KSeF – Ogólne

KSeF to rządowy system informatyczny, który umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Umożliwia również przypisywanie im unikalnych numerów oraz analizę ich zgodności z przepisami podatkowymi.

KSeF dotyczy zarówno podatników VAT czynnych jak i zwolnionych posiadających w Polsce siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Od 1 lutego 2026 r. przystąpią do niego podatnicy, których łączna wartość sprzedaży brutto (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 000 000 zł. Ale już od 1 kwietnia 2026 r. przystąpią do niego wszyscy podatnicy. Z pewnym wyjątkiem. Wykluczonych cyfrowo, czyli tych co wystawiają wyłącznie faktury, których wartość należności ogółem jest mniejsza lub równa 450 zł, a łączna miesięczna wartość sprzedaży podlegająca udokumentowaniu takimi fakturami jest mniejsza lub równa 10 000 zł (oba warunki muszą być spełnione łącznie), obowiązek KSeF wejdzie dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Co do zasady obejmie czynności, które wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT.

Dobrowolne będzie wystawiane e-faktur przez podmioty zagraniczne zarejestrowane dla celów VAT w Polsce, przez rolników ryczałtowych, a także w przypadku faktur wystawionych na rzecz  konsumentów. Wystawca faktury dla konsumenta podejmie decyzją czy wystawia fakturę ustrukturyzowaną, czy na dotychczasowych zasadach. Jeżeli wystawi w tym przypadku e-fakturę nie będzie musiał uzyskać zgody nabywcy – konsumenta.

KSeF nie obejmie:

• podmiotów zagranicznych nieposiadających siedziby na terytorium Polski,
• podmiotów zagranicznych nieposiadających stałego miejsca wykonywania działalności na terytorium Polski,
• przedsiębiorców korzystających z procedur szczególnych:
  – procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług (OSS dla podmiotów z krajów trzecich, np. świadczących usługi TBE),
  – szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, czy też
  – procedury sprzedaży na odległość towarów importowanych (IOSS dla dostawców z krajów trzecich)
• usługi zwolnione od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 VAT udokumentowanych fakturami lub innymi dowodami, wystawianymi przez podatników podatku od towarów i usług uprawnionych do świadczenia tych usług, podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie;
• transakcje dotyczące walut, banknotów i monet używanych jako prawny środek płatniczy (z wyłączeniem kolekcjonerskich, numizmatycznych),
• usługi ubezpieczeniowe, usługi reasekuracyjne i usługi pośrednictwa w świadczeniu usług ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych, a także usługi świadczone przez ubezpieczającego w zakresie zawieranych przez niego umów ubezpieczenia na cudzy rachunek, z wyłączeniem zbywania praw nabytych w związku z wykonywaniem umów ubezpieczenia i umów reasekuracji,
• usługi udzielania kredytów lub pożyczek pieniężnych oraz usługi pośrednictwa w świadczeniu usług udzielania kredytów lub pożyczek pieniężnych, a także zarządzanie kredytami lub pożyczkami pieniężnymi przez kredytodawcę lub pożyczkodawcę,
• usługi w zakresie udzielania poręczeń, gwarancji i wszelkich innych zabezpieczeń transakcji finansowych i ubezpieczeniowych oraz usługi pośrednictwa w świadczeniu tych usług, a także zarządzanie gwarancjami kredytowymi przez kredytodawcę lub pożyczkodawcę,
• usługi w zakresie depozytów środków pieniężnych, prowadzenia rachunków pieniężnych, wszelkiego rodzaju transakcji płatniczych, przekazów i transferów pieniężnych, długów, czeków i weksli oraz usługi pośrednictwa w świadczeniu tych usług,
• usługi, w tym także usługi pośrednictwa, których przedmiotem są udziały w: spółkach / innych niż spółki podmiotach, jeżeli mają one osobowość prawną – z wyłączeniem usług przechowywania tych udziałów i zarządzania nimi,
• usługi, których przedmiotem są instrumenty finansowe, o których mowa w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi (Dz. U. z 2023 r. poz. 646 i 825), z wyłączeniem przechowywania tych instrumentów i zarządzania nimi, oraz usługi pośrednictwa w tym zakresie.
• usług przejazdu autostradą udokumentowaną biletem jednorazowym
• usług przewozu osób na dowolną odległość: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jeżeli czynności te są udokumentowane fakturami wystawionymi w formie biletu jednorazowego
• usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lądowego, za który pobierane są opłaty trasowe, z wyjątkiem usług objętych stawką Vat 0%, jeśli te usługi są udokumentowane fakturami wystawionymi za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej
• dostawy towarów lub świadczenia usług udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę zgodnie z art. 106d ust. 1 VAT, który nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej

Obowiązkowe wystawienie faktury ustrukturyzowanej za pomocą KSeF obejmie:

• dostawy krajowe,
• świadczenie usług na terytorium kraju,
• wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów,
• eksport towarów,
• świadczenie usług na rzecz podatników spoza terytorium kraju (podlegających odwrotnemu obciążeniu),
• otrzymanie zaliczek na poczet wykonania ww. świadczeń,
• wystawienie faktur korygujących,
• wystawienie faktury w imieniu i na rzecz kontrahenta-sprzedawcy, nawet zagranicznego (tzw. samofakturowanie),
• wystawienie faktur przez podatnika VAT zwolnionego podmiotowo lub wykonującego wyłącznie czynności zwolnione.

Do KSeF nie trafią:

• rachunki
• noty księgowe / odsetkowe
• pro-formy
• załączniki (wyjątek: załącznik ustrukturyzowany)
• faktury wewnętrzne
• faktury konsumenckie (jeśli na zasadzie dobrowolności podatnik nie zdecydował się na ich wystawienie w KSeF)

Poza KSeFem przekażemy:

• wizualizacje e-faktur online (doręczenie na rzecz podmiotu zarejestrowanego dla celów VAT lub posługującego się NIP następuje w KSeF)
• wizualizacje faktury offline24 (dla konsumentów, zwolnionych z SME, zagranicznych -niezarejestrowanych dla celów VAT i nieposługujących się NIP na potrzeby wystawiania faktury)
• wizualizacje e-faktury konsumenckiej (jeśli wystawiane w KSeF)
• wizualizacje e-faktury dotyczącej transakcji dla których miejsce świadczenia jest poza Polską

Przestaną obowiązywać:

• noty korygujące,
• faktury uproszczone, tj. paragony z NIP do kwoty 450 zł (od. 01.01.2027 r.),
• faktury wystawiane przy użyciu kas fiskalnych (od. 01.01.2027 r.),
• duplikaty (co do zasady – tj. dla wszystkich transakcji udokumentowanych e-fakturą online, która nigdy nie zaginie ani nie ulegnie zniszczeniu).

Do 31.12.2026 r. nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach (również dla MPP). Po tej dacie przelewy będą musiały obejmować numer identyfikacyjny e-faktury, która jest opłacana. Zmiana ta będzie obejmowała również płatności dokonywane przez innych podatników niż nabywcy.

Tak, do 31.12.2026 r. pozostanie możliwość wystawienia paragonów fiskalnych z NIP nabywcy uznanych za faktury uproszczone.

Po przetworzeniu faktury  w systemie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zostanie jej  nadawany numer identyfikacyjny dla celów KSeF, czyli tzw. KSeF ID. Jest on czymś zupełnie innym od numeru dokumentu faktury, który podatnicy są zobowiązani uwzględnić na fakturze.

Numer ten składa się z 35 znaków obejmujących: NIP wystawcy, datę wystawienia, dalej część techniczna składająca się z 12 znaków (wartość generowana automatycznie) oraz suma kontrolna (wartość  wyliczana automatycznie).

Pamiętajmy, że datą wystawienia będzie tu data uruchomienia (rozpoczęcia) sesji wysyłkowej e-faktury do KSeF, niekoniecznie tożsama z datą wystawienia odwzorowaną na samym dokumencie faktury.

Dodatkowo będziemy mogli wygenerować na potrzeby zrealizowania płatności kilku e-faktur tzw. zbiorcze KSeF ID.

Będą więc obowiązywać 2 rodzaje numerów faktur, jeden nadawany przez wystawcę, drugi nadawany przez KSeF.

Zgodnie z przepisami określającymi obowiązkowe elementy faktury (art. 106e VAT) faktura powinna zawierać „kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę” i będzie to właśnie numer nadawany przez wystawcę.

Zgodnie z obowiązującą w ustawie o VAT definicją faktury ustrukturyzowanej, za e-fakturę przyjmiemy fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Musi więc ona być  wystawienia zgodnie ze strukturą (schemą) narzucaną przez Ministerstwo Finansów – obecnie Fa2, a docelowo Fa3.

E-faktury będzie więc mieć postać pliku xml. System KSEF otrzymując fakturę nada jej wspomniany numer identyfikujący (tzw. KSeF ID).

E-faktura to nie to samo co faktura elektroniczna i dotychczas generowanych przez nas faktur w formacie PDF, JPG, czy innym, nie będzie można przesłać do KSeF.

Nie oznacza to, że forma elektroniczna, czy papierowa faktur zniknie. Z systemu KSeF będzie można pobrać tzw. wizualizacje e-faktury (np. w formacie PDF.), którą będziemy mogli przesyłać również poza systemem KSeF pocztą lub na e-mail. Warunkiem będzie jednak uprzednie wystawienie faktury przy użyciu KSeF, a więc przesłanie właściwego pliku xml do systemu i uzyskanie numeru KSeF ID.

E-fakturę będziemy musieli wystawiać zawsze gdy ustawa o VAT wymagać będzie udokumentowania transakcji fakturą VAT.

Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Od tej zasady mamy jednak 3 wyjątki :

• E-faktura wystawiana w KSeF, ale doręczana np. poza nim, w sposób uzgodniony z kontrahentem (dotyczy w szczególności podmiotów zagranicznych i konsumentów
• E-faktura offline wystawiana poza KSeF (dotyczy okresów awarii i niedostępności KSeF).
• Faktury, których nie dotyczy KSeF (dotyczy świadczeń zwolnionych na gruncie rozporządzenia, np. Zwolnionych pożyczek).

Dla nich datą otrzymania jest data faktycznego otrzymania (udostępnienia) dokumentu

E-faktury obejmą:

• krajowe dostawy towarów i świadczenie usług,
• wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów (WDT),
• eksport towarów,
• świadczenie usług na rzecz podatników spoza terytorium kraju (podlegających odwrotnemu obciążeniu)
• otrzymanie zaliczek na poczet wykonania ww. świadczeń,
• wystawienie faktur korygujących,
• wystawienie faktury w imieniu i na rzecz kontrahenta-sprzedawcy, nawet zagranicznego (tzw. samofakturowanie),
• wystawienie faktur przez podatnika VAT zwolnionego podmiotowo lub wykonującego wyłącznie czynności zwolnione

System nie przewiduje faktur wewnętrznych (np. z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów [WNT], czy importu usług). Znikną noty korygujące. Tylko wystawca faktury będzie miał możliwość dokonywania korekt w ramach faktury korygującej. Paragony z NIP do kwoty 450 zł (tzw. faktury uproszczone) oraz faktury wystawiane przy użyciu kas fiskalnych będą mogły funkcjonować tylko do 31.12.2026 r.

Często zdarza się, że poza główną fakturą, dokumentujemy daną transakcję szeregiem dodatkowych dokumentów, załączników do faktury, protokołów, zestawień, specyfikacji itp. Tych nie będzie można przesyłać do KSeF wraz z fakturą.

Ale  wystąpić mogą również sytuacje, w których e-fakturę będziemy musieli wystawić w KSeF, jednak sposób jej przekazania będzie już poza systemem. Każdorazowo takie przekazanie dotyczyć powinno faktury zwizualizowanej i opatrzonej kodem QR. Dotyczy to ścisle określonych sytuacji, tj. gdy:

• miejscem świadczenia jest inny kraj UE,
• nabywcą faktury jest podmiot zagraniczny, nieposiadający w Polsce siedziby ani stałego miejsca wykonywania działalności,
• nabywcą faktury jest podmiot zagraniczny, który posiada w w Polsce stałe miejsce wykonywania działalności, jednak to nie bierze udziału w transakcji,
• odbiorca faktury nie jest zobowiązany do korzystania z KSeF, np. rolnik ryczałtowy.

Poza systemem przekazywać będziemy mogli również tzw. faktury offline.

Podatnik, który wbrew obowiązkowi nie wystawi faktury ustrukturyzowanej, wystawi w okresie awarii KSeF fakturę niezgodnie z przepisami, bądź nie prześle do KSeF faktury wystawionej w okresie awarii systemu w określonym terminie, podlegać będzie karze pieniężnej. Wysokość kary może wynosić do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze. Do 31.12.2026 r. kary te nie będą jednak egzekwowane.

Całkowite zastąpienie JPK przez KSeF nie jest na razie możliwe z uwagi na fakt, że JPK zawiera bardziej szczegółowe dane niż e-faktura. W szczególności dane wprowadzane do KSeF nie będą wystarczające do wygenerowania prawidłowego rozliczenia VAT, np. ze względu na brak informacji na temat faktur konsumenckich. KSeF zastąpi natomiast JPK FA, ale to tylko dla tej części faktur, które zostały wystawione przy jego użyciu.

Kary za nieprawidłowości w KSeF nakłada naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji.

Wynieść one mogą:

• do 100% kwoty VAT wykazanego na tej fakturze wystawionej poza KSeF (zawierającej VAT, np. dostawy krajowej)
• do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza KSeF (niezawierającej VAT, np. z 0% WDT).

Karą pieniężną zostaną objęte przypadki, gdy:

• podatnik nie wystawił faktury przy użyciu KSeF – sytuacja taka będzie traktowana jako brak wystawienia faktury, lub
• podatnik w okresie awarii KSeF wystawił fakturę w postaci elektronicznej niezgodnie z udostępnionym wzorem, lub
• nie przesłał do KSeF, w określonym terminie, faktur wystawionych podczas awarii.

Karę pieniężną uiszcza się, bez wezwania, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary.

W przypadku niedopełnienia przez podatnika obowiązków wystawiania e-faktur lub faktur offline zgodnych ze wzorem logicznym (w postaci elektronicznej), nie wszczyna się postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Do 31.12.2026r. kary nie będą stosowane.

Obowiązkowy KSeF wejdzie w życie w dwóch etapach:

• 1 lutego 2026 r.: dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła 200 mln zł w 2025 r.
• 1 kwietnia 2026 r.: dla pozostałych przedsiębiorców.

Nie jest planowana rezygnacja z wdrożenia KSeF. Ministerstwo Finansów w Polsce od samego początku wdrażania KSeF konsekwentnie realizuje plany związane z jego rozszerzaniem i dążeniem do tego, aby e-fakturowanie stało się obowiązkowe.

Nie jest planowane odroczenie KSeF do czasu wejścia w życie przepisów unijnych związanych z tzw. Pakietem vida.

W początkowym okresie obowiązywania sysemu KSeF nie będą stosowane kary za niedopełnienie obowiązku KSeF. Sankcje te będą nakładane na podatników od 1 sycznia 2027 r.

KSeF służy do wystawiania faktur, a nie do ich ewidencji. Za fakturę będzie uznawany dokument elektroniczny wystawiony w KSeF z nadanym numerem KSeF.  Datą wystawienia faktury to  data wskazana przez podatnika na tej fakturze. Terminy wystawiania faktur nie zmieniły się, reguluje je ustawa VAT. Jedynie w sytuacji awarii KSeF lub niedostępności systemu, ustawa reguluje terminy przekazania do KSeF faktur wystawionych w tym okresie.

Tak, w okresie nieobowiązkowego KSeF jest to możliwe. Należy przy tym pamiętać, że faktury wystawione w KSeF trafią do obiegu prawnego.

Dla faktur wystawianych przy użyciu kas fiskalnych, a także dla paragonów z NIP nabywcy o wartości do 450 zł uznawanych za faktury uproszczone został przewidziany okres przejściowy do 31 grudnia 2026 r. Dopiero po tej dacie KSEF stanie sie tu obowiazkowym.