Wiedza i pomoc

Image description

Samochód w firmie od 2019 roku

Nowy rok, nowe zmiany. Przed nami kolejne wyzwania by być na bieżąco z przepisami. Samochód osobowy wykorzystywany jest w niemal każdej firmie – dlatego tak ważne jest, aby poznać aktualne regulacje ich dotyczące. Prześledźmy jakie przepisy obowiązują nadal oraz co uległo zmianie w zakresie odliczeń związanych z tymi autami?

Rok 2015 przyniósł dla użytkowników samochodów w firmie zmiany w zakresie ujęcia w ewidencji VAT wydatków z dotyczących używania pojazdów do celów mieszanych, zarówno firmowych, jak i prywatnych. Zmiany te obowiązują do dnia dzisiejszego. Przyzwyczailiśmy się już do faktu, iż w tym przypadku odliczymy tylko 50% VAT-u z otrzymanej faktury, a tylko samochody używane w 100% w celach służbowych mają prawo do pełnego odliczenia, po spełnieniu pewnych warunków. Jakich?

Przypomnijmy więc co zrobić, by skorzystać z pełnego odliczenia VAT. Oprócz warunku wyłącznego używania samochodu do celów firmowych, musimy zgłosić pojazd do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26, a następnie prowadzić dla niego ewidencję dla celów VAT, gdzie wyszczególnione będą trasy, ilości przejechanych kilometrów oraz stany licznika. Taką ewidencję zaprowadzisz w programie SKP® w module Przejazdy – Ewidencja do celów VAT, znajdziesz tam również formularz VAT-26 i z możliwością jego wysyłki w postaci e-deklaracji.

Jeżeli tych formalności jest dla Ciebie za dużo – nie chcesz prowadzić żadnych ewidencji i nie chcesz nic zgłaszać lub z założenia używasz samochód do celów mieszanych, możesz skorzystać z odliczenia 50% VAT-u. W kwestii VAT-u od wydatków dotyczących samochodów osobowych, nic się więc nie zmieniło, nadal obowiązują ustalone wówczas zasady.
Ale po zmianach w VAT, teraz nadszedł czas na podatek dochodowy.

Kogo będą dotyczyć te zmiany?

Wraz z początkiem 2019 r. zmieniają się zasady ujęcia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie i używanie samochodów osobowych. Nowe ujęcie takich wydatków będzie szczególnie istotne dla tych podatników, którzy:

– używają swoje prywatne samochody osobowe do celów służbowych,
– wykorzystują auta firmowe zarówno do celów prywatnych, jak i firmowych,
– ale przede wszystkich tych, którzy kupili lub zamierzają kupić samochód osobowy od dnia 1 stycznia 2019 r. w formie leasingu.

Co więc się dokładnie zmieniło, dowiesz się czytając dalszą część tego artykułu. Zacznijmy od najpopularniejszego wydatku jakim są wydatki eksploatacyjne.

Wydatki eksploatacyjne dotyczące samochodów w KPiR po nowemu

Wydatki eksploatacyjne to np. wydatki poniesione na zakup paliwa, części, na naprawy i przeglądy, czy też opłaty parkingowe, autostradowe, czy też np. zakup opon. Jeżeli poniosłeś w 2019 r. takowe, a używasz firmowy samochód osobowy do celów mieszanych, nie odliczysz już w koszty pełnej wysokości poniesionych wydatków, a jedynie 75%. I nie ma tu znaczenia kiedy nabyłeś dany samochód. Zgodnie bowiem z Art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodu…. 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.”

Tylko samochody wykorzystywane wyłącznie do celów służbowych, dla których będziemy sporządzać ewidencję przejazdów, np. taką jak dla celów VAT-u, będą mogły w dalszym ciągu skorzystać z pełnego odliczenia. Pamiętaj jednak, że w przypadku, gdy Urząd Skarbowy ustali, iż podatnik nie jest w stanie udowodnić użytkowania auta wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub kiedy prowadzona ewidencja będzie nierzetelna , wówczas limit 75% będzie trzeba zastosować do wszystkich poniesionych do tej pory wydatków – i to od daty rozpoczęcia używania danego samochodu osobowego, jeżeli kupiłeś go w obecnym roku. A za to w konsekwencji możesz zostać ukarany mandatem karnym za zaniżenie swojego zobowiązania podatkowego.

Jeżeli więc jesteś VAT-owcem używającym samochód do celów mieszanych do kosztów ujmiesz 75% łącznej wartości kwoty netto i 50% nieodliczonego VAT-u. W tym celu w programie SKP®/SAM® wykorzystasz konto, które w swoich ustawieniach w Planie Kont, będzie miało:
– oznaczenie V-pojazdy firmowe cele mieszane w pozycji: „Powiązania z innymi ewidencjami
– oraz określoną kolumnę księgi: – 13 pozostałe wydatki.

