikacyjny dla podatku nabywcy,
  • nazwa (rodzaj) dostarczanych towarów lub wykonanych usług,
  • kwota wszystkich rabatów,
  • kwota należności ogółem,
  • należny VAT lub dane potrzebne do jego ustalenia.

Nie wykazujemy określenia nabywcy poprzez jego imię, nazwisko, nazwę, adres (ważny jest tylko NIP), miara, ilość towarów i zakres dostarczanych usług, cena jednostkowa netto, wartość sprzedaży netto i jej suma, a nawet same stawki podatku czy kwoty podatku od tej sumy, z podziałem na stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną, pod warunkiem jednak, że zawiera ona dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku (jego wartość). Niemniej podawanie tych ostatnich znacznie ułatwia pracę osób księgujących, które w sytuacji otrzymania takiej faktury same muszą określić dla poszczególnych stawek kwotę podatku. Dokonanie stosownych przeliczeń metodą „w stu” wartości netto i kwoty podatku, które przecież precyzyjnie trzeba wykazać na deklaracji VAT-7/7K/7D, wymagało poświęcenia dodatkowego czasu na czynności księgowania i zachowania szczególnej ostrożności. Warto, by w takiej sytuacji podawać jednak takie dane.

Przepisy nie wymuszają również specjalnego oznaczania tego typu dokumentów, np. poprzez stosowanie wyrażenia „faktura uproszczona”. Mogą wystawiać ją wszyscy podatnicy, nie wymaga żadnych zgłoszeń do urzędów czy też powiadomień kontrahenta, a to, czy sprzedawca zastosuje taką formę, czy zwykłą fakturę, zależy wyłącznie od niego, a nie od nabywcy.

  • Nie wszystkie jednak czynności podlegające opodatkowaniu będą mogły być nią dokumentowane – nie wystawimy jej w takiej formie m.in.:
    przy sprzedaży wysyłkowej z i na terytorium kraju,
  • przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów (w odróżnieniu od eksportu towarów),
  • w przypadku, gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, a osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługobiorca,
  • przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (co wydaje się dość dziwne, bo właśnie im najmniej zależy na podawaniu danych i nie potrzebują też tak szczegółowego dokumentu).

Faktura dla nievatowca?
Osoba prowadząca działalność gospodarczą, której przysługuje zwolnienie z podatku od towarów i usług, nie będąca zobowiązana do rejestracji jako podatnik zwolniony ma prawo do wystawiania faktur. Na takim dokumencie powinno znaleźć się wskazanie przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy lub też przepisu dyrektywy albo innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia. Wiedz też, że faktury te mogą nie zawierać danych takich jak: numer NIP nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. b ww. rozporządzenia, stawki podatku VAT oraz kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto. W programie SKP taki efekt uzyskasz, ukrywając w Opcjach Fakturowania w Rodzaju dokumentów – Faktura „nie-vatowiec” oraz wskazując odpowiednią podstawę zwolnienia.

A co z fakturą wewnętrzną – stosować czy nie?
Faktura wewnętrzna nadal występuje w obiegu księgowym. Nie ma co prawda już obowiązku jej stosowania, ale jednocześnie nie zabrania się jej wystawiania w przypadku, gdy chcemy kontynuować dotychczasowe zasady wystawiania dokumentów wewnętrznych dla celów księgowych, m.in. przy takich typach transakcji, jak:

  • wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,
  • świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca,
  • dostawa towarów, dla których podatnikiem jest nabywca.

Jak korygować faktury ?
W przypadku dokonania zwrotu towarów przez nabywcę, gdy zwrócimy całość lub część zapłaconej wcześniej kwoty, gdy udzieliliśmy obniżki ceny lub zastosowaliśmy rabat, albo też podnieśliśmy cenę , a także gdy nastąpiła pomyłka w cenie, stawce lub kwocie podatku, zobligowani jesteśmy wystawić fakturę korygującą. Jedynie drobne pomyłki , np. w danych adresowych można poprawić notą korygującą, ale w tym przypadku wystawia ją już kupujący. Faktura korekta musi zawierać wyraz „faktura krygująca” lub słowo „korekta”, numer i datę jej wystawienia, dane zawarte na korygowanej fakturze, przyczynę korekty, kwotę korekty podstawy opodatkowania i/lub podatku w podziale na stawki, prawidłową treść korygowanych pozycji.

Pamiętaj też, że nawet, gdy nie uzyskasz potwierdzenia odbioru faktury korygującej, ale podjąłeś udokumentowaną próbę jej doręczenia i z Twojej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej, będziesz mógł dokonać obniżenia podatku należnego w wysokości wynikającej z tej faktury.

Moment podatkowym, w którym należy wykazać w rozliczeniu podatku dochodowego faktury korygujące – zarówno te wystawiane do sprzedaży, jak i otrzymane do zakupów, jest: jeśli faktura korekta wystawiona była z uwagi na popełnienie oczywistej pomyłki lub błędu rachunkowego –miesiąc przychodu (lub kosztu) z faktury pierwotnej, natomiast jeżeli nie była to pomyłka, a np. wystawiona była w wyniku zwrotu towaru – wykazujemy ją w bieżącym rozliczeniu.

Po jakim kursie przeliczyć kwoty na fakturze?
Podatnik ma wybór sposobu przeliczania tych kwot na złote, albo według stosowanego dotychczas kursu według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania lub według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego.

W sytuacji, gdy podatnik wystawi fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, przeliczenia na złote dokona się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury (i odpowiednio ostatni kurs wymiany opublikowany przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień wystawienia faktury).

A co obowiązkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury?
Autentyczność pochodzenia faktury – i to zarówno tej wystawionej w formie zarówno papierowej, jak i elektronicznej – to zachowanie pewności tożsamości wystawcy faktury czy też dostawcy towaru. Natomiast integralność jej treści to potwierdzenie, że dane w niej zawarte nie zostały na niej zmienione. Ważne, by obowiązki te były zapewnione już od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu jej przechowywania, a jakimi metodami to zostanie osiągnięte – pozostawiono w gestii podatnika.

Jedną z takich możliwości jest dowolna kontrola biznesowa mająca zapewnić wiarygodną ścieżkę audytu między zamówieniem, fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Zarówno nabywca, jak i sprzedawca powinni więc dać zapewnienie, że wszelkie dane zawarte na fakturze dokładnie obrazują wykonaną dostawę towarów lub świadczenie usług.

Interpretacja wyrażenia kontrola biznesowa może być szeroka, a to właściciel czy zarząd decyduje o wyborze drogi realizacji tego procesu. Może ona np. przybrać formę zestawienia stanowiącego udokumentowanie całego przebiegu transakcji, z którego poznamy jego drogę od zamówienia, poprzez umowy, wystawienie dokumentów magazynowych, faktur/rachunków potwierdzających sprzedaż, dokumenty transportowe, rozliczenia płatności, aż po ujęcie dokumentu źródłowego w ewidencji księgowej, wystawione do niej korekty czy wezwania do zapłaty. A wszystko ma służyć skontrolowaniu, że dostawa faktycznie miała miejsce.

Czy pomocne byłoby spisanie regulaminu fakturowania, w którym opiszemy przebieg całego procesu wystawienia tego dokumentu poświadczającego sprzedaż? Pewnie tak, o ile nie będzie to tylko dodatkowy i niestosowany dokument spisany jedynie dla zasady, po to, by był. Ważne jest, by te opracowane zasady wystawiania faktur i sposobu postępowania z nimi wdrażać w życie i stosować jednolite procedury, tak by w razie kontroli z urzędu skarbowego móc udowodnić, że dana faktura została wystawiona wyłącznie przez nas.

Integralność i autentyczność pochodzenia ma szczególne znaczenie w przypadku faktur elektronicznych dostarczanych bez podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych, a wysyłanych w formacie nieedytowalnego pliku PDF, który od tej pory po zapewnieniu obowiązku opisanego wyżej jest uznawany za e-fakturę.

Przypomnijmy również, że zniesiono obowiązek pisemnej akceptacji chęci otrzymania takowych faktur: obecnie taką zgodę można uzyskać w każdej formie; ustawodawca poszedł nawet dalej – w tym zakresie obowiązuje tak zwana zgoda domniemana i dopóki nie otrzymamy sprzeciwu, możemy takową stosować, a np. zapłata za fakturę tak otrzymaną stanowi już jej akceptację.

Podstawa prawna:
1. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług (Dz.U. poz. 1428);
2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. poz. 1528);
3. Ustawa z dnia 16 listopada 2012 r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce (Dz.U. poz. 1342).

Autor:
Ewelina Mandziuk
Specjalista ds. finansów

Zdjęcie:
Photo by rawpixel on Unsplash