KSeF – Zagadnienia techniczne

Nie jest planowane zniesienie obowiązku podawania numeru KSeF podczas dokonywania płatności za fakturę ustrukturyzowaną. Obowiązek ten będzie stosowany dopiero do płatności dokonanych od dnia 1 stycznia 2027 r.

 Przepisy dotyczące obowiązku posiadania identyfikatora podatkowego NIP przez osoby prywatne zostały zniesione w 2012 r. I nie jest planowany powrót do tamtych regulacji.

Przepisy dotyczące obowiązku posiadania identyfikatora podatkowego NIP przez osoby prywatne zostały zniesione w 2012 r. I nie jest planowany powrót do tamtych regulacji.

Tak, osoba prywatna prowadząca wynajem lokalu i będąca podatnikiem VAT, musi przesyłać wystawiane faktury do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Niezależnie od tego, czy lolal wynajmowany jest firmie czy osobie fizycznej (o ile wynajem podlega VAT), faktury muszą być wystawione przez KSeF.

Kod QR to dwuwymiarowy kod kreskowy, który zawiera zakodowane dane, które mogą być szybko odczytane przez urządzenia elektroniczne (np. smartfony, skanery). W kontekście faktur, kod QR stanowi szybki sposób na udostępnienie informacji zawartych na fakturze w sposób łatwy do zeskanowania i weryfikacji przez różne systemy.

Kod QR jest to kod weryfikujący, który pozwoli zidentyfikować daną fakturę w KSeF. Oznaczanie kodem QR będzie obowiązkowe w KSeF.

W KSeF nie ma technicznej możliwości wystawienia faktury bez nip sprzedawcy. Jest to pole wymagane w elemencie podmiot1 struktury fa. Kluczowym elementem działania KSeF jest posiadanie numeru nip przez podatnika (podmiot1). Ma to znaczenie zarówno w kontekście wystawiania faktur, a także uwierzytelnienia i autoryzacji. Jesteśmy producentem systemu erp, mamy wdrożoną obsługę KSeF, ale potrzebujemy przetestować wysyłkę faktur do KSeF w trybie produkcyjnym.

Obecny stan prawny (w okresie dobrowolności KSeF):

• Faktury PDF są pełnoprawnymi fakturami – spełniają wymogi ustawy o VAT, jeśli zawierają wszystkie wymagane dane. Mogą być wysyłane e-mailem lub udostępniane w inny sposób.
• Faktury ustrukturyzowane (XML zgodny ze schemą FA_VAT i przesłany przez KSeF) to inny, alternatywny format – mają moc faktury po nadaniu numeru KSeF.

Obie formy są równoważne pod względem skutków podatkowych.

Co się zmieni po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF?

Od momentu wejścia obowiązkowego KSeF (1 lutego 2026 r.):

• Faktury ustrukturyzowane przesyłane przez KSeF będą jedyną dopuszczalną formą faktury dla transakcji B2B (między podatnikami VAT).
• Faktura PDF przestanie być formalnie uznawana za fakturę VAT – będzie tylko kopią/informacją poglądową, o ile nie została wystawiona w KSeF.

Co z konsumentami (B2C)?

W przypadku sprzedaży na rzecz konsumenta (osoby fizycznej nieprowadzącej działalności):

• Nie ma obowiązku wystawiania faktury przez KSeF.
• Faktura PDF lub papierowa pozostanie ważną formą dostarczenia faktury
• Przedsiębiorca może wystawić fakturę przez KSeF tylko za zgodą konsumenta.

Czy jeżeli osoba fizyczna, nieprowadząca działalności gospodarczej wynajmuje firmie lokal to od 01.04.2026 r. będzie musiała wystawiać faktury w KSeF-ie (nie jest zarejestrowana do VAT)?

Osoba wynajmująca mieszkanie na gruncie ustawy vat jest podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą. Jeżeli wartość jej sprzedaży w 2025 r. Nie przekroczy 200 mln, wówczas obowiązkowym KSeF będzie objęta od 1 kwietnia 2026 r.

Rolnik będący podatnikiem VAT czynnym dokonując sprzedaży na rzecz innego podatnika będzie zobowiązany wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., jeżeli wartość osiągniętej przez niego sprzedaży w 2025 r. Nie przekroczy 200 mln zł. W przypadku przekroczenia 200 mln zł, będzie zobowiązany wystawiać faktury w KSeF już od 1 lutego 2026 r. Przewidziane pierwotnie regulacje, uzależniające termin wejścia w obowiązkowego KSeF w zależności od statusu podatnika zostały zniesione. Planowane jest etapowe wejście w życie obowiązkowego KSeF: od 1 lutego 2026 r. Dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł, od 1 kwietnia 2026 r. Dla pozostałych przedsiębiorców.

Tak, spółki cywilne mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i wystawiać faktury ustrukturyzowane. Jednakże, ze względu na specyfikę prawną spółki cywilnej, która nie posiada osobowości prawnej, proces rejestracji i uwierzytelnienia w KSeF różni się od innych form działalności. W KSeF mogą uwierzytelnić się za pośrednictwem uprawnionej osoby, wskazanej w złożonym do us zawiadomieniu  ZAW-FA. Z

Tak, KSeF przeszedł audyt bezpieczeństwa.

Tak, w ramach środowiska testowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) istnieje możliwość generowania pieczęci elektronicznych, jednak z pewnymi ograniczeniami.

 Generowanie pieczęci elektronicznych w środowisku testowym

W środowisku testowym KSeF można zastosować samodzielnie wygenerowane pieczęcie elektroniczne. Faktury wystawione w tym środowisku nie będą miały skutków prawnych, co pozwala na bezpieczne testowanie integracji systemu ERP z KSeF. Należy jednak pamiętać, że środowisko testowe nie jest przeznaczone do generowania pieczęci kwalifikowanych, a jedynie do testowania funkcji systemu.

Uwaga dotycząca pieczęci kwalifikowanej:

Jeśli planujesz używać kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w środowisku produkcyjnym KSeF, pamiętaj, że:

• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest przeznaczona do zapewnienia integralności i autentyczności dokumentów elektronicznych.
• W środowisku testowym nie zaleca się stosowania pieczęci i podpisów z prawdziwymi danymi.

Faktury wysyłane w wersji testowej i przedprodukcyjnej (demo) trafiają do środowisk, które z założenia nie są środowiskami wywołującymi skutki prawne. Należy jednak pamiętać, że w przypadku podawania w takich fakturach numerów nip nawet losowo generowanych, podmioty o tych nip mają potencjalny dostęp do danych zawartych w takich fakturach. Jednocześnie przypominamy, że w środowisku testowym API oraz testowej wersji aplikacji podatnika nie należy używać rzeczywistych danych firmy.

W wersji produkcyjnej faktury trafiają do obiegu prawnego – są wystawione w KSeF, są to faktury ustrukturyzowane w rozumieniu ustawy VAT.

W wersji testowej i przedprodukcyjnej (demo) faktury nie wywołują skutków prawnych.

 W wersji testowej możliwa jest symulacja poświadczeń co oznacza możliwość autoryzacji w kontekście dowolnego nip.

W wersji demo poświadczenia działają tak samo jak na środowisku produkcyjnym, czyli oparte są o rzeczywiste narzędzia autoryzacyjne.

Informacja ta jest podana w upo w polu „data przyjęcia dokumentu do systemu teleinformatycznego MF”. Dane te są także dostępne u nabywcy w poszczególnych narzędziach zintegrowanych z API KSeF. W systemie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) informacja o tym, kiedy faktura otrzymała numer KSeF, jest dostępna w szczegółach faktury w systemie. Numer KSeF jest nadawany przez system po pomyślnym przyjęciu faktury do obiegu w KSeF, a data nadania numeru KSeF to data przyjęcia faktury do systemu.

Przepis dodawanego art. 108g ustawy VAT wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2026 r. Jednak zgodnie z przepisem przejściowym (art. 17 ustawy zmieniającej) przepis art. 108g ustawy stosuje się do płatności dokonanych od dnia 1 stycznia 2027 r.

Rozwiązanie jakim jest przesyłanie na żądanie organu podatkowego plików jpk_fa pozostanie, ale nie będzie dotyczyło faktur, które znajdują się w KSeF.

KSeF wprowadza wiele mechanizmów mających na celu przeciwdziałanie oszustwom i nadużyciom podatkowym. Obejmuje to automatyczną walidację faktur, monitorowanie transakcji, weryfikację danych kontrahentów, a także współpracę z innymi systemami administracji skarbowej. Te mechanizmy pomagają zapewnić integralność faktur i zmniejszyć ryzyko wystąpienia oszustw, takich jak fałszowanie faktur, wyłudzanie VAT czy podwójne rozliczanie transakcji. W KSeF jest przygotowywane rozwiązanie techniczne pozwalające na identyfikację działań niepożądanych, w tym zgłaszanie faktur w stosunku do których zachodzi podejrzenie oszustwa. 

Głównym celem regulacji jest przeciwdziałanie zatorom płatniczym. Rozwiązanie to przyczyni się także do zwiększenia poprawności dokonywania płatności pomiędzy podmiotami. Pomimo wejścia w życie obligatoryjnego KSeF od 1 lutego 2026 r. przewidziano, że w okresie od dnia 1 lutego 2026 r. (tj. Od daty odroczenia KSeF na mocy ustawy) do dnia 31 grudnia 2027 r., podatnicy w ewidencji sprzedaży nie będą musieli wykazywać numeru KSeF faktury. Obowiązek ten będzie istniał od stycznia 2027 r.

Qr kody są rozwiązaniem dedykowanym wersji obligatoryjnej KSeF. Obecnie funkcjonuje KSeF w wersji fakultatywnej, dlatego funkcjonalność ta nie jest jeszcze dostępna na środowisku produkcyjnym. Wyrównanie środowisk planowane jest na listopad 2025.

Certyfikaty dla kodów QR m.in. ze względów bezpieczeństwa będą wygasały po określonym czasie.

Nie jest planowane uwzględnienie takiej zmiany.  Rabat może zostać dodany jako osobna pozycja faktury.

Struktura e-faktury KSeF umożliwia podawanie dodatkowych danych niewymaganych przepisami ustawy o vat. Do ich prezentacji służy element dodatkowyopis. Dane te mogą być podawane w odniesieniu do konkretnego wiersza faktury lub w odniesieniu do faktury jako całości.

Zgoda kontrahenta na przesyłanie faktury do KSeF jest domniemana i nie jest wymagana, gdyż obowiązek przesyłania faktur do systemu KSeF wynika z przepisów prawa. Kontrahent ma dostęp do faktury w systemie, ale nie musi wyrażać zgody na jej przesłanie.

Dla wystawienia faktury w KSeF nie jest konieczna zgoda kontrahenta. Kontrahent natomiast może nie wyrazić zgody na otrzymywanie faktur w KSeF.

Przed nadaniem numeru KSeF faktura przechodzi szereg weryfikacji, które obejmują m.in. czy osoba wystawiająca fakturę posiada stosowne uprawnienie, poprawność struktury XML, weryfikację danych podatników (NIP), zgodność z deklaracjami VAT, poprawność kwot i stawek VAT oraz zgodność z obowiązującymi przepisami. Dzięki tym sprawdzeniom system KSeF zapewnia, że tylko prawidłowe faktury trafiają do obiegu, co minimalizuje ryzyko oszustw podatkowych i błędów formalnych.

Tak, nr KSeF jest zwracany w urzędowym poświadczeniu odbioru (upo). Informacja ta jest podana w UPO w polu „Data przyjęcia dokumentu do systemu teleinformatycznego MF”.

Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data przesłania faktury do KSeF, nawet jeśli w polu p_1 została wskazana inna data niż data przesłania. Jeżeli w polu p_1 podatnik wskaże np. 2024-07-01, ale do KSeF plik xml wyśle dopiero 2024-07-02 to plik nie zostanie z tego powodu odrzucony przez KSeF, ale faktura jest wystawiona z dniem 2 lipca 2024 r. Natomiast jeśli faktura zostanie przesłana do KSeF przed północą to datą wystawienia faktury w KSeF jest data rozpoczęcia przesyłania pliku (2024-07-01), nawet jeśli numer zostanie efektywnie nadany po północy (2024-07-02).

W wersji produkcyjnej faktury trafiają do obiegu prawnego – są wystawione w KSeF, są to faktury ustrukturyzowane w rozumieniu ustawy vat. W wersji testowej i przedprodukcyjnej (demo) faktury nie wywołują skutków prawnych.

W przypadku wystawiania faktury dla podmiotu gospodarczego spoza  UE, faktura będzie wystawiana za pośrednictwem KSeF i przekazywana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Faktura taka opatrywana będzie kodem OR.

Tak, struktura e-faktury pozwala na wskazywanie dodatkowych podmiotów w tym m.in. Faktorów. Wszystkie wskazane podmioty będą miały dostęp do faktury w ramach KSeF.

W przypadku sprzedawcy istnieje konieczność przechowywania numeru KSeF z uwagi na wymóg podawania go w ewentualnie wystawianych fakturach korygujących. W przypadku nabywcy przepisy nie zakładają takiego obowiązku jednak w celach dowodowych warto ten numer przechowywać, gdyż fakt nadania tego numeru przesądza o tym, że faktura została wystawiona. Nie przewiduje się dodatkowych obowiązków związanych z raportowaniem numerów KSeF.

System KSeF może odrzucić fakturę w przypadku błędów, takich jak:

• Błędny numer NIP nabywcy,
• Błędy w strukturze pliku XML,
• Brak wymaganych danych na fakturze,
• Rozbieżności w danych zgłoszonych w deklaracjach VAT.

Faktura, która została odrzucona przez system nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury wystawca ma możliwość jej poprawienia i ponownego przesłania do KSeF. Natomiast nie jest możliwe, aby nabywca sam odrzucił fakturę. W takim wypadku wystawca faktury będzie zobligowany do wystawienia korekty faktury.

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do krajowego systemu e-faktur. W systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji, powyższe należy uwzględnić.

Faktura papierowa lub PDF nie będą już konieczne do celów podatkowych, jeśli faktura została prawidłowo przesłana do KSeF, jednak sprzedawca może je dostarczyć Nabywcy jako dodatkową formę dokumentacji. Zatem papierowa forma faktury lub faktura w formacie PDF staje się raczej kwestią wygody i preferencji sprzedawcy i nabywcy, a nie obowiązkiem formalnym.

Komornik jest osobą fizyczną i może korzystać z systemu bez dokonywania zgłoszeń. Fakt, że dana osoba jest komornikiem jest w systemie odnotowany automatycznie na podstawie dostępnych rejestrów. Komornik będzie mógł nadawać dalsze uprawnienia wyłącznie elektronicznie w systemie. Organ egzekucyjny, aby zacząć korzystać z KSeF będzie musiał złożyć zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień ( ZAW-FA) do właściwego naczelnika urzędu skarbowego obsługującego ten organ.

JST posiadają dedykowany model uprawnień. Niemniej wykorzystanie idwew jest możliwe zarówno przez jednostki wewnętrzne (np. oddziały), jak również przez JST. Funkcjonowanie idwew ułatwia podatnikom korzystanie z KSeF.

 Jego użycie zależne jest od potrzeb podatników oraz indywidualnych okoliczności zaistniałych przy wystawianiu/otrzymywaniu faktury.

Zagraniczni podatnicy nie będą mieli dostępu do KSeF, więc przekazanie e-faktury kontrahentowi musi nastąpić w formie zwizualizowanej (np. mailem) w uprzednio uzgodniony sposób.

Wyłączenie z obowiązku wystawiania w KSeF faktur przez:

• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę wynika z decyzji wykonawczej rady (ue) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. Upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/we w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

Jeżeli natomiast chodzi o sytuację, gdy w roli nabywcy wystąpi: podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę – faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Przepisy nie wskazują konkretnego sposobu udostępnienia faktury nabywcy. Może to być np. przekazanie faktury w postaci papierowej lub np. wysyłka faktury w postaci pliku pdf (w wiadomości e-mail). Sposób udostępnienia podatnik powinien uzgodnić z nabywcą.

Samo oświadczenie kontrahenta nie wystarcza — podatnik powinien dochować należytej staranności i zebrać dodatkowe dowody potwierdzające miejsce, z którego kontrahent faktycznie działa.

Ocena czy dany podmiot zagraniczny, zarejestrowany jako podatnik vat czynny w Polsce posiada na terytorium kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej wymaga indywidualnej oceny konkretnego stanu faktycznego. Planowane jest wydanie wyjaśnień odnoszących się do kwestii związanych z definicją stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, co jest kluczowe dla określenia czy dany przedsiębiorca będzie objęty obowiązkowym e-fakturowaniem.

Podmiot zagraniczny posiadający polski identyfikator NIP może działać za pośrednictwem pełnomocnika. W takim przypadku konieczne jest złożenie przez ten podmiot, zawiadomienia  ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur).

Zakłada się, że podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, ale posiadający na terytorium kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczące w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiana jest fakturę będą objęci obligatoryjnym e-fakturowaniem.