Książka przychodów i rozchodów SKP Format posiada rekomendację Polskiego Towarzystwa Ekonomicznego

Księga przychodów i rozchodów to dopiero początek!

Jedyna na rynku oferta skrojona na miarę Twoich potrzeb! Stwórz swój własny zestaw modułów.
Teraz Ty decydujesz, jak będzie wyglądać mała księgowość
i program księgowy w Twojej firmie.

Drukuj

Zmiany w fakturowaniu w 2013 r.

Rok 2013 przyniósł istotne zmiany w fakturowaniu. Modyfikacje rozporządzeń Ministra Finansów, wchodzące od tej pory w życie, wprowadzają pewne uproszczenia przepisów, niektóre o charakterze fakultatywnym, inne obligatoryjnym.

Zmiany te miały na celu dostosowanie krajowych przepisów do zmian zawartych w dyrektywie Unii Europejskiej w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w zakresie fakturowania.

Sprawdźmy więc, w jakim zakresie zaszła konieczność wprowadzenia zmian do procesu wystawiania dokumentu potwierdzającego sprzedaż, w sytuacji, gdy faktury wystawiamy zarówno ręcznie, jak i przy użyciu programu komputerowego.

Zanim przejdziemy do szczegółowego omówienia różnic, zwróćmy uwagę na pewną nowość, a mianowicie:

Kto według nowych zasad jest uprawniony do wystawiania faktur?

Oczywiście, nadal zobligowani są do tego podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni czy dokonujący wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu, ale uprawnienia w tym zakresie zdobyli także ci zarejestrowani jako podatnicy VAT zwolnieni. Mają oni wybór: albo wystawiają rachunki jak dotychczas, albo stosując nowe zasady, dokumentują sprzedaż fakturą.

Kiedy należy wystawić fakturę?

W zasadzie zmianie nie uległy na razie terminy wystawienia faktur, dlatego nadal należy fakturę wystawić najpóźniej 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, a gdy świadczymy sprzedaż o charakterze ciągłym – od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Jednakże pojawiła się tu możliwość wystawienia zbiorczych faktur, w których zostaną udokumentowane transakcje wykonane w ciągu danego miesiąca kalendarzowego – wówczas faktura taka musi być wystawiona najpóźniej ostatniego dnia tego miesiąca. Natomiast dokonując wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów czy świadczenia usług z art. 28b, fakturę będziemy mogli wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wydano towar lub wykonano usługę.

Weźmy więc do ręki „nową” fakturę – przyjrzyjmy się zmienionym danym w niej zawartym i rozwiejmy tym samym wątpliwości, jakie nasunęły się nam z nowym rokiem.

Jakich elementów nie musimy już stosować na fakturze?

Po pierwsze – oznaczenie „faktura VAT” – słowo „VAT” przestaje być wymagane jako obowiązkowe wyrażenie (od tej pory to podatnik decyduje, czy chce owo wyrażenie stosować na dokumentach). Pomijając ten element, musimy mieć pewność, że faktura zawiera wszystkie pozostałe niezbędne komponenty. Pojawiają się tu więc pewne wątpliwości, czy otrzymując fakturę bez tego oznaczenia, mamy do czynienia z pełnoprawnym dokumentem, czy też np. nie otrzymaliśmy faktury pro forma. Zachowajmy ostrożność przy weryfikacji dokumentów bez tego oznaczenia.

Po drugie – nie ma już obowiązku stosowania na fakturze nadruku „oryginał/kopia”. Dokument należy wystawić w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazuje się nabywcy, a drugi pozostawia się w swojej dokumentacji.

Po trzecie – znika wymóg umieszczania na fakturze dokumentującej nabycie paliwa numeru rejestracyjnego pojazdu. Pamiętajmy jednak, że w takim przypadku będziemy musieli inaczej wykazać, że przysługuje nam prawo do odliczenia VAT z takiego dokumentu.

