W celu rozpoczęcia numeracji faktur od „1” należy wejść w zakładkę: Księgi > Fakturowanie Następnie…
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur — czym jest i od kiedy obowiązuje? Powrót
2023-07-28
Z jednej strony przedsiębiorcy utyskują na liczne formalności związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Z drugiej jednak w ostatnich latach wprowadza się coraz więcej usług cyfrowych, które mają jeden cel: usprawnienie współpracy na linii przedsiębiorca-przedsiębiorca oraz przedsiębiorca-Państwo. Jednym z takich rozwiązań jest KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur.
Jak i kiedy przygotować się na KSeF? KSeF – dla kogo obowiązkowy?
Krajowy System e-Faktur — czym jest i od kiedy obowiązuje
Krajowy System e-Faktur jest dobrym dowodem na to, że dokumenty księgowe w formie papierowej, w coraz większym stopniu stają się reliktem przeszłości.
KSeF to stworzona przez Państwo infrastruktura cyfrowa, którą można wykorzystywać w celu:
- wystawiania,
- otrzymywania,
- przechowywania
faktur w formie elektronicznej.
Ważne!
Według obecnych zasad faktury w systemie KSeF będą przechowywane przez 10 lat. Ten dziesięcioletni okres jest liczony od zakończenia roku, w którym została wystawiona dana faktura.
Obowiązkowe e-fakturowanie w ramach KSeF – od kiedy?
Obecnie, tzn. w 2023 roku, Krajowy System e-Faktur jest JESZCZE rozwiązaniem o dobrowolnym charakterze. Słowo „JESZCZE” odgrywa tu kluczową rolę, ponieważ KSeF jest dobrowolny od momentu wprowadzenia go w dniu 1 stycznia 2022 r.
Zgodnie z planami rządowymi taki stan rzeczy zostanie zmieniony. Co więcej, ma się to stać dość szybko, ponieważ już na lipiec 2024 r. planuje się wprowadzić – dla vatowców – powszechny obowiązek przesyłania faktur z użyciem KSeF. Od 2025 r. będą nim objęte także firmy zwolnione z VAT.
KSeF nie oznacza zastąpienia programów księgowych (w tym np. SKP® Firma/Biuro pozwalającej na prowadzenie PKPiR lub ewidencji ryczałtowej), z których na co dzień korzysta się podczas prowadzenia biznesu.
Wręcz przeciwnie – Krajowy System e-Faktur to uzupełnienie księgowości w działalności gospodarczej. Ma on za zadanie usprawnić obieg faktur, podczas gdy ewidencja księgowa wciąż będzie prowadzona np. przez takie systemy jak SKP® Firma/Biuro – z pomocą tego oprogramowania można prowadzić księgowość firm z sektora MSP, a także organizować pracę biur rachunkowych.
Jeśli chcesz, jako przedsiębiorca już teraz przystąpić do KSeF (jak się dowiesz z naszego tekstu, w przyszłości będzie to obowiązkowe), będziesz mógł to zrobić przez udostępnioną przez Ministerstwo Finansów platformę cyfrową.
Program księgowy SKP® zostanie uzupełniony o tą funkcjonalność w wersji na rok 2024.
KSeF — dla kogo jest przeznaczone to rozwiązanie?
Według obecnych przepisów do korzystania z usługi w ramach Krajowego Systemu e-Faktur uprawnieni są ci przedsiębiorcy, którzy są:
- zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT,
- zwolnieni z podatku od towarów i usług (zwolnienie podmiotowe lub przedmiotowe),
- zidentyfikowani jako podatnicy w ramach szczególnej procedury unijnej OSS.
Jakie są plusy korzystania z KSeF?
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur oznacza dla podatnika m.in. takie korzyści jak:
- możliwość skrócenia terminu zwrotu nadwyżki podatku VAT z 60 do 40 dni (o ile zostanie spełniony szereg warunków),
- bezpieczeństwo faktur – dzięki KSeF nie musisz już obawiać się ich zniszczenia lub zagubienia, co wbrew pozorom nie jest tak rzadkim problemem w przypadku dokumentów papierowych, jak mogłoby się wydawać. Tym samym, zniknie konieczność wystawiania duplikatów faktur,
- brak konieczności sporządzania JPK_FA,
- brak obawy o to, że dokument nie dotrze do odbiorcy – wiedza na ten temat może być cenna np. podczas windykacji nieopłaconej faktury.
Jak wystawiać faktury ustrukturyzowane KSeF?
Faktury ustrukturyzowane zgodne z KSeF można wystawiać na 2 sposoby, to znaczy poprzez:
- komercyjny program księgowy, z którego korzystasz na co dzień (jednym z nich jest SKP® Firma/Biuro, który zostanie uzupełniony o tę funkcjonalność w wersji na rok 2024),
- udostępnioną przez Ministerstwo Finansów platformę cyfrową.
