KSeF – Wystawianie i przesyłanie faktur

Datą wystawienia faktury w KSeF jest data skutecznego przesłania faktury do systemu i będzie ona ujęta w tzw. KSeF ID. Liczyć się będzie nie data wskazana na dokumencie, a data uruchomienia sesji wysyłkowej. Ale są wyjątki:

• Pierwszy wyjątek dotyczy faktur wystawianych w trybie offline na wypadek awarii po stronie KSeF, niedostępności KSeF.
• Drugi wyjątek dotyczy faktury wystawianych w trybie offline24.
• Trzeci wyjątek dotyczy faktury, która ma inną datę niż data przesyłania do KSeF i systemowo ma być zrównana z fakturą offline.

Opóźnienie w przesłaniu faktury do KSeF nie będzie więc wpływało na przesunięcie obowiązku podatkowego.

Należy mieć na uwadze, że opóźnienia te mogą skutkować uchybieniem przepisom ustawy o VAT określającym terminy fakturowania, co może narazić na sankcje (kary pieniężne) .

Należy mieć więc na uwadze, że zgodnie z przepisami faktury VAT powinny być wystawiane nie później niż 15tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru, wykonano usługę lub przyjęto zaliczkę. Najwcześniej faktura może być wystawiona na 60 dni przed terminem wykonania świadczenia. Dodatkowo, ustawa wprowadza w tym zakresie określone wyjątki. Przykładowo, faktura z tytułu najmu, dzierżawy, lub dotycząca dostawy mediów, powinna być wystawiona nie później niż w terminie płatności. Wśród innych wyjątków wskazać należy m.in. usługi budowlane, gdzie faktura powinna być wystawiona w terminie 30 dni od daty wykonania robót.

Istnieje możliwość przesyłania faktury do KSeF wraz z załącznikiem. Opcja ta przeznaczona będzie głównie dla dostawców mediów (energia, gaz itp.) i usług telekomunikacyjnych. W tym celu, przed wysłaniem jej, trzeba będzie dokonać odpowiedniego zgłoszenia o zamiarze wystawienia i przesyłania faktur z złącznikiem –  do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, przy użyciu usługi e-Urząd Skarbowy.

Zgłoszenie to będzie się składało m.in. :

• z danych identyfikujących podatnika, który wystawia faktury o złożonych danych w zakresie jednostki miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług, ceny jednostkowej towarów lub usług (czyli uzasadnienie potrzeby przesyłania faktur z załącznikiem)
• wskazania jakiego rodzaju czynności będą dokumentowane fakturą z załącznikiem
• przewidywanego terminu rozpoczęcia przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF
• szacowanego średniego rozmiaru faktury z załącznikiem (maks. ma wynosić 3 MB)
• szacowanej średniej ilości przesyłanych faktur z załącznikiem w ciągu miesiąca.

Dla jednej faktury ustrukturowanej będzie można dołączyć tylko jeden załącznik. Załącznik będzie integralną częścią faktury w schemacie XML, a w razie błędu w załączniku konieczna będzie faktura korygująca.

Będzie można w nim podać dodatkowe informacje typowe dla danej branży, np.:

• numer punktu poboru
• adres punktu poboru
• numer licznika
• dane grupy taryfowej
• moc umowna.

Umieszczanie w załączniku informacji marketingowych lub reklamowych będzie uznane za działanie zgodne z przeznaczeniem tej funkcjonalności i będzie skutkowało odebraniem tego uprawienia.

Nie będzie można anulować takiej faktury. Jedyną możliwością poprawy będzie wystawienie faktury korygującej.

Kluczowy jest moment rozpoczęcia wysyłki w ramach danej sesji. Jeżeli rozpoczęto ją 1 czerwca 2026 r. o 23:59, ale numer KSEF i potwierdzenie trafiło 2 czerwca o 00:01, to datą wystawienia będzie ta pierwsza data.

Datą wystawienia będzie dzień przesłania do KSeF (01.08.). To, do którego miesiąca ta faktura trafi, zależy od powstania obowiązku podatkowego w VAT.

Na chwilę obecną brak jest dodatkowych regulacji w tym zakresie. Faktura w walucie obcej powinna być przeliczona na PLN.

Przeliczenia dokonuje się wg. średniego kursu NBP:

• na ostatni dzień roboczy poprzedzający wystawienie faktury (gdy ta jest wystawiana przed powstaniem obowiązku / ew. kreuje obowiązek),
• na ostatni dzień roboczy poprzedzający powstanie obowiązku podatkowego (gdy faktura jest wystawiana w terminie późniejszym).

W przypadku, gdy powstanie obowiązku jest związane z datą wystawienia faktury (np. najem) lub, gdy fakturę wystawiono przed datą powstania obowiązku, przy przeliczeniu uwzględnimy kurs ostatniego dnia roboczego poprzedzającego wystawienie e-faktury.

Opóźnienia w wystawieniu (przesłaniu do KSeF) nie będą skutkować korektą kursu jeżeli fakturę wystawimy w trybie offline 24.

Faktura powinna być wystawiona i doręczona odbiorcy za pośrednictwem KSeF. Wystawienie e-faktury w KSeF nie wyklucza jednak praktyki dodatkowego doręczenia e-faktury poza KSeF, np. mailem w postaci elektronicznej (w czytelnym formacie PDF, PNG lub innym), a nawet pocztą / kurierem w postaci papierowej. Można się wiec umówić z kontrahentem na doręczanie e-faktury również (dodatkowo) poza KSeF, np. wraz z odpowiednimi załącznikami lub też dla celów rozliczeniowych (startu terminu płatności). Taki zapis umowny nie zmienia jednak ustawowego terminu doręczenia. Każda e-faktura przesyłana poza KSeF musi być opatrzona kodem QR.

W treści e-faktury możliwe jest zawarcie dodatkowych opisów i informacji, w tym zawarcie stosownego linka do dokumentacji powiązanej (np. załączników).

Takie informacje można zawrzeć w polach:

• DodatkowyOpis (np. dot. danej pozycji),
• StopkaFaktury, maksymalna ilość znaków: 3500 (np. podziękowanie za zakup, informacje o rabacie, zachęta do dalszej współpracy, godziny otwarcia, dane o infolinii, link do regulaminu, formularza reklamacji, informacje marketingowe, czy dot. RODO).

Schema 3 FA wprowadza co prawda możliwość dołączenia załączników do e-faktur, ale z uwagi na to jakie dane się tam będą mogły pojawiać, będzie on dostępny tylko dla wybranych branż , np. paliwowej, telekomunikacyjnych czy dostawcy mediów.

Załącznik ten będzie integralną częścią faktury, a nie odrębnym plikiem). W ramach węzła Załacznika będzie można przesłać aż do 1000 bloków danych (czyli de facto 1000 różnych załączników). Powinien zawierać on wyłącznie dane, o których mowa w art. 106e ustawy, lub dane ściśle powiązane z tymi danymi. Oznacza to, że nie należy umieszczać w nim danych o charakterze typowo handlowym, marketingowym/reklamowym lub biznesowym tj. np.:

• cenniki, warunki gwarancji, instrukcje obsługi,
• zamówienia, umowy, aneksy do umów, protokoły odbioru,
• informacje o promocjach i wyprzedażach, materiały reklamowe, oferty indywidualne, newslettery.

W przypadku wykorzystywania załącznika niezgodnie z zasadami, prawo do wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF zostanie odebrane.

Aby móc skorzystać z tej możliwości należy złożyć zgłoszenie, które będzie zawierało m.in. uzasadnienie potrzeby przesyłania załączników oraz szacowaną ilość przesyłanych załączników w ciągu 1 miesiąca. Na rozpatrzenie zgłoszenia przewidziano 30 dni, w ciągu których podatnik otrzyma poprzez API komunikat o zgodzie na przesyłanie załączników. Jeśli więc chcemy korzystać z załączników od pierwszego możliwego dnia (1 lutego 2026), powinniśmy złożyć zgłoszenie do końca grudnia 2025 r.

Dodawanie załączników nie jest obowiązkowe. Nadal będzie on mógł być wysyłany przesłać do odbiorcy faktury w innej formie, np. w formie mailowej.

Oznaczenia dotyczące dostawy towarów i świadczenia usług (GTU_01 – GTU_13) stanowią fakultatywny element faktury. Wskazanie odpowiedniego symbolu GTU na fakturze zależy wyłącznie od woli podatnika. Przepisy w tym zakresie nie uległy zmianie. Ujęcie na fakturze ustrukturyzowanej ww. informacji może jednak ułatwić podatnikowi sporządzenie JPK_VAT z deklaracją. Zasadnicza różnica w stosunku do zasad stosowania ww. oznaczeń w JPK_VAT z deklaracją polega na tym, iż oznaczenia GTU na fakturze ustrukturyzowanej znajdują się na poziomie elementu FaWiersz (tzn. dotyczą konkretnego wiersza faktury). W JPK_VAT z deklaracją w ewidencji sprzedaży, symbolami GTU oznacza się z kolei daną fakturę. Oznaczenia GTU można stosować niezależnie od rodzaju transakcji dokumentowanej fakturą (np. sprzedaż krajowa, WDT, eksport czy dostawa towarów lub świadczenie usług niepodlegające opodatkowaniu na terytorium kraju) pod warunkiem, że czynność wypełnia przesłanki do objęcia jej danym symbolem GTU. Oznaczenie GTU może wystąpić zarówno w wierszu faktury podstawowej („VAT”), faktury korygującej („KOR”), faktury rozliczeniowej i jej korekty („ROZ”, „KOR_ROZ”) jak i faktury uproszczonej („UPR”).  W przypadku faktury korygującej oznaczenie GTU można stosować, jeśli korekta dotyczy towaru/usługi objętej oznaczeniem GTU. 

W przypadku faktur zaliczkowych i ich korekt („ZAL”, „KOR_ZAL”), dla których wypełnia się element Zamowienie, można zastosować analogiczne oznaczenia towarów i usług będących przedmiotem zamówienia lub umowy, przewidziane w tym elemencie (GTUZ).

Oznaczenia dotyczące procedur (I_42, I_63, B_SPV, itd.) stanowią fakultatywny element faktury. Wskazanie oznaczenia procedury na fakturze zależy wyłącznie od woli podatnika. Przepisy w tym zakresie nie uległy zmianie. Ujęcie na fakturze ustrukturyzowanej ww. informacji może jednak ułatwić podatnikowi sporządzenie JPK_VAT z deklaracją. Zasadnicza różnica w stosunku do zasad stosowania ww. oznaczeń w JPK_VAT z deklaracją polega na tym, iż oznaczenia procedur na fakturze ustrukturyzowanej znajdują się na poziomie elementu FaWiersz (tzn. dotyczą konkretnego wiersza faktury). W JPK_VAT z deklaracją w ewidencji sprzedaży, oznaczenie procedury dotyczy natomiast całego dokumentu (faktury, dowodu wewnętrznego).  Oznaczenie procedury może wystąpić zarówno w wierszu faktury podstawowej („VAT”), faktury korygującej („KOR”), faktury rozliczeniowej i jej korekty („ROZ”, „KOR_ROZ”) jak i faktury uproszczonej („UPR”).  W przypadku faktury korygującej oznaczenie można stosować, jeśli korekta dotyczy towaru/usługi objętej daną procedurą.  W przypadku faktur zaliczkowych i ich korekt („ZAL”, „KOR_ZAL”), dla których wypełnia się element Zamówienie, można zastosować oznaczenia procedur, przewidziane w tym elemencie (ProceduraZ).

W przypadku faktur, dla których obowiązek podatkowy w VAT powstaje w szczególnym momencie, tj. po dacie wystawienia dokumentu, kluczowa jest data przesłania faktury do KSeF (data KSeF), ponieważ to ona jest uznawana za datę wystawienia faktury zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, a nie data wskazana w polu P_1.

W niektórych przypadkach obowiązek podatkowy w VAT powstaje w momencie wystawienia faktury (np. przy świadczeniu usług najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony osób i mienia, czy dostawie mediów). W taki przypadku, jeśli faktura zostanie przesłana do KSeF w dniu późniejszym niż data wskazana w polu P_1, to data KSeF (data przesłania faktury do systemu) będzie uznawana za datę wystawienia faktury i to ona będzie determinować moment powstania obowiązku podatkowego.

Przykład:

• Data w polu P_1: 31 stycznia 2026 r.
• Data przesłania do KSeF (data KSeF): 1 lutego 2026 r.
• Obowiązek podatkowy w VAT: Powstaje w momencie wystawienia faktury, czyli 1 lutego 2026 r. (data KSeF).

Wyjątek – tryb awaryjny – w przypadku wystawiania faktur w trybie awaryjnym (offline), datą wystawienia faktury jest data wskazana w polu P_1, ponieważ faktura nie została przesłana do KSeF w momencie jej wystawienia.

W przypadku e-faktur wystawianych w systemie KSeF, informacje dotyczące pracownika, którego dotyczy dany koszt (np. w przypadku delegacji, szkoleń czy innych wydatków), mogą być umieszczone w polach fakultatywnych dostępnych w strukturze e-faktury.  Są to pola, których wypełnienie nie jest obowiązkowe, ale mogą być wykorzystane do przekazania istotnych danych, takich jak informacje o pracowniku.

• Pole „DodatkowyOpis” – można wykorzystać to pole do wpisania informacji o pracowniku, np. jego imienia i nazwiska, numeru identyfikacyjnego w firmie lub innego opisu, który pozwoli zidentyfikować, kogo dotyczy dany koszt.
• Pole „Stopka” – w stopce faktury można również umieścić dodatkowe informacje, takie jak dane pracownika, cel wydatku czy inne szczegóły.
• Węzeł „Rozliczenie” lub „Płatność” – jeśli informacje o pracowniku są związane z rozliczeniem kosztów, można je umieścić w odpowiednich węzłach dotyczących płatności lub rozliczeń.

Przykład:

Załóżmy, że firma wystawia fakturę za szkolenie, które dotyczyło konkretnego pracownika, Jana Kowalskiego. Informację tę można umieścić w polu „DodatkowyOpis” w następujący sposób: DodatkowyOpis: „Koszt szkolenia – Jan Kowalski, dział obsługi klienta.”

Alternatywnie, jeśli firma korzysta z pola „Stopka”, można tam wpisać podobną informację: Stopka: „Koszt dotyczy szkolenia pracownika Jana Kowalskiego.”

Jeśli informacje o pracowniku są istotne dla rozliczeń, warto uzgodnić z kontrahentami, w którym polu e-faktury będą one umieszczane.

Kod QR (Quick Response Code) w systemie KSeF to dwuwymiarowy kod graficzny, który zawiera zakodowane informacje umożliwiające weryfikację faktury ustrukturyzowanej. Kod QR jest generowany na podstawie danych zawartych w fakturze i służy do zapewnienia zgodności między wersją elektroniczną faktury w KSeF a jej wizualizacją (np. w formie papierowej lub PDF).

Kod QR umożliwia szybki dostęp do danych faktury w systemie KSeF poprzez zeskanowanie go za pomocą urządzenia mobilnego lub innego czytnika kodów QR.

Kod QR generowany w systemie KSeF zawiera skrót informacji z faktury, który umożliwia jej weryfikację w systemie. W zależności od trybu działania systemu, kod QR może zawierać:

• Numer KSeF faktury: Jeśli faktura została przesłana do KSeF, kod QR zawiera numer KSeF, który jest unikalnym identyfikatorem faktury w systemie.
• Token awaryjny: W przypadku wystawiania faktury w trybie awaryjnym (gdy KSeF jest niedostępny), kod QR zawiera token awaryjny, który został wcześniej pobrany z KSeF. Token ten umożliwia weryfikację faktury po jej przesłaniu do systemu.
• Skrót danych faktury: Kod QR zawiera skrót (hash) danych z faktury, co pozwala na porównanie wersji papierowej lub PDF z wersją elektroniczną w KSeF.

W systemie KSeF przewidziano dwa główne rodzaje kodów QR, w zależności od trybu działania systemu:

1. a) Kod QR w trybie normalnym

• Generowany na podstawie numeru KSeF faktury.

• Umożliwia weryfikację faktury w systemie KSeF poprzez zeskanowanie kodu QR.

• Stosowany, gdy faktura została przesłana do KSeF i otrzymała numer KSeF.

1. b) Kod QR w trybie awaryjnym

• Generowany na podstawie tokena awaryjnego i danych faktury.

• Stosowany, gdy KSeF jest niedostępny, a faktura musi być wystawiona offline.

• Token awaryjny jest pobierany wcześniej z KSeF i może być używany przez dłuższy czas (przewidywany okres ważności to 5 lat).

• Po zeskanowaniu kodu QR odbiorca może sprawdzić, czy faktura została przesłana do KSeF po ustaniu awarii.

Kod QR jest wymagany w następujących przypadkach:

• Wizualizacja faktury poza KSeF: Jeśli faktura jest używana poza systemem KSeF (np. w formie papierowej lub PDF), musi być oznaczona kodem QR.
• Faktury dla kontrahentów zagranicznych: W przypadku faktur wystawianych na rzecz kontrahentów zagranicznych, którzy nie mają dostępu do KSeF, kod QR umożliwia weryfikację faktury.
• Tryb awaryjny: W przypadku awarii systemu KSeF, kod QR jest nadrukowywany na fakturze wystawionej offline.

Kod QR uwierzytelniający to specjalny rodzaj kodu QR, który umożliwia weryfikację, czy dana faktura została wystawiona w KSeF oraz czy dane na fakturze są zgodne z danymi przesłanymi do Krajowego Systemu e-Faktur. Kod ten jest generowany na podstawie danych faktury i służy do zapewnienia integralności oraz zgodności dokumentu z systemem KSeF.

Kod QR uwierzytelniający należy stosować w następujących sytuacjach:

• Wizualizacja faktury poza KSeF – eśli faktura jest używana poza systemem KSeF (np. w formie papierowej lub PDF), musi być oznaczona kodem QR uwierzytelniającym. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy faktura jest przekazywana kontrahentowi lub wykorzystywana w obiegu gospodarczym.
• Faktury dla kontrahentów zagranicznych: W przypadku faktur wystawianych na rzecz kontrahentów zagranicznych, którzy nie mają dostępu do KSeF, kod QR uwierzytelniający umożliwia weryfikację faktury.
• Tryb awaryjny: W przypadku awarii systemu KSeF, faktura wystawiona offline musi być oznaczona kodem QR uwierzytelniającym, który jest generowany na podstawie tokena awaryjnego.
• Użycie faktury w obiegu wewnętrznym: Jeśli faktura jest używana w obiegu wewnętrznym firmy (np. do akceptacji, uzgodnień lub opisania), formalnie również powinna być oznaczona kodem QR uwierzytelniającym, choć w praktyce w takich przypadkach często się z tego rezygnuje.

Jakie są korzyści ze stosowania kodu QR uwierzytelniającego?

Stosowanie kodu QR uwierzytelniającego przynosi następujące korzyści:

• Szybka weryfikacja: Kod QR umożliwia szybkie sprawdzenie, czy faktura została przesłana do KSeF i czy jej dane są zgodne z systemem.
• Zapewnienie integralności: Kod QR potwierdza, że wizualizacja faktury (np. w formie papierowej lub PDF) jest zgodna z danymi przesłanymi do KSeF.
• Ułatwienie dla kontrahentów: Kontrahenci mogą łatwo zweryfikować fakturę, skanując kod QR, co zwiększa zaufanie do dokumentu.

Obowiązek wprowadzenia KSeF został wydłużony m.in. celem stworzenia zaplecza technicznego pozwalającego na korzystanie z KSeF. Należy wykorzystać ten czas na dostosowanie posiadanych narzędzi do wymagań KSeF.

Wybór narzędzia do wystawiania faktur leży po stronie podatnika. Aplikacja podatnika KSeF umożliwia wystawienie faktur w KSeF. Natomiast w przypadku faktur do 450 zł (do 10 000 zł w miesiącu) będą mogły być one w okresie przejściowym wystawiane poza KSeF, przy użyciu dowolnego narzędzia lub papierowo. Szczegóły tego wyłączenia z KSeF zostały przedstawione w dotyczącym II etapu legislacji. Mimo zawartych przepisów epizodycznych zachęcamy, aby już wcześniej przygotować swoją firmę do KSeF. Przepis epizodyczny jedynie wydłuży termin wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur w KSeF, co do zasady jednak każdy podmiot docelowo będzie zobowiązany do wystawiania faktur w systemie. Przygotowanie zaplecza technicznego z odpowiednim wyprzedzeniem czasu jest istotne dla terminowego wdrożenia KSeF.

Korzystanie z profilu zaufanego jest bezpłatne, a Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia (aplikację podatnika KSeF, aplikację mobilną KSeF) pozwalające na korzystanie z KSeF. Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF zostaną przewidziane dodatkowe rozwiązania związane z możliwością wystawiania poza KSeF faktur do 450 zł (maks. 10 tys.)w skali miesiąca), czy stosowanie trybu offline.

Faktura jest widoczna w momencie jej przetworzenia przez system KSeF. Osoby uprawnione mogą natychmiastowo uzyskać dostęp do tej faktury w systemie

Tak. Sprzedawca uprawniający nabywcę do samofakturowania będzie musiał nadać nabywcy to uprawnienie w KSeF.

Działalność nierejestrowana (art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców):

• To forma prowadzenia działalności gospodarczej „na małą skalę” bez rejestracji w CEIDG.
• Osoba ją prowadząca działa w celu zarobkowym i w sposób ciągły, czyli spełnia definicję działalności gospodarczej.
• Z punktu widzenia podatnika VAT (czyli wystawcy faktury), jest to transakcja B2B (business-to-business)

Faktura konsumencka:

• To faktura wystawiana osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej – czyli typowy B2C (business-to-consumer).
• Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną nie są uznawane za „konsumentów” w sensie fakturowym, mimo że nie mają NIP-u i często zachowują się „jak konsumenci”.

Jeśli osoba prowadząca działalność nierejestrowaną poprosi o fakturę – faktura powinna być wystawiona na imię i nazwisko tej osoby, bez NIP-u, ale transakcja nie jest konsumencka.

Ministerstwo Finansów udostępnia przykładową wizualizację faktury ustrukturyzowanej (np. w PDF), ale nie jest to wzór obligatoryjny. Podatnik ma prawo przygotować własny sposób wizualizacji (np. generowany automatycznie z systemu ERP, w innej szacie graficznej, z innym układem danych). Wizualizacja nie musi zawierać wszystkich danych z pliku XML faktury. Musi jednak zawierać minimum informacji umożliwiających identyfikację faktury, takich jak np.:

• numer faktury,
• data wystawienia,
• strony transakcji,
• kwoty (netto, VAT, brutto),
• przedmiot transakcji.

W przypadku dokumentowania wyłącznie czynności niepodlegającej ustawie VAT tj. sprzedaży bonu różnego przeznaczenia – nie wystawia się faktury. Tego typu czynności i ich korekty niepodlegające ustawie VAT nie powinny być prezentowane na fakturze jako pozycje (wiersze) z oznaczeniem „NP.”. Mogą one zostać zaprezentowane w ramach informacji dodatkowych na fakturze, przy wykorzystaniu węzła fakultatywnego „rozliczenie” (przy założeniu, że faktura zawiera także pozycje podlegające ustawie, a czynności niepodlegające stanowią dodatkowy element transakcji).

Numer identyfikujący KSeF:

• Jest unikalnym identyfikatorem faktury ustrukturyzowanej,
• Zastępuje „tradycyjny” numer faktury dla celów formalnych,
• Potwierdza, że faktura została przyjęta przez KSeF (czyli ma „status nadany”),
• Umożliwia kontrahentowi łatwe odnalezienie faktury w systemie.

Nie ma konieczności umieszczania numeru identyfikującego fakturę w KSeF na wydruku faktury. Brak numeru KSeF na wydruku nie unieważnia faktury, ale może utrudnić jej identyfikację.

Wysyłkę można dokonać w ramach sesji interaktywnej lub wsadowej (paczki faktur). Wysyłka faktury bądź paczki faktur zostanie dokonana przez podatnika lub osobę uprawnioną, po prawidłowo zakończonym procesie autoryzacji tego użytkownika np. za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Nie, faktura ustrukturyzowana przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie zostanie odrzucona tylko dlatego, że data przesłania do KSeF (czyli data, w której faktura trafia do systemu) różni się od daty wskazanej w polu p_1 (czyli data wystawienia faktury).

• Data wystawienia faktury i data przesłania do KSeF mogą być różne.
• KSeF nie odrzuci faktury tylko z powodu różnicy między tymi datami, pod warunkiem, że faktura została przesłana zgodnie z wymaganiami i w terminie.
• KSeF sprawdza zgodność danych faktury z wymaganiami prawnymi i technicznymi, a nie porównuje daty wystawienia z datą przesłania.

Faktura, która została odrzucona nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury odrzucenie faktury przez system może wystąpić jedynie z powodu niezgodności struktury pliku z wzorem logicznym lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną.

Fakturę, która została odrzucona przez KSeF, należy poprawić i wysłać ponownie lub wystawić fakturę korygującą, jeśli nie da się jej poprawić. Anulowanie faktury w systemie KSeF nie jest możliwe bez wystawienia faktury korygującej.  

Nie wysyła się faktury odbiorcy po przesłaniu do KSeF. Nabywca pobiera ją w swoim profile, może również uzyskać dostęp anonimowy do faktur, po wskazaniu określonych danych.

Przez pojęcie wysłania należy rozumień zainicjowanie wysyłki e-faktury w ramach otwartej sesji. W przypadku odrzucenia faktury przez system nie zostanie ona przesłana do KSeF. W takim wypadku należy zweryfikować poprawność wprowadzonych danych i ponowić wysyłkę.

W przypadku wprowadzenia do systemu faktury na błędnego nabywcę (np. błędny nip) w celu skorygowania zaistniałej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą do zera z tym błędnym NIP  nabywcy i odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy.

Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP (o ile podmiot taki istnieje).

W okresie fakultatywnym KSeF – do końca stycznia 2026 r., jeżeli nabywca nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur w KSeF, to należy jemu taką fakturę udostępnić w uzgodniony z nim sposób.

Natomiast w okresie obligatoryjnym KSeF, do faktur wystawionych od 1 lutego 2026 r. nie ma obowiązku dodatkowego przekazywania nabywcy wizualizacji takiej faktury. Wyjątkiem jest sytuacja m.in. obowiązkowego przekazania faktury kontrahentowi zagranicznemu w sposób z nim uzgodniony, z tym że podatnik może uzgodnić z takim kontrahentem „zagranicznym”, że przekazanie mu faktury nastąpi w KSeF. Wówczas zapewnia jedynie dane niezbędne do dostępu nabywcy do faktury w KSeF. Szczegóły zaproponowano w projekcie rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF dostępnego na stronie .

Tak, w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) można wystawiać faktury dla osób prywatnych (B2C), czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Obecnie jednak nie ma obowiązku wystawiania takich faktur przez KSeF. KSeF umożliwia dostęp do tych faktur, m.in. poprzez tzw. dostęp anonimowy.

Tak, faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (tzw. sprzedaż B2C) mogą być obsługiwane przez Krajowy System e-Faktur (KSeF), jednak z pewnymi zastrzeżeniami.

Dostęp do faktur B2C w KSeF dla os. Fizycznych:

Choć faktury B2C mogą być przesyłane do KSeF, osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej nie posiadają konta w systemie. W związku z tym, przedsiębiorcy wystawiający takie faktury powinni zapewnić klientom dostęp do nich poprzez inne środki, takie jak:

• przekazanie numeru KSeF faktury,
• udostępnienie faktury w formacie PDF lub papierowym.

Dzięki temu klienci będą mogli uzyskać dostęp do faktury, mimo braku konta w KSeF.

Dokument może zostać wysłany kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur. Wskazanie w polu P_1 konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym dniu faktury do KSeF.

• Pole <p_1> w e-Fakturze jest obowiązkowe i musi odpowiadać dacie widniejącej na fakturze jako „Data wystawienia”.
• Data ta może być różna od technicznej daty utworzenia pliku — np. faktura może być wystawiona „z datą wsteczną” albo przygotowana wcześniej i dopiero później zarejestrowana w systemie.

Dla celów kontroli podatkowej, data z <p_1> jest tą decydującą — np. do rozliczenia podatku VAT.Data podana w polu p_1 to wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia. Natomiast pole datawytworzeniafa ma jedynie charakter techniczny, to generowana przez system data i czas wytworzenia faktury.

Jeśli wystawca prześle do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) fakturę zawierającą błędy rachunkowe (np. nieprawidłowe sumy, błędne stawki VAT czy niezgodności w wartościach netto i brutto), system KSeF nie odrzuci takiej faktury. System weryfikuje jedynie poprawność struktury pliku XML oraz zgodność z wymaganym schematem, nie analizując merytorycznej poprawności danych finansowych.

W przypadku wystąpienia takich błędów konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

Pole statusInfoPodatnika w strukturze e-faktury (FA_VAT) to pole dobrowolne, które może zawierać informację o statusie podatnika VAT, np.:

• czy podatnik jest aktywny,
• czy jest w trakcie likwidacji,
• zawieszenia działalności,
• w trakcie postępowania upadłościowego, itp.

Faktura ustrukturyzowana, którą pobierze nabywca ze swojego systemu finansowo- księgowego (za pośrednictwem API) zawiera identyczną treść w porównaniu do faktury przesłanej do KSeF przez sprzedawcę w formacie xml. Przepisy wprowadzające KSeF nie przewidują nowych, dodatkowych obowiązków ewidencyjnych po stronie nabywcy.

Tak, pola oznaczone jako nieobligatoryjne w schemacie XSD e-Faktury (FA_VAT) mogą pozostać niewypełnione, jeśli nie chcesz ich uwzględniać na fakturze.

Tak, lista pól obowiązkowych i nieobowiązkowych w strukturze logicznej e-faktury (FA_VAT) w KSeF jest dostępna i została określona przez Ministerstwo Finansów w dokumentacji schemy XSD oraz w dokumentach opisowych.

• Dobrowolnymi węzłami są węzły rozliczenie, płatność, warunki transakcji oraz stopka. Przy czym wypełniając węzły dobrowolne, może zachodzić konieczność wypełnienia pól obowiązkowych zawartych w tych węzłach.
• Węzeł zamówienie dotyczy wyłącznie faktur zaliczkowych i ich korekt. W przypadku takich faktur nie wypełnia się węzła fawiersze.
• Pozostałe pola wypełniane są w zależności od wymogów

Nie. Natomiast, jest możliwość zamieszczania w fakturze dodatkowych informacji w polach: dodatkowy opis – pole rezerwowe przeznaczone dla wykazywania dodatkowych informacji na fakturze, w tym wymaganych przepisami prawa, dla których nie przewidziano innych pól/elementów, stopkafaktury- pozostałe informacje na fakturze (maks. 3500 znaków).

Tak, system KSeF będzie przyjmował faktury, które nie zawierają elementów nieobowiązkowych, zarówno:

• określonych jako nieobowiązkowe w strukturze XSD, jak i
• niewymaganych przez ustawę o VAT.

Przesyłana faktura musi być zgodna z obowiązującą w chwili wystawienia strukturą logiczną. W przypadku, gdy faktura będzie zawierała błędy np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, faktura zostanie odrzucona. Należy podkreślić, że w strukturze istnieją pola, które stają się obowiązkowe w momencie wypełniania węzłów lub sekwencji o charakterze fakultatywnym, w których pola te są zawarte mimo, że dotyczą elementów których nie wymaga ustawa o VAT. Zatem w przypadku wypełniania fakultatywnych węzłów zawartych w fakturze, pola obowiązkowe w tym węźle muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury.

Tak, struktura logiczna e-faktury przewiduje pole umożliwiające oznaczenie faktury jako faktury korygującej. W systemie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) każda faktura korygująca musi zawierać odpowiednie dane, które pozwolą na jej zidentyfikowanie jako korektę dokumentu pierwotnego.

Jeśli chcesz skorygować informacje niewpływające na kwotę faktury, takie jak:

• data sprzedaży (p_6),
• oznaczenia FP, MPP, TP, GTU (czyli pola z sekcji dodatkowych oznaczeń: P_18, P_18A, P_19, GTU_X itd.),

…to i tak należy wystawić korektę, ponieważ:

• w KSeF nie ma możliwości modyfikacji już wystawionej faktury bez pozostawienia śladu,
• każda zmiana danych wymaga formalnej faktury korygującej (zgodnie z art. 106j ustawy o VAT).

KSeF nie przewiduje ograniczeń pod kątem liczby faktur korygujących wystawionych do jednej faktury sprzedaży.

Struktura fa jest dostosowana do wystawiania faktur korygujących zbiorczych. W jednej fakturze korygującej można podać dane wielu faktur korygowanych. Wymóg podawania danych faktury korygowanej jest zgodny z treścią obowiązujących przepisów (art. 106j ust. 2 i ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług).

Wykorzystanie pola uu_id lub uu_idz jest dobrowolne i umożliwia nadawanie wierszom faktury unikalnych numerów.  Ułatwi to ich identyfikację w wykorzystywanych systemach księgowych oraz pozwali na jednoznaczne powiązanie numerów wierszy faktury pierwotnej z numerami wierszy w fakturach korygujących. Pola przyjmują do 50 znaków.

Opis dla pola podmiot2K w strukturze logicznej e-faktury (czyli w fakturze korygującej) – mówiący, że: „korekcie nie podlegają błędne numery identyfikujące nabywcę oraz dodatkowego nabywcę” oznacza w praktyce, że nie można użyć faktury korygującej do zmiany danych identyfikacyjnych nabywcy (czyli pól takich jak np. NIP, nazwa firmy, PESEL w przypadku osoby fizycznej)

W przypadku przesłania do systemu KSeF faktury z błędnym nip nabywcy, w celu skorygowania zaistniałej sytuacji, należy przesłać fakturę korygującą „do zera” z tym błędnym nip nabywcy i dodatkowo przesłać odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem nip nabywcy. Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym nip nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze nip. Zatem z przytoczonego opisu wynika, że w takich przypadkach nie należy wystawiać faktury korygującej błędny numer nip na inny prawidłowy.

Nie. Faktury pro forma nie mogą być wystawiane w systemie KSeF. Proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT,a wystawianie innych dokumentów niż faktura VAT nie jest przewidziane w KSeF.

Faktury od zagranicznych dostawców, którzy nie mają polskiego NIP (i nie są zarejestrowani w Polsce do VAT), nie muszą być raportowane do KSeF. Obowiązek raportowania do KSeF dotyczy faktur wystawianych przez polskich podatników VAT. Faktury od zagranicznych dostawców mogą być wymagane do deklaracji VAT (np. w ramach importu towarów, usług), ale nie muszą być przesyłane do systemu KSeF.

W takiej fakturze kwoty określone są wyłącznie w walucie obcej i jedynie kwota podatku w polu p_14_xw przeliczona jest na złotówki zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT. Wówczas oprócz pola kodwaluty wypełniane jest pole kurswaluty, względnie pole kurswaluty.

Pola kursUmowny i walutaUmowna w strukturze e-Faktury (FA_VAT) dotyczą sytuacji, w których strony transakcji uzgodniły kwotę w walucie obcej, ale rozliczenie podatkowe (np. VAT) następuje w złotych na podstawie ustalonego, nierynkowego kursu.

• walutaUmowna – symbol waluty, w której umownie określono wartość transakcji (np. EUR, USD)
• kursUmowny – kurs waluty przyjęty umownie przez strony (np. 4.20), używany do przeliczeń na PLN

Czego to nie dotyczy:

Nie stosujesz kursUmowny i walutaUmowna, jeśli:

• stosujesz standardowy kurs NBP,
• faktura jest w całości w jednej walucie (np. tylko w EUR bez przeliczenia na PLN),
• nie było żadnych umownych kursów między stronami.

Nabywca będzie miał obowiązek wystawienia faktur VAT RR w KSeF wyłącznie przypadku, gdy rolnik złoży w systemie oświadczenie, że jest rolnikiem ryczałtowym (z chwilą wskazania nabywcy – podatnika czynnego jako uprawnionego do wystawiania tych faktur przy użyciu KSeF). Jeżeli rolnik nie złoży takiego oświadczenia w KSeF i tym samym nie wskaże nabywcy jako uprawnionego do wystawiania faktur w KSeF, faktura VAT RR będzie mogła być wystawiona poza tym systemem. Złożenie oświadczenia i wyznaczenie nabywcy jako uprawnionego do wystawienia faktur VAT RR w KSeF będzie decyzją rolnika (na tym polega fakultatywność tego rozwiązania).

Nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych załączników. Natomiast istnieje możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka (w formie tekstowej) do takiej dokumentacji. Załaczniki przewidziane są dla wąskiej grupy wystawców i mają ustruktyryzowaną podstać.

MF chce uniknąć nadużywania KSeF jako repozytorium plików – system ma być zoptymalizowany pod faktury ustrukturyzowane, nie ogólne archiwum dokumentów.

Nie wszystkie podmioty będą mogły przesyłać załączniki do faktur sprzedaży za pośrednictwem KSeF – nawet po wejściu obowiązkowego KSeF. Funkcjonalność przesyłania załączników jest ograniczona.

Załączniki będą dostępne tylko dla wybranych przypadków użycia, np. przy:

• skomplikowanych rozliczeniach wielopozycyjnych,
• fakturach z rozbudowaną specyfikacją ilościowo-wartościową,
• długich kontraktach, rozliczeniach budowlanych, leasingach itp.

Nie będzie to funkcja ogólnodostępna dla każdego wystawcy i każdej faktury.

Z tego względu funkcja załączników będzie ograniczona i kontrolowana, np. przez:

• limit typów plików (np. tylko PDF, CSV, XML)
• limit rozmiaru,
• wskazanie pola w strukturze, w którym załącznik jest uzasadniony.

Załączniki w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) są limitowane do formatu XML, ponieważ są integralną częścią faktury ustrukturyzowanej. Faktura w KSeF jest przesyłana w postaci pliku XML, a załącznik stanowi dodatkowy element tej struktury (węzeł FA). W związku z tym, nie jest możliwe przesyłanie załączników w innych formatach, takich jak PDF czy JPG, bezpośrednio do KSeF

Tego typu dokumenty nie są częścią faktury. Będą musiały być przesyłane poza KSeF.

Nie, wystawienie kilku faktur w KSeF w okresie fakultatywnym nie zobowiązuje do dalszego korzystania z systemu przed 1 lutego 2026 r. Obowiązek zacznie się dopiero w terminach ustawowych.