Po czwarte – mali podatnicy rozliczający się metodą kasową, z uwagi na zmianę momentu ujęcia VAT-u od faktur od nich otrzymanych, nie mają już obowiązku podawania terminu płatności. Niemniej dla własnych potrzeb prowadzonej kontroli rozrachunków, a jeszcze bardziej dla potrzeb podatku dochodowego w zakresie konieczności korekty niezapłaconych kosztów, informacja taka powinna być raczej stosowana.

Jakie nowe dane są z kolei wymagane?

Ważną zmianą jest zastąpienie oznaczenia dotychczasowej „daty sprzedaży” – „datą dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi”, o ile została określona i różni się od daty wystawienia faktury. Wiąże się to również z koniecznością zmian także w wyglądzie samego rejestru sprzedaży VAT.

Niektóre zmiany w oznaczeniach faktury dotyczą tylko wybranej grupy podatników – i tak:

  • podatnicy rozliczający VAT w szczegółowych procedurach marży stosują następujące oznaczenia, zastępujące dotychczasowe wyrażenie „faktura VAT marża”:
    • „procedura marży dla biura podróży”,
    • „procedura marży – towary używane”,
    • „procedura marży – dzieła sztuki”,
    • „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”;
  • mali podatnicy stosujący metodę kasową zamieniają dotychczasowe oznaczenie „faktura VAT – MP” na określenie „metoda kasowa”;
  • wystawiający faktury w imieniu i na rzecz innego podatnika (np. przedstawiciela podatkowego lub przez samego nabywcę towarów i usług, o ile strony uzgodniły wspólnie procedurę zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego tej czynności) – musi zawrzeć na fakturze wyrażenie „samofakturowanie”;
  • natomiast faktura stwierdzająca dokonanie dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których podatek rozlicza sam nabywca towarów lub usługi – obowiązkowo podsiada oznaczenie „odwrotne obciążenie”.

Czy i kiedy stosować fakturę uproszczoną?

Najistotniejszą zmianą jest wprowadzenie możliwości wystawienia tzw. faktury uproszczonej, w sytuacji, gdy kwota faktury nie przekracza 450 zł lub 100 euro. Dokument taki musi zawierać co najmniej takie dane, jak:

  • data wystawienia, jak i zakończenia dostawy/wykonania usługi,
  • dane identyfikacyjne sprzedawcy,
  • numer identyfikacyjny dla podatku nabywcy,
  • nazwa (rodzaj) dostarczanych towarów lub wykonanych usług,
  • kwota wszystkich rabatów,
  • kwota należności ogółem,
  • należny VAT lub dane potrzebne do jego ustalenia.

Zbędne stają się więc: określenie nabywcy poprzez jego imię, nazwisko, nazwę, adres (ważny jest tylko NIP), miara, ilość towarów i zakres dostarczanych usług, cena jednostkowa netto, wartość sprzedaży netto i jej suma, a nawet same stawki podatku czy kwoty podatku od tej sumy, z podziałem na stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną, pod warunkiem jednak, że zawiera ona dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku (jego wartość). Niemniej podawanie tych ostatnich znacznie ułatwia pracę osób księgujących, które w sytuacji otrzymania takiej faktury same muszą określić dla poszczególnych stawek kwotę podatku. Dokonanie stosownych przeliczeń metodą „w stu” wartości netto i kwoty podatku, które przecież precyzyjnie trzeba wykazać na deklaracji VAT-7/7K/7D, wymagało poświęcenia dodatkowego czasu na czynności księgowania i zachowania szczególnej ostrożności. Warto, by w takiej sytuacji podawać jednak takie dane.

Przepisy nie wymuszają również specjalnego oznaczania tego typu dokumentów, np. poprzez stosowanie wyrażenia „faktura uproszczona”. Mogą wystawiać ją wszyscy podatnicy, nie wymaga żadnych zgłoszeń do urzędów czy też powiadomień kontrahenta, a to, czy sprzedawca zastosuje taką formę, czy zwykłą fakturę, zależy wyłącznie od niego, a nie od nabywcy.

