Wiedza i pomoc

Jednolity Plik Kontrolny VAT

Uwaga! Zwracamy uwagę, że przedstawione tu porady to jedynie instrukcja i należy ją dostosować do swoich potrzeb.

Pierwszą czynnością, jaką należy wykonać przed przystąpieniem do tworzenia pliku JPK_VAT, jest wprowadzenie danych dotyczących podatnika. Struktura pliku JPK wymaga podania pełnej nazwy Firmy i numeru NIP.
Dokonujemy tego przy zamkniętej firmie w punkcie Firma – Edycja

Dla przyspieszenia edycji tych danych można skorzystać z opcji [Przepisz z danych powyżej], wówczas dane dla JPK zostaną przepisane.

Plik JPK_VAT można utworzyć dla konkretnej firmy lub masowo dla kilku jednocześnie.

 

Tworzenie i wysyłka pliku JPK dla konkretnej firmy

Plik JPK_VAT tworzony jest w zakładce Rejestry VAT – Opcje – JPK-VAT – Tworzenie

Następnie wybieramy miesiąc i określamy cel złożenia pliku:
• złożenie (w przypadku pierwszej wysyłki) lub
• korektę (gdy po raz kolejny wysyłany wcześniej przesłany plik).

Zwracamy uwagę, że w przypadku tworzenia korekty należy sprawdzić ostatni użyty i ręcznie wpisać numer korekty. Program nie kontroluje numeracji korekt.

Po określeniu miesiąca i celu złożenia pliku, otwiera się wówczas okno wysyłki, gdzie trafia utworzony w poprzednim kroku plik. Aby wysłać go należy najpierw zaznaczyć daną pozycje.

Przed wysłaniem, należy zweryfikować, czy w schemacie pliku zawarte są wszystkie transakcje danego okresu. Podglądu pliku JPK_VAT można dokonać poprzez opcje Pokaż.
Widok – Pokaż jako XML:
Ten sam plik pokazany w strukturze pliku XML z widocznymi znacznikami.

Schemat pliku JPK, jak już wspomnieliśmy wcześniej, jest analogiczny do deklaracji VAT-7/7K. I tutaj, podobnie jak w widoku: Zawartość pliku, znajdziemy czytelny nagłówek, listę dokumentów, a na końcu informacje o liczbie wierszy dotyczących sprzedaży oraz kwocie podatku należnego i/lub o liczbie wierszy dotyczących zakupów oraz kwocie podatku naliczonego:

Widok – Pokaż jako VAT-7:

Ponieważ deklaracja VAT-7 oraz plik JPK_VAT powinny wzajemnie sobie odpowiadać, możemy w tym widoku sprawdzić zbiorcze kwoty wynikające z pliku JPK z wcześniej sporządzoną deklaracją VAT-7.

W schemacie występują pola obowiązkowe, bez wypełnienia, których nie zostanie wysłany plik JPK. Będą to np. pola dotyczące nazwy i adresu kontrahenta oraz numeru NIP. W sytuacji, gdy takowy nie występuje, np. w przypadku sprzedaży kasy fiskalnej – należy we wszystkich tych polach wpisać brak.

Zwracamy, również uwagę, iż plik JPK musi zawierać dane historyczne, dlatego, gdy po zakończeniu danego miesiąca dokonujemy edycji danych adresowych kontrahenta, nie należy poprawiać wcześniejszego, a dodać drugiego kontrahenta o podobnej nazwie skróconej, np. PPHU PROJEKT II.

Po wstępnej weryfikacji utworzony plik JPK_VAT może zostać wysłany do urzędu wybierając opcje [Wyślij wybrane dokumenty do Urzędu].

Wysyłane dokumenty można podpisać za pomocą podpisu kwalifikowanego lub wykorzystując ePUAP.
– Przy wysyłce z podpisem kwalifikowanym pojawi się okno certyfikatu, gdzie postępujemy jak w przypadku standardowej wysyłki e-deklaracji.
– W przypadku podpisu z wykorzystaniem ePUAPu nastąpi przekierowanie do konta użytkownika na platformie ePUAP, gdzie można będzie podpisać dokument profilem zaufanym.
Po podpisaniu i wysyłce dokumentu na oknie głównym pojawi się data wysłania i numer referencyjny.

Ponownego uruchomienia okna wysyłki dokonujemy w punkcie Rejestr VAT – Opcje – JPK-VAT – Wysyłka :

Po wysłaniu pliku nie można zapomnieć o pobraniu UPO – Urzędowego Poświadczenia Odbioru za pomocą przycisku [Pobierz UPO]. Jeżeli dane nie zwierały błędów i wysyłka przebiegła prawidłowo pojawi się okno UPO.
Uwaga! Czas oczekiwania na UPO może trwać od kilku do nawet do kilkunastu godzin.

 

Masowe tworzenie i wysyłka pliku JPK

Opcja szczególnie przydatna dla użytkowników wersji biurowej, umożliwia bowiem jednoczesne utworzenie i wysłanie plików JPK_VAT z kilku firm jednocześnie.
Dla masowego utworzenia pliku JPK , służy funkcja JPK-fabryka, znajdująca się w punkcie System:

Po wybraniu tej opcji pojawi się okno, gdzie należy zaznaczyć wszystkie firmy, dla których ma zostać utworzony plik JPK [1. Wybierz firmy]. W tym celu można skorzystać z opcji [Zaznacz wszystkie], wówczas wszystkie dostępne na liście firmy zostaną uwzględnione w procesie tworzenia pliku.
Następnie w kroku 2. Należy wskazać rodzaj danych [2. Wybierz rodzaj danych]. Na chwilę obecną możliwe jest tworzenie wyłącznie pliku JPK_VAT! Określamy także miesiąc, którego ma dotyczyć plik JPK oraz cel wysyłki: złożenia lub korekta.
Plik JPK-VAT tworzony jest po wybraniu w kroku 3 opcji [3.Utwórz dokumenty].

Następnie można przejść od razu do okna e-wysyłki korzystając z przycisku [Przejdź do wysyłki JPK] lub zamknąć okno [Zamknij] i powrócić do wysyłki w terminie późniejszym.
Masowej wysyłki utworzonych plików JPK dla kilku firm jednocześnie dokonujemy poprzez wybór w Systemie – JPK wysyłka masowa.

Otwiera się wówczas okno wysyłki, gdzie trafia utworzony w poprzednim kroku plik. Aby wysłać je należy go najpierw zaznaczyć

Przed wysłaniem, należy zweryfikować, czy w schemacie pliku zawarte są wszystkie transakcje danego okresu. Podglądu pliku JPK_VAT można dokonać poprzez opcje Pokaż.
Schemat pliku JPK przypomina wysyłkę e-deklaracji, z pozoru może na pierwszy rzut oka wydawać się nieczytelny, jednakże jak się dokładnie przyjrzymy, zobaczymy, że wymienione tam pozycje odpowiadają dokładnie pozycjom deklaracji VAT-7/7K/7D:
Widok – Pokaż jako XML:
Ten sam plik pokazany w strukturze pliku XML z widocznymi znacznikami.

Schemat pliku JPK, jak już wspomnieliśmy wcześniej, jest analogiczny do deklaracji VAT-7/7K. I tutaj, podobnie jak w widoku: Zawartość pliku, znajdziemy czytelny nagłówek, listę dokumentów, a na końcu informacje o liczbie wierszy dotyczących sprzedaży oraz kwocie podatku należnego i/lub o liczbie wierszy dotyczących zakupów oraz kwocie podatku naliczonego:

Widok – Pokaż jako VAT-7:

Ponieważ deklaracja VAT-7 oraz plik JPK_VAT powinny wzajemnie sobie odpowiadać, możemy w tym widoku sprawdzić zbiorcze kwoty wynikające z pliku JPK z wcześniej sporządzoną deklaracją VAT-7.

Po wstępnej weryfikacji utworzone plik JPK_VAT mogą zostać wysłane do urzędu poprzez opcje [Wyślij wybrane dokumenty do Urzędu].
Na chwilę obecną możliwe jest podpisanie wyłącznie za pomocą podpisu kwalifikacyjnego. Choć jak zapewnia MF, pracują nad innymi możliwościami w tym zakresie.
Pojawi się wówczas okno certyfikatu, gdzie postępujemy jak w przypadku standardowej wysyłki e-deklaracji.
Na oknie głównym pojawi się wówczas data wysłania i numer referencyjny.
Po wysłaniu plików nie można zapomnieć o pobraniu UPO – Urzędowego Poświadczenia Odbioru za pomocą przycisku [Pobierz UPO] dla każdej firmy osobno. Jeżeli dane nie zwierały błędów i wysyłka przebiegła prawidłowo pojawi się okno UPO.
Uwaga! Czas oczekiwania na UPO może trwać od kilku do nawet do kilkunastu godzin.

Logo

FORMSOFT sp. z o.o. sp. k.
ul. Św. Antoniego 23
50-073 Wrocław

NIP: 897-180-29-53
KRS: 0000530554

Oddział:
ul. Chojnowska 76-78
59-220 Legnica

Biuro Obsługi Klienta
tel. 76 854-79-58
skp@formsoft.pl
pn-pt 8:00 - 16:00

Dział Handlowy
tel. 76 854 79 58
handlowy@formsoft.pl
pn-pt 8:00 - 16:00