KSeF – Odbieranie faktur

Nie, po 1 lutego 2025 r. duży przedsiębiorca, który jest zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF, nie będzie musiał uzyskiwać Twojej zgody na wystawianie faktur w tym systemie, nawet jeśli Twój obowiązek korzystania z KSeF zaczyna się dopiero od 1 kwietnia 2025 r. Należy mieć jednak na uwadze, że od 1 lutego 2025 r. duzi podatnicy (tj. ci, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł) są zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF. Oznacza to, że wszystkie ich faktury sprzedażowe muszą być wystawiane w systemie KSeF, niezależnie od tego, czy ich kontrahenci są już zobowiązani do korzystania z KSeF. Ale jeżeli będziesz chciał je odebrać w KSeFie to musisz być już przygotowany na dzień 01 lutego. Nie oznacza to jednak , że nie będziesz mógł otrzymać jej też w inny sposób. Sprzedawca (duży przedsiębiorca) będzie zobowiązany dostarczyć Ci fakturę w innej formie, np. w formacie PDF lub papierowej, zgodnie z dotychczasowymi zasadami.

Sprzedawca obniży podstawę opodatkowania za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił e-fakturę korygującą. Nie będzie obowiązku posiadania dodatkowej dokumentacji.

Natomiast nabywca fakturę ustrukturyzowaną uzna za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Wyjątek dotyczy fakturowania offline i braku wykorzystywania KSeF(np. dla faktur konsumenckich).  W tym przypadku obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, podatnik będzie dokonywał za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę.

Potwierdzenie to może być zastąpione otrzymaniem KSeF ID!

Jeśli podatnik wystawi fakturę korygującą offline oraz prześle ją do KSeF (po awarii / ustaniu niedostępności) przed otrzymaniem potwierdzenia otrzymania faktury korygującej, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, będzie mógł dokonać za okres rozliczeniowy, w którym prześle fakturę korygującą do KSeF

Natomiast przy fakturze korygującej na rzecz podmiotu zagranicznego (podmiotu niekorzystającego z KSeF) pomimo wprowadzenia tej faktury do KSeF obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, podatnik będzie mógł dokonać za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę.

Dla nabywcy natomiast  liczy się data odbioru.

Jeśli faktura w trybie offline zostanie przekazana nabywcy poza KSeF, zanim dojdzie do jej wprowadzenia do KSeF za datę otrzymania przyjąć należy faktyczną datę przekazania nabywcy faktury.

Jeśli otrzymanie to miałoby nastąpić w terminie późniejszym – już po wprowadzeniu faktury offline do KSeF, data otrzymania będzie data nadania numeru identyfikacyjnego.

Warunku posiadania potwierdzenia nie będziemy stosować dla takich transakcji jak:

1) eksport towarów i wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów;

2) dostawa towarów i świadczenie usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;

3) sprzedaż: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy.

Faktury wystawiane w walucie obcej w systemie KSeF wymagają szczególnej uwagi w kontekście dat, ponieważ różne daty mogą wpływać na przeliczenie waluty na złotówki oraz na rozliczenia podatkowe.

W przypadku faktur w walucie obcej istotne są następujące daty:

• Data wystawienia faktury (P_1) –  Data wskazana przez podatnika jako data wystawienia faktury.
• Data przesłania faktury do KSeF (data KSeF) –  Data, w której faktura została skutecznie przesłana do systemu KSeF. Jest to również data uznawana za datę wystawienia faktury zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT.
• Data sprzedaży (P_6) –  Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, która może różnić się od daty wystawienia faktury.
• Data obowiązku podatkowego –  Data, w której powstaje obowiązek podatkowy w VAT, zależna od rodzaju transakcji.

W przypadku faktur w walucie obcej, kwoty VAT muszą być przeliczone na złotówki. Przepisy określają, jaki kurs waluty należy zastosować:

Data do PIT: Data wystawienia faktury (P_1) może być stosowana do rozpoznania kosztów lub przychodów, ale należy upewnić się, że jest zgodna z przepisami PIT.

Kurs waluty dla VAT:

Zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT, przeliczenia waluty na złotówki dokonuje się według kursu średniego danej waluty ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski (NBP) lub Europejski Bank Centralny (EBC) z dnia poprzedzającego:

• Datę wystawienia faktury (P_1)– jeśli faktura została przesłana do KSeF w tym samym dniu.
• Datę przesłania faktury do KSeF (data KSeF)– jeśli faktura została przesłana do KSeF w dniu późniejszym niż data wystawienia (P_1).

Przykład przeliczenia kursu VAT:

• Data sprzedaży (P_6): 30 czerwca 2026 r.
• Data wystawienia faktury (P_1): 1 lipca 2026 r.
• Data przesłania do KSeF (data KSeF): 2 lipca 2026 r.
• Kurs waluty: W takim przypadku należy zastosować kurs średni NBP z dnia 1 lipca 2026 r. (dzień poprzedzający datę przesłania faktury do KSeF).

Wyjątki i szczególne sytuacje:

• Awaria systemu KSeF – Jeśli faktura jest wystawiana w trybie awaryjnym (offline), datą wystawienia faktury jest data wskazana w polu P_1. W takim przypadku kurs waluty należy ustalić na podstawie daty wystawienia faktury (P_1), niezależnie od późniejszego przesłania faktury do KSeF.
• Faktury wystawione przed powstaniem obowiązku podatkowego – Jeśli faktura w walucie obcej jest wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego, podatnik może przeliczyć walutę na złotówki według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego, pod warunkiem że faktura została przesłana do KSeF najpóźniej następnego dnia po tym dniu.
• Faktury zbiorcze – W przypadku faktur zbiorczych, które obejmują kilka dostaw lub usług, kurs waluty należy ustalić na podstawie daty obowiązku podatkowego dla każdej z tych transakcji.

Przykłady zastosowania dat w fakturach w walucie obcej

Przykład 1: Faktura przesłana do KSeF w dniu wystawienia

• Data sprzedaży (P_6): 15 stycznia 2025 r.
• Data wystawienia faktury (P_1): 16 stycznia 2025 r.
• Data przesłania do KSeF (data KSeF): 16 stycznia 2025 r.
• Kurs waluty: Kurs średni NBP z dnia 15 stycznia 2025 r. (dzień poprzedzający datę wystawienia faktury).

Przykład 2: Faktura przesłana do KSeF dzień po wystawieniu

• Data sprzedaży (P_6): 20 lutego 2025 r.
• Data wystawienia faktury (P_1): 21 lutego 2025 r.
• Data przesłania do KSeF (data KSeF): 22 lutego 2025 r.
• Kurs waluty: Kurs średni NBP z dnia 21 lutego 2025 r. (dzień poprzedzający datę przesłania faktury do KSeF).

Przykład 3: Awaria systemu KSeF

• Data sprzedaży (P_6): 10 marca 2025 r.
• Data wystawienia faktury (P_1): 11 marca 2025 r.
• Data przesłania do KSeF (data KSeF): 15 marca 2025 r. (po ustaniu awarii).
• Kurs waluty: Kurs średni NBP z dnia 10 marca 2025 r. (dzień poprzedzający datę wystawienia faktury, ponieważ faktura została wystawiona w trybie offline).

W przypadku księgowania dla celów PIT i VAT, kluczowe jest rozróżnienie między datą wystawienia faktury a datą przesłania jej do KSeF, ponieważ każda z tych dat może mieć inne znaczenie w kontekście podatkowym.

Przykłady zastosowania dat

Przykład 1: Faktura wystawiona i przesłana do KSeF tego samego dnia

• Data w polu P_1: 15 stycznia 2025 r.
• Data przesłania do KSeF: 15 stycznia 2025 r.
• Dla VAT i PIT: Obie daty są takie same, więc nie ma wątpliwości – stosujemy datę 15 stycznia 2025 r.

Przykład 2: Faktura wystawiona jednego dnia, a przesłana do KSeF następnego dnia

• Data w polu P_1: 31 stycznia 2025 r.
• Data przesłania do KSeF: 1 lutego 2025 r.
• Dla VAT: Stosujemy datę przesłania do KSeF, czyli 1 lutego 2025 r.
• Dla PIT: Można zastosować datę wystawienia faktury (P_1), czyli 31 stycznia 2025 r., o ile nie wpływa to na moment rozpoznania kosztu lub przychodu.

Wyjątki i szczególne sytuacje

• Tryb awaryjny: Jeśli faktura jest wystawiana w trybie awaryjnym (offline), datą wystawienia faktury jest data wskazana w polu P_1, a nie data przesłania do KSeF.
• Faktury w walutach obcych: W przypadku faktur w walutach obcych, kurs przeliczeniowy VAT jest ustalany na podstawie dnia poprzedzającego datę przesłania faktury do KSeF (data KSeF), o ile faktura została przesłana w terminie.

Tak, można zażądać, aby na fakturze za paliwo wystawionej na stacji benzynowej znalazła się informacja dotycząca konkretnego samochodu (np. numer rejestracyjny) lub pracownika, który dokonał zakupu. W przypadku e-faktur wystawianych w systemie KSeF, takie informacje mogą być umieszczone w polach fakultatywnych przewidzianych w strukturze e-faktury, takich jak:

• Pole „DodatkowyOpis”: To pole może być użyte do wpisania informacji o numerze rejestracyjnym pojazdu lub danych pracownika. Przykład:
  • „Tankowanie pojazdu o numerze rejestracyjnym ABC12345.”
  • „Zakup dokonany przez pracownika Jan Kowalski, dział handlowy.”
• Pole „Stopka”: W stopce faktury można również umieścić takie informacje. Przykład:
  • „Dotyczy pojazdu: ABC12345.”
  • „Zakup dokonany przez: Jan Kowalski.”
• Pole „Uwagi”: Jeśli system wystawcy faktury przewiduje pole na uwagi, można tam wpisać dodatkowe informacje.

Aby na fakturze znalazły się informacje o samochodzie lub pracowniku, należy:

• Przy zakupie na stacji benzynowej poinformować sprzedawcę o konieczności umieszczenia takich danych na fakturze.
• Upewnić się, że system wystawcy faktury (np. stacji benzynowej) umożliwia wprowadzenie takich informacji w polach fakultatywnych.
• W przypadku e-faktur, wskazać, że dane te powinny być umieszczone w polu „DodatkowyOpis” lub innym odpowiednim polu.

Warto więc wcześniej uzgodnić z dostawcą (np. stacją benzynową), czy ich system umożliwia wprowadzenie takich informacji na fakturze, a także wprowadzić wewnętrzne procedury, które zobowiążą pracowników do zgłaszania takich wymagań przy zakupach.

Nie, odebranie faktury przez nabywcę nie wymaga posiadania przez niego nr KSeF faktury. Wyjątkiem jest tzw. Anonimowy dostęp do faktury.

Nie, obecnie KSeF nie umożliwia sprawdzenia, czy nabywca pobrał fakturę. System nie dostarcza informacji o tym, czy, kiedy i kto (konkretnie) pobrał daną fakturę z systemu.

Nie, odbiorca faktury nie dostaje automatycznie żadnej informacji z KSeF, że wystawiono dla niego fakturę. Co to oznacza?

• KSeF nie wysyła powiadomień e-mail, SMS ani alertów o nowej fakturze.
• Brak systemowego mechanizmu notyfikacji – nabywca musi samodzielnie (lub za pośrednictwem swojego systemu księgowego/ERP) sprawdzać faktury przypisane do jego NIP-u.

Faktura jest uważana za doręczoną w momencie przyjęcia do KSeF, niezależnie od tego, czy odbiorca ją pobierze.powinny wdrożyć własne rozwiązania (np. harmonogram pobierania danych z KSeF) i poinformować klientów, że KSeF nie zapewnia powiadomień o nowych fakturach – odpowiedzialność za ich odbiór leży po stronie nabywcy.

Akceptacja odbiorcy faktury nie będzie wymagana.

W przypadku samofakturowania w KSeF, to odbiorca towaru/usługi (czyli samofakturujący się nabywca) wystawia fakturę i on przesyła ją do KSeF, a nie sprzedawca. Sprzedawca będzie miał w systemie KSeF dostęp do faktur wystawionych przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania. Nie ma konieczności przekazywania sprzedawcy nr KSeF wystawionych faktur.

Nie, odebranie faktury przez nabywcę nie wymaga posiadania przez niego nr KSeF faktury. Wyjątkiem jest tzw. Anonimowy dostęp do faktury.

Automatyczne otrzymywanie nowych faktur z systemu KSeF jest możliwe. Szczegóły funkcjonalności uzależnione są od rozwiązań zaproponowanych przez dostawcę oprogramowania.

Tak, Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia masowe pobieranie faktur w formacie XML za pośrednictwem interfejsu API. Jednakże, masowe pobieranie faktur w formacie PDF nie jest obecnie dostępne poprzez API.

Nie.  W API KSeF nie ma możliwości pobierania faktur przyrostowo bez stronicowania. API KSeF wymaga stosowania stronicowania (paginacji) przy pobieraniu listy faktur, zwłaszcza gdy ich liczba jest większa niż limit jednej odpowiedzi.