Jeżeli natomiast nie jesteś VAT-owcem, aby zaksięgować tego typu wydatki użyj konta powiązanego innymi ewidencjami: B – auto firmowe.

Tu również wskaż odpowiednią kolumnę księgi.

A co z samochodami prywatnymi używanymi do celów służbowych?

Tu ustawodawca zastosował bardzo istotną zmianę, a mianowicie zlikwidowana została konieczność prowadzenia kilometrówki, ale w zamian ograniczył wielkość kosztów z nimi związanych do wysokości tylko 20%. Art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT mówi bowiem:

„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów (…) poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.”

Należy pamiętać, że w przypadku rozliczeń pracowników w ramach delegacji służbowych kilometrówka nadal obowiązuje.

Nowe przepisy – to z jednej strony mniej biurokracji i tym samym ułatwienie dla przedsiębiorców, ale z drugiej strony mniejsze odliczenia kosztów.

Ujęcie takiej sytuacji w naszym programie również zależy od statusu podatnika względem VAT – i tak: VAT-owcy użyją konta powiązanego z innymi ewidencjami: P – pojazdy prywatne cele mieszane

Natomiast niepodlegający podatkowi VAT powinni do księgowania tego typu transakcji założyć konto z powiązaniem: A – auto prywatne.

Jeżeli poprawiasz wcześniej założone konto, które używałeś poprzednio do rozliczenia kilometrówki, nie zapomnij o wskazaniu odpowiedniej kolumny księgi. Wcześniej nie była ona potrzebna na potrzeby kilometrówki, teraz księgując dokument zakupu bezpośrednio uwzględnisz go w Księdze Przychodów i Rozchodów oczywiście w odpowiednim limicie.

Pamiętaj też, że bez względu na to jakiego konta używasz, za każdym razem księgując dany zakup wprowadzasz pełne kwoty wynikające z otrzymanych faktur. Program sam na podstawie konta i wybranego w nim powiązania uwzględni w kosztach odpowiednią wielkość możliwego odliczenia – 20% lub 75%, zgodnie z zasadami opisanymi wyżej.

Amortyzacja samochodu osobowego

Od 2019 r. podniesiony został limit ujęcia w kosztach kwoty odpisów amortyzacyjnych z tytułu zużycia zakupionego samochodu osobowego. Od teraz wynosi on:
– 150 000 PLN (do tej pory było to 20 000 euro w przypadku samochodu innego niż elektryczny) oraz
– 225 000 PLN w przypadku samochodów elektrycznych (z dotychczasowych 30 000 euro).

A to za sprawą zapisu w art. 23 ust.1 okt.4 w ustawie :
„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów dotyczących danego samochodu osobowego: (…)
4) odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonanych według zasad określonych w art. 22a-22o, w części ustalonej od kwoty wartości samochodu przewyższającej kwotę :
a) 225 000 zł – w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz.U. poz. 317 i 1356),
b) 150 000 zł w przypadku pozostałych samochodów osobowych;”

Kwoty te są wykazane od teraz w złotych, nie ma już więc obawy niewłaściwego przeliczenia wartości euro na złotówki i zastosowania nieodpowiedniego kursu.

Limit ten ma także zastosowanie do pojazdów, których zakup sfinansowano leasingiem, do tej pory ta forma finansowania korzystała z pełnego odliczenia bez względu na wartość pojazdu, od teraz również i one podlegać będą w/w limitom. Należy tu zaznaczyć, że limit dotyczyć będzie wyłącznie części opłat stanowiących spłatę wartości samochodu osobowego, nie będzie dotyczył części „odsetkowej” takiej opłaty.

Jest jednak pewien wyjątek od tej reguły, a mianowicie zasady te nie będą stosowane do leasingodawców, wynajmujących i innych podmiotów, którzy prowadzą działalność w zakresie leasingu, wynajmu itp. samochodów osobowych.

Leasing operacyjny

Jeżeli umowa najmy, dzierżawy lub leasingu operacyjnego została zawarta po 1 stycznia 2019, będziesz musiał zastosować proporcję wartości leasingowego auta do kwoty owego limitu, czyli 150 000 PLN razy 100% , którą to należy stosować do każdej opłaty związanej z umową leasingu lub najmu.
Tylko do wartości tak wyliczonej proporcji będziesz miał prawdo odliczyć koszty opłaty wstępnej i wydatku za każda ratę leasingu. Dla przykładu załóżmy, że zakupiliśmy auto o wartości 250 000, w tym wypadku nasz współczynnik kosztowy kształtował się będzie następująco:

150 000/250 000*100=60%

co oznacza, że koszty zakupu będziemy mogli uwzględnić tylko w wysokości 60%.