Nie wszystkie jednak czynności podlegające opodatkowaniu będą mogły być nią dokumentowane – nie wystawimy jej w takiej formie m.in.:

  • przy sprzedaży wysyłkowej z i na terytorium kraju,
  • przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów (w odróżnieniu od eksportu towarów),
  • w przypadku, gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, a osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługobiorca,
  • przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (co wydaje się dość dziwne, bo właśnie im najmniej zależy na podawaniu danych i nie potrzebują też tak szczegółowego dokumentu).

A co z fakturą wewnętrzną – stosować czy nie?

Nie została również zlikwidowana całkowicie faktura wewnętrzna. Nie ma co prawda już obowiązku jej stosowania, ale jednocześnie nie zabrania się jej wystawiania w przypadku, gdy chcemy kontynuować dotychczasowe zasady wystawiania dokumentów wewnętrznych dla celów księgowych, m.in. przy takich typach transakcji, jak:

  • wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,
  • świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca,
  • dostawa towarów, dla których podatnikiem jest nabywca.

Czy zmieniają się zasady korygowania faktur?

W zasadzie nie ulegną zmianie zasady wystawiania faktur korygujących. Ograniczeniu podległy jedynie dane wymagane do zamieszczenia na niej. Zrezygnowano z obowiązku wykazywania obok prawidłowej treści korygowanych pozycji także pozycji i kwot wykazanych błędnie. Nie oznacza to jednak, że takowych nie można umieszczać na fakturze.

Zachowano również możliwość wystawienia noty korygującej, aczkolwiek i tu zaszła pewna zmiana, a mianowicie dokument ten nie musi być już wysyłany w formie papierowej do odbiorcy w dwóch egzemplarzach w celu zaakceptowania jego treści. Akceptacja co prawda jest nadal wymagana, ale jej sposób zależy już od uzgodnień obu stron i każdy jej rodzaj jest dopuszczalny.

Po jakim kursie przeliczyć kwoty na fakturze?

Dotychczas, gdy faktura była wystawiona w obcej walucie, do określenia kwoty podstawy opodatkowania przeliczenia na złote były dokonywane według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego.

Od 1 stycznia 2013 r. podatnik ma wybór sposobu przeliczania tych kwot na złote, ale według stosowanego dotychczas kursu lub według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego.

W sytuacji, gdy podatnik wystawi fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, przeliczenia na złote dokona się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury (i odpowiednio ostatni kurs wymiany opublikowany przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień wystawienia faktury).

A co z nowym obowiązkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury?

Autentyczność pochodzenia faktury – i to wystawionej w formie zarówno papierowej, jak i elektronicznej – to zachowanie pewności tożsamości wystawcy faktury czy też dostawcy towaru. Natomiast integralność jej treści to potwierdzenie, że dane w niej zawarte nie zostały na niej zmienione. Ważne, by obowiązki te były zapewnione już od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu jej przechowywania, a jakimi metodami to zostanie osiągnięte – pozostawiono w gestii podatnika.

Jedną z takich możliwości jest dowolna kontrola biznesowa mająca zapewnić wiarygodną ścieżkę audytu między zamówieniem, fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Zarówno nabywca, jak i sprzedawca powinni więc dać zapewnienie, że wszelkie dane zawarte na fakturze dokładnie obrazują wykonaną dostawę towarów lub świadczenie usług.

Interpretacja wyrażenia kontrola biznesowa może być szeroka, a to właściciel czy zarząd decyduje o wyborze drogi realizacji tego procesu. Może ona np. przybrać formę zestawienia stanowiącego udokumentowanie całego przebiegu transakcji, z którego poznamy jego drogę od zamówienia, poprzez umowy, wystawienie dokumentów magazynowych, faktur/rachunków potwierdzających sprzedaż, dokumenty transportowe, rozliczenia płatności, aż po ujęcie dokumentu źