KSeF – Awarie

To faktura wystawiona zgodnie ze schemą, ale nie przesłana do KSeF, będzie można ją wystawiać w sytuacji, gdy:

• dokumentujemy transakcję na rzecz podmiotów zagranicznych lub tych który nie posługują się numerem NIP, w tym na rzecz konsumentów, na rzecz podmiotu korzystającego ze zwolnienia w procedurze SME
• mamy trudności z wystawieniem i przesłaniem e-faktury do systemu wynikające np. z jakości sieci transmisyjnej

Za fakturę Offlie24 uznaje się też fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli data jej przesłania jest późniejsza niż data wystawienia ( z pola P_1) wykazana na tej fakturze.

W tych przypadkach za datę wystawienia tej faktury uznaje się datę wskazaną w treści faktury przez wystawę (z pola P_1). A podatnik zobowiązany jest niezwłocznie tj. nie później niż w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu, przesłać faktury offline24 do KSeF.

Faktura Offline24 nie może być wydana krajowemu przedsiębiorcy posługującemu się NIPem  poza KSeF. Nie możemy im wydać wyłącznie wizualizacji.

W przypadku udostępnienia nabywcy faktury offline24 w sposób inny niż przy użyciu KSeF, podatnik jest zobowiązany do oznaczenia jej :

1. kodem QR umożliwiającym dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze z oznaczeniem „offline” oraz
2. kodem QR umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury (z oznaczeniem „Certyfikat”).

Jeżeli więc będziemy wydawać poza KSeF fakturę offline24 to na fakturze tej będą umieszczone 2 kody QR. Jeden dla odnalezienia faktury w KSeF i drugi dla uwierzytelnienia się wystawcy.

Za datę otrzymania faktury offline24, uznaje się, gdy nabywcą jest :

• przedsiębiorca krajowy posługujący się NIP – datę przydzielenia numeru KSeF
• podmiot nie posługujący się NIPem i będący podmiotem innym niż zarejestrowany na potrzeby podatku VAT, w tym podmiot zagraniczny lub podmiot korzystający ze zwolnienia w procedurze SME – datę faktycznego otrzymania dokumentu (także poza KSeF)

Gdy faktura offline24 została udostępniona poza KSeF i ulegnie zniszczeniu lub zaginie:

• po jej przesłaniu do KSeF – podatnik podobnie ją udostępnia opatrzoną kodem QR, umożliwiającym dostęp do niej w KSeF nabywcy, jeśli ten wystąpi z takim żądaniem
• przed jej przesłaniem do KSeF – podatnik wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy, przy czym faktura wystawiona ponownie może zawierać datę wystawiania i wyraz „DUPLIKAT” .

Fakturę korygującą fakturę offline24 wystawia się po przydzieleniu tej fakturze numeru KSEF ID. Nie można wystawić faktury korygującej do faktury wystawionej w trybie offline24 przed jej przesłaniem do KSeF i uzyskaniem numeru identyfikującego ją w KSeF.

Na wypadek permanentnej awarii KSeF wracamy do stanu prawnego sprzed wejścia w życie KseF – o awarii zostaniemy poinformowani ogłoszeniem w massmediach. 

W pozostałym zakresie przewiduje się 2 tryby awarii/niedostępności KSeF od strony rządowej:

• (nieprzewidziana) awaria KSeF objęta dwoma komunikatami na BIP MF informującymi o dacie początkowej oraz o dacie końcowej awarii, wraz z obowiązkiem przesłania faktur offline do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii
• (planowane) prace serwisowe KSeF objęte jednym komunikatem na BIP MF informującym o dacie początkowej i końcowej prac, wraz z obowiązkiem przesłania faktury offline do KSeF w ciągu 1 dnia roboczego od dnia zakończenia prac, zgodnie z ww. komunikatem (np. aktualizacje, likwidacje problemów technicznych, likwidacja utrudnień w dostępie).

Natomiast brak dostępności do KSeF wynikający po stronie podatnika powoduje uruchomienie procedury wystawienia faktur w tryb offline24.

Tryb „offline” i „offline24” różni przede wszystkim zakres zastosowania oraz szczegółowymi zasadami ich funkcjonowania:

Tryb „offline” odnosi się do sytuacji, w której faktura jest wystawiana poza systemem KSeF z powodu awarii systemu KSeF lub problemów technicznych po stronie podatnika (np. brak dostępu do Internetu).

Faktura przesyłana w trybie „offline” musi:

• być przygotowana w formacie XML zgodnym z KSeF.
• być nadrukowany na niej kod QR, który zawiera skrót faktury i token awaryjny KSeF.
• musi zostać przesłana do KSeF w ciągu:
• 7 dni kalendarzowych od ustania awarii systemu KSeF (jeśli awaria była po stronie KSeF),
• 1 dnia (24 godzin) od wystawienia faktury (jeśli problem techniczny był po stronie podatnika).

Jeśli wiec KSeF nie działa, podatnik wystawia fakturę w trybie awaryjnym, drukuje ją do PDF z kodem QR i przesyła nabywcy. Po ustaniu awarii faktura jest przesyłana do KSeF.

Tryb „offline24” natomiast to nowa możliwość wprowadzona w KSeF 2.0, która pozwala na wystawianie faktur poza systemem KSeF w sposób bardziej elastyczny, niezależnie od awarii systemu. Umożliwia on wystawienie faktury w sytuacjach, gdy podatnik nie ma dostępu do KSeF, np. z powodu braku numeru NIP kontrahenta (np. dla podmiotów zagranicznych) lub innych trudności technicznych.

Faktura wystawiona w trybie „offline24”  musi zostać przesłana do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu. W polu P_1 (data wystawienia) podatnik wskazuje datę faktycznego wystawienia faktury, a system KSeF uznaje tę datę jako datę wystawienia, nawet jeśli faktura zostanie przesłana później. Np. Podatnik wystawia fakturę 1 lutego 2026 r. w trybie „offline24” i przesyła ją do KSeF 2 lutego 2026 r. System KSeF uznaje datę wystawienia jako 1 lutego 2026 r., zgodnie z datą wskazaną w polu P_1.

Podsumowując, tryb „offline24” jest bardziej elastyczny i pozwala na wystawianie faktur poza KSeF bez konieczności wystąpienia awarii, natomiast tryb „offline” jest ściśle związany z sytuacjami awaryjnymi.

Nie, tryb „offline24” nie jest przeznaczony do ciągłego stosowania jako standardowy sposób wystawiania faktur. Jest to tryb awaryjny, który umożliwia podatnikowi wystawienie faktury poza systemem KSeF w określonych sytuacjach, takich jak brak dostępu do systemu w danym momencie.

Kluczowe zasady dotyczące trybu „offline24”:

1. Okazjonalne stosowanie: Tryb „offline24” jest przewidziany jako rozwiązanie na wypadek sytuacji, w których podatnik nie ma możliwości przesłania faktury do KSeF w momencie jej wystawienia. Nie jest to tryb, który można stosować jako standardową praktykę.
2. Obowiązek przesłania faktury do KSeF: Faktura wystawiona w trybie „offline24” musi zostać przesłana do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu. Oznacza to, że nie można odkładać przesyłania faktur do systemu na dłuższy czas.
3. Data wystawienia: W trybie „offline24” data wystawienia faktury (pole P_1) jest uznawana za datę faktycznego wystawienia, nawet jeśli faktura zostanie przesłana do KSeF później. Jednakże, aby zachować zgodność z przepisami, faktura musi być przesłana w terminie.

Domyślny tryb „online”: Z perspektywy systemu KSeF, domyślnym trybem pracy jest tryb „online”. Jeśli podatnik nie zadeklaruje trybu „offline”, system automatycznie zakłada, że faktura jest wystawiana w trybie „online”.

Tryb „offline24” jest przewidziany jako rozwiązanie wyjątkowe, a nie standardowe. Ciągłe stosowanie tego trybu mogłoby zostać uznane za naruszenie przepisów. System KSeF został zaprojektowany jako centralny rejestr faktur, a przepisy wymagają, aby faktury były przesyłane do KSeF w czasie rzeczywistym lub w określonych przypadkach w trybie awaryjnym. Nadużywanie trybu „offline24” mogłoby prowadzić do problemów z organami podatkowymi, które mogą uznać takie działanie za niezgodne z przepisami.

Potrzeba wprowadzenia trybu offline i trybu awaryjnego została zgłoszona w toku konsultacji społecznych. Regulacje w tym zakresie, opracowane przez Ministerstwo Finansów, zostały skonsultowane ze stroną społeczną. Dla wysyłki faktur online oraz dla wysyłki w trybie offline/awarii będą przewidziane odrębne rozwiązania techniczne przy ich wysyłce do KSeF. Ich szczegóły zostaną przedstawione w specyfikacji oprogramowania interfejsowego KSeF. Różne terminy dosłania do KSeF, faktur wystawionych w tych trybach, wynikają ze specyfiki zaistniałych okoliczności.

Faktury wystawione w trybie awaryjnym (zgodnie z art. 106nf ust. 1 ustawy) przesyła się do KSeF w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF. Faktury wystawione w trybie offline (zgodnie z art. 106nf ust. 1 ustawy) przesyła się do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu:

1) zakończenia okresu niedostępności KSeF,
2) ich wystawienia – w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF.

Tak, jest przewidziana redundancja systemu na wypadek jej awarii. System będzie działał 24/7/365 (24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu i 365 dni w roku). Planowane jest wdrożenie niezależnego serwisu informującego o awarii.

Datą wystawienia faktury będzie data jej wystawienia w systemie dostawcy (data z pola P_1 struktury logicznej e-Faktury).

System KSeF działa w dwóch trybach – online i offline.

Tryb online to podstawowy sposób pracy systemu – faktury są wystawiane i przesyłane do KSeF w czasie rzeczywistym, a po pozytywnej weryfikacji od razu uzyskują numer identyfikacyjny KSeF.

Tryb offline to rozwiązanie awaryjne, które obejmuje trzy szczególne procedury:

• offline24 – pozwala wystawić fakturę bez połączenia z KSeF (np. przy braku internetu). Wystawioną fakturę należy przesłać do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego.
• tryb offline (serwisowy) – stosowany, gdy Ministerstwo Finansów prowadzi planowane prace techniczne i system jest czasowo niedostępny. Wtedy faktury należy dosłać do KSeF dzień po zakończeniu przerwy.
• tryb awaryjny – uruchamiany, gdy wystąpi awaria systemu KSeF, potwierdzona komunikatem w BIP MF oraz w aplikacjach interfejsowych. W takim przypadku faktury można przesłać do 7 dni roboczych po usunięciu awarii.

Niezależnie od trybu, kluczową zasadą jest to, że każda wystawiona faktura musi ostatecznie trafić do systemu KSeF.

Niedostępność KSeF to w szczególności planowane prace serwisowe systemu ogłaszane przez MF. Prace te najczęściej będą odbywać się nocą albo w godzinach najmniej uciążliwych. W tym czasie podatnicy mogą wystawiać faktury offline i później je dosyłać.

Kod QR to specjalny znak graficzny umieszczany na wizualizacji faktury. Pozwala w prosty sposób sprawdzić czy dokument znajduje się w systemie, a po wpisaniu dodatkowych danych pobrać go z KSeF.

Faktury wystawione online i faktury wystawione w trybie offline (już dosłane do KSeF) mają kod QR z napisem w postaci numeru KSeF.

Faktury wystawione offline, ale jeszcze nie dosłane do KSeF, mają dwa kody QR. Pierwszy z napisem „OFFLINE” zapewnia dostęp do tej faktury i weryfikację danych z faktury, a drugi kod QR z napisem „CERTYFIKAT”, umożliwia weryfikację tożsamości wystawcy.

Na takiej fakturze muszą być dwa kody QR:

• pierwszy kod QR pozwala zweryfikować dane faktury i zapewnia dostęp do niej (pod nim widnieje napis „OFFLINE”),
• drugi kod QR służy do potwierdzenia tożsamości wystawcy faktury (pod nim widnieje napis „CERTYFIKAT”). Dwa kody są konieczne, bo w tym momencie faktura jeszcze nie ma nadanego numeru KSeF, więc trzeba potwierdzić zarówno jej dane, jak i osobę lub podmiot, która ją wystawiła.

W takiej sytuacji na wizualizacji faktury wystarczy zawrzeć jeden kod QR – taki sam jak w fakturze online. Ten kod pozwala sprawdzić dane i uzyskać dostęp do faktury w systemie, a pod nim znajduje się numer KSeF. Drugi kod (z napisem „CERTYFIKAT”) nie jest już potrzebny, bo faktura została przyjęta przez system i został jej już nadany numer KSeF.