Wiedza i pomoc

Samochód firmowy (ewidencja cele służbowe)

Uwaga! Zwracamy uwagę, że przedstawione tu porady to jedynie instrukcja i należy ją dostosować do swoich potrzeb.

Definicja

Samochody osobowe wykorzystywane w działalności gospodarczej można użytkować na cele mieszane (służbowe i prywatne) lub wyłącznie cele służbowe.
W zależności od sposobu użytkowania różnie odliczamy VAT od zakupu, wydatków na serwis, części, myjnie, paliwo a także inaczej rozliczamy podatek dochodowy.
W rozliczeniu podatku VAT możemy odliczyć :
• mieszane (służbowe i prywatne) – 50% VAT,
• wyłącznie służbowe – 100% VAT (samochód będzie służyć tylko i wyłącznie działalności gospodarczej).

Aby samochód osobowy użytkowany wyłącznie na cele służbowe mógł być według tych zasad rozliczany niezbędne jest zgłoszenie go i prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja taka prowadzona jest od dnia rozpoczęcia wykorzystywania samochodu w działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności. Potwierdza ona, że samochód nie był wykorzystywane na żadne inne cele, poza służbowymi.

Dzięki temu udowodni się, że pojazd nie był wykorzystywany do celów innych niż firmowe. Dodatkowo musi mieć odpowiednie cechy konstrukcyjne, potwierdzone badaniami przez Okręgową Stację Kontroli Pojazdów.

Gdy spełnione będą wszystkie wymogi można odliczyć 100% VAT od zakupów eksploatacyjnych z tymi samochodami związanych.

W przypadku gdy pojazd będzie użytkowany także do celów prywatnych czyli tzw. mieszanych, można będzie odliczyć tylko 50% VAT-u od wydatków eksploatacyjnych, ale za to nie trzeba prowadzić żadnych dodatkowych ewidencji. Można więc odliczyć VAT od zakupu m.in. części, przeglądu, czy też myjni czy paliwa.

Wprowadzenie pojazdu

Aby móc prowadzić ewidencję przejazdów w programie należy w pierwszej kolejności wprowadzić do programu pojazd.
Pojazdy wykorzystywane wyłącznie na cele służbowe oraz pojazdy rozliczane kilometrówką wprowadzamy i rozliczamy w odpowiednich zakładkach w Kartoteki – Przejazdy.

Dostępne z tego miejsca mamy:
kilometrówka – do rozliczeń samochodów prywatnych wykorzystywanych na cele służbowe,
• ewidencja do celów VAT – do rozliczeń samochodów używanych wyłącznie na cele służbowe.

Obie zakładki dostępne w Kartoteki – Przejazdy, czyli Kilometrówka i Ewidencja do celów VAT są ze sobą połączone. Istnieje możliwość wprowadzania obu rodzajów przejazdów w dowolnie wybranej zakładce. W każdej będą się ukazywały te przejazdy, w których wybrany jest odpowiedni rodzaj samochodu – prywatny – w Kilometrówce i służbowy – wykorzystywany tylko na cele służbowe, który musi mieć prowadzoną szczegółową ewidencję przejazdów w Ewidencja do celów VAT.
Samochody wykorzystywane tylko na cele służbowe wprowadzamy w punkcie Opcje – Pojazdy dostępne zarówno w Kilometrówce lub w Ewidencji do celów VAT:

Ukazuje się wtedy okno „Pojazdy”. Tam poprzez przycisk [Dodaj] wprowadzamy pojazd. Wprowadzamy typ, nazwę, numer rejestracyjny, stawkę i pojemność silnika danego pojazdu. Typ może określać nam przeznaczenie auto (P – prywatny, F – firmowy). W nazwie wpisujemy albo markę, model auta albo dowolną nazwę identyfikującą auto.
Aby był on traktowany, w Ewidencji do celów VAT, jako pojazd wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych należy zaznaczyć „Pojazd – wyłącznie do celów służbowych i wprowadzić niezbędne do ewidencji dane.

Niezbędne jest wprowadzenie:
• marki,
• modelu,
• roku produkcji
• daty nabycia pojazdu,
• daty pierwszego wydatku,
• daty zmiany wykorzystywania.

Nie wprowadza się daty zmiany wykorzystania dopóki samochód ma być wykorzystywany wyłącznie na cele służbowe.

Wprowadzone dane zatwierdzamy przyciskiem [OK].
Następnie nie wychodząc z okna Pojazdów, stojąc kursorem na wprowadzonym pojeździe, w punkcie Opcje wybieramy „Stany licznika„.

Po wybraniu opcji „Stany licznika” ukazuje się okno „Stan licznika”.
Należy wpisać początkowy stan licznika na dzień zaprowadzenia ewidencji oraz wskazać datę rozpoczęcia jej prowadzenia:

Po wybraniu [OK] na oknie „Stan licznika” a następnie [Zamknij] na oknie „Pojazdy” pojazd zostanie dopisany.
Wprowadzony pojazd należy zgłosić za pomocą formularza VAT-26.

Informacja VAT-26

Aby można było odliczać VAT od zakupów eksploatacyjnych w 100%, należy dany pojazd zgłosić do US oraz prowadzić ewidencję jego przebiegu.
Zgłoszenia tego dokonuje się to za pomocą formularza VAT-26 dostępnego w Pojazdy – Opcje – VAT-26.

Formularz ten muszą składać podatnicy podatku od towarów i usług wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których zobowiązani są prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Informacja VAT-26 powinna być złożona w ciągu 7 dni od dnia poniesienia pierwszego wydatku związanego z pojazdami samochodowymi.

Po wprowadzeniu pojazdu, wprowadzeniu jego stanu początkowego i daty rozpoczęcia prowadzenia ewidencji formularz VAT-26 będzie tworzony automatycznie i możliwe będzie jego wydrukowanie lub wysłanie e-deklaracji.

Wyboru pojazdów, jakie mają się znaleźć na zgłoszeniu dokonujemy klikając przycisk [Aktualizacja], po jej wykonaniu zostaną automatycznie umieszczone tam dane, które zostały określone w momencie wpisywania pojazdu do programu:

Aby formularz wydrukować wystarczy wejść w [Wydruk] i wydrukować go na gotowym formularzu lub czystej kartce.

W przypadku chęci wysłania go za pomocą e-deklaracji należy wejść w Opcje – E-deklaracje i wysłać informację elektronicznie. Zwracamy uwagę, że dowodem na poprawnie wysłaną i odebraną przez urząd e-deklarację jest otrzymanie UPO – Urzędowego Poświadczenia Odbioru wraz z numerem referencyjnym.

Przed wysyłką informacji VAT-26 można ją sprawdzić za pomocą funkcji Sprawdź deklarację dostępnej w Pojazdy – Opcje.
Po poprawnie wprowadzonym i zgłoszonym pojeździe można zacząć prowadzić jego ewidencję przejazdów.

Ewidencja przejazdów

Aby wprowadzić pierwszy przejazd należy wcisnąć przycisk [Dodaj], który znajduje się na dole okna.

Po kliknięciu na ten przycisk wybieramy wpisany wcześniej pojazd, określamy datę przejazdu, jego cel, trasę oraz dystans:

Wskazujemy także osobę kierującą pojazdem. Można wybrać taką osobę ze słownika rozwijając listę osób przyciskiem strzałki z prawej strony okna:

lub dopisać ją korzystając z przycisku „+”:

W przypadku, gdy chcemy edytować dane osób kierujących pojazdem należy wejść w System – Słowniki i znaleźć słownik „Osoby kierujące pojazdem”.
Wpisany cel przejazdu można dopisać do Słownika, albo sam cel wybierając [Dopisz], albo wraz ze wpisaną trasą wybierając [Dopisz z trasą].

Jeżeli wybrany zostanie przycisk [Dodaj], wówczas w kolejnym kroku można jeszcze zapisać zmiany w Słowniku „Tras przejazdu”.

Wybierając [Tak], wpisana trasa zostanie zapisana w programie.
Na ekranie głównym pojawi się wpis zawierający wszystkie wprowadzone informacje.

Na koniec każdego miesiąca należy wpisać stan końcowy licznika, który będzie ujęty w ewidencji przebiegu pojazdu (Opcje – Pojazdy – Opcje – Stan licznika):

Wydruk ewidencji przejazdów

Dopełnieniem prowadzenia ewidencji jest jej co miesięczny wydruk. Aby sporządzić wydruk miesięczny ewidencji przejazdów, należy najpierw założyć filtr na konkretny miesiąc, jak i pojazd:

Po wciśnięciu [OK] , pojawi się lista przejazdów spełniające warunki założonego filtra.
Sporządzając wydruk można opatrzyć go własnym komentarzem, dodać datę wydruku.

W przypadku pierwszego miesiąca stosowania ewidencji, gdy będzie wprowadzona data rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, data ta wraz ze stanem początkowym licznika drukować się będzie nad specyfikacją przejazdów:

Na wydruku przy każdym wpisie pojawi się miejsce na podpis kierującego pojazdem, jak i poświadczenie autentyczności wpisu przez Podatnika. Pojawi się również początkowy oraz końcowy stan licznika.
W kolejnych miesiącach należy wpisywać stany końcowe dla poszczególnych miesięcy w Opcje – Pojazdy – Opcje – Stany licznika. Przy wydruku ewidencji będzie ukazywał się stan końcowy dla danego miesiąca.

Jeżeli pojazd przestanie być używany wyłącznie do celów służbowych, należy w punkcie Opcje- Pojazdy – Opcje – Stan licznika – wpisać końcowy stan licznika danego miesiąca oraz określić datę zakończenia prowadzenia ewidencji przejazdów na cele służbowe dla danego pojazdu:

Po wprowadzeniu daty zakończenia prowadzenia ewidencji w stanach licznika na wydruku data ta zostanie umieszczona pod ewidencją przejazdów:

Logo

FORMSOFT sp. z o.o. sp. k.
ul. Św. Antoniego 23
50-073 Wrocław

NIP: 897-180-29-53
KRS: 0000530554

Oddział:
ul. Chojnowska 76-78
59-220 Legnica

Biuro Obsługi Klienta
tel. 76 854-79-58
skp@formsoft.pl
pn-pt 8:00 - 16:00

Dział Handlowy
tel. 76 854 79 58
handlowy@formsoft.pl
pn-pt 8:00 - 16:00