A wszystko to za sprawą nowego zapisu w ustawie w art. 23 ust. 1 pkt 47a, który wyklucza zaliczenia do KUP wydatków :

„(…) dotyczących samochodu osobowego opłat wynikających z umowy leasingu, o których mowa w art. 23 a pkt 1, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenia samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy (…).”

Pamiętaj jednak, że ma to zastosowanie tylko do samego zakupu samochodu, natomiast wydatki eksploatacyjne zgodnie z omówioną wyżej zasadą odliczysz zawsze w wysokości 75% bez względu jak go nabyłeś.

Jak łatwo wywnioskować z powyższego wzoru, samochody o wartości do 150 000 włącznie, nawet jeśli zostały zakupione po 1 stycznia, nadal skorzystają z pełnego ujęcia do KUP kosztów leasingu.

Miejmy na uwadze również to, że dla VAT-owców, którzy zamierzają używać auto do celów mieszanych, te 150 000 zł to łączna suma kwoty netto i 50 % nieodliczonego VAT-u, natomiast w przypadku wyłącznego celu służbowego, będzie stanowiło to kwotę netto, gdyż oni VAT odliczą sobie w stu procentach. Dla nievatowców natomiast będzie to kwota brutto. Jeżeli więc nowy samochód będzie kosztował mniej niż wspomniany limit, będziesz mógł zaliczyć ten wydatek w koszty uzyskania przychodu.

Dla tych podatników, którzy zawarli umowy leasingu do końca grudnia 2018 r. dobra wiadomość jest taka, iż oni również, bez względu na wartość pojazdu, rozliczą w koszty zakup na dotychczasowych zasadach i to aż do końca trwania umowy leasingowej.

Pamiętaj jednak, że nie mogą one być „zmieniane” lub „ulepszane”, gdyż to spowoduje konieczność przejścia na nowe zasady. Jeżeli masz więc prawo do pełnego odliczenia na starych zasadach, do księgowania wydatków użyj nowego konta z powiązaniem z innymi ewidencjami jako: „L-Pojazdy firmowe – cele mieszane 2018”, oczywiście ze wskazaną 13 kolumną księgi.

Księgując w programie takie nabycie lub wprowadzając wartość początkową środka trwałego do ewidencji pamiętaj, aby wpisana przez Ciebie wartość uwzględniała już limit 150 000 i opisaną wyżej zasadę proporcji.

A co z kosztami ubezpieczenia?

W przypadku dobrowolnych ubezpieczeń samochodowych, takich jak np. Autocasco, nie stosujesz limitu 75%, ale … i tu mamy do czynienia z pewnym limitem, a mianowicie składki te zaliczysz w koszty, jeżeli wartość auta na polisie mieści się w limicie 150 000zł. Jeżeli będzie większa, tu również zastosujesz opisaną wyżej proporcje wartości do kwoty 150 000 zł. Bowiem zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47:

„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów (…) składek na ubezpieczenie samochodu osobowego (…) w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.”

A co z ubezpieczeniami obowiązkowymi, czyli OC? Tu dobra wiadomość: cała wartość opłaty może być zaliczona w koszty w całości, niezależnie od ceny auta.

Program SKP®/SAM® został przygotowany do powyższych zmian. Pamiętaj, aby móc zaksięgować w koszty uzyskania przychodu wydatki związane z samochodami osobowymi, sprawdź czy posiadasz aktualną wersję programu. Gwarantuje ona, że rozliczasz się zgodnie z nowymi przepisami. Jeżeli przedłużyłeś już Opiekę Serwisową na rok 2019 sprawdź ustawienia dotychczas używanych kont i ewentualnie załóż nowe.

Jeżeli nie posiadasz Opieki Serwisowej na rok 2019 – zakup ją niezwłocznie, aby być zawsze na bieżąco ze zmianami. Następnie załóż właściwe konta w module: Kartoteka > Plan Kont zgodnie z własnymi potrzebami. Nazwy kont, ich oznaczenie oraz opis zdarzenia gospodarczego, możesz dowolnie modyfikować, dostosowując również do specyfiki swojej działalności odpowiedni typ VAT, np.:
4 – jeżeli nabycie to związane jest wyłącznie z dostawą opodatkowaną, czy też
5 – w przypadku dostawy mieszanej (zwolnionej i opodatkowanej).

Chcesz wiedzieć jeszcze więcej, jak rozliczyć samochód w firmie w 2019? Praktyczne porady dla Użytkowników programu SKP® znajdziesz w zakładce ABC Użytkownika:

Samochód firmowy lub prywatny (cele mieszane) vatowca >
Samochód firmowy (ewidencja cele służbowe) >
Samochód firmowy lub prywatny nievatowca >

Już dziś zamów Opiekę Serwisową na 2019 wprost z Centrum Serwisowego w Twoim programie!

 

Grafika:

Photo by Lambert Yuri on Unsplash