Faktury ustrukturyzowane KSeF są dokumentami, które zapisuje się i przetwarza w formacie .xml. Taki sam format stosuje się w przypadku Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK) na cele związane z VAT. Jeśli zatem jesteś księgowym lub przedsiębiorcą zainteresowanym tym, jak funkcjonuje księgowość w firmie, zapewne wiesz, na czym to polega.
Struktura tych plików została opublikowana w ramach Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. Dane te są dostępne na platformie ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej).
KSeF a faktury korygujące
Tak, możliwe jest wystawianie korekt w KSeF. Co ciekawe, wciąż jeszcze nie przewidziano możliwości sporządzania not korygujących w Krajowym Systemie e-Faktur. Podobnie przedstawia się sytuacja, jeśli chodzi o pro formy.
Jak i kiedy przygotować się na KSeF? Garść praktycznych porad
Przestawienie rozliczeń księgowych na Krajowy System e-Faktur nie jest zadaniem przekraczającym możliwości przedsiębiorców. Mimo to trzeba pamiętać o kilku potencjalnych problemach – z naszego doświadczenia oraz przewidywań wynika, że warto zwrócić uwagę m.in. na takie kwestie jak:
- (potencjalna) awaryjność systemu KSeF,
- nakłady na przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi KSeF,
- wystawianie faktur przez upoważnione do tego osoby.
(Potencjalna) awaryjność systemu KSeF
Wprawdzie nie zakładamy z góry, że Krajowy System e-Faktur będzie wadliwie działającym systemem, ale doświadczenie pokazuje nam, że nawet nowoczesne systemy mogą mieć czasowe awarie i problemy w działaniu. Nie inaczej jest w przypadku bankowości elektronicznej, w której szczególny nacisk kładzie się na bezpieczeństwo oraz jakość pracy systemów internetowych. Jeśli dodamy do tego fakt, że w 2024 roku nastąpi skokowy wręcz wzrost liczby korzystających z KSeF, obawy dotyczące problemów z działaniem tego systemu nie powinny nikogo zaskakiwać.
Jak ma zachować się przedsiębiorca, jeśli dojdzie do awarii usługi rządowej KSeF? W takiej sytuacji podatnik będzie zobowiązany wystawiać faktury w formacie XML. Tak sporządzone dokumenty powinny zostać dostarczone w sposób ustalony wcześniej z danym kontrahentem, a jeśli awaria zostanie już naprawiona – przekazane do Krajowego Systemu e-Faktur w ciągu 7 dni. Ten termin liczony od momentu przywrócenia sprawności KSeF jest szczególnie istotny, ponieważ za jego przekroczenie przez podatnika mogą grozić sankcje (kary finansowe).
Jeśli do awarii systemu dojdzie po stronie podatnika, wystawienie faktur poza KSeF również jest możliwe. Oczywiście, dokument powinien zostać przekazany do systemu po uporaniu się z problemem technicznym.
Nakłady na szkolenia
KSeF nie jest szczególnie skomplikowanym systemem. Nie mógłby taki być, ponieważ jego istotą ma być powszechne wykorzystanie przez przedsiębiorców. Mimo to trzeba mieć na uwadze, że konieczne mogą okazać się szkolenia dla pracowników działów finansowo-księgowych. Dzięki temu będziemy w stanie uniknąć ewentualnych błędów, a w efekcie – również kar finansowych nakładanych przez organy podatkowe podczas kontroli.
W związku z tym przedsiębiorcy powinni z pewnym wyprzedzeniem zaplanować w swoich firmowych budżetach wydatki na szkolenia w zakresie KSeF.
Wystawianie faktur przez osoby upoważnione
Faktury ustrukturyzowane KSeF będą mogły być wystawiane jedynie przez osoby, które zostały do tego upoważnione. A zatem, jeśli zastanawiasz się, jak przygotować się do KSeF w firmie, musisz brać pod uwagę proces decyzyjny w przedsiębiorstwie (dotyczy to w szczególności spółek, w których struktura organizacyjna jest bardziej rozbudowana).
Jak i kiedy przygotować się na KSeF? Podsumowanie
Obowiązek stosowania KSeF przez przedsiębiorców zbliża się wielkimi krokami. W związku z tym warto zacząć przygotowywać się do wdrożenia systemu w firmie. Dobrym pomysłem jest rozpoczęcie przygotowań (rozumie się przez to m.in. szkolenia dla pracowników księgowych) z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Jak wiadomo, biznes jest nieprzewidywalny, dlatego dobrym pomysłem jest wcześniejsze wykonanie zadania i uporanie się z ewentualnymi błędami oraz problemami.
Autor:
Emil Zelma
Specjalista ds. księgowości i controllingu
Publikacja: 28.07.2023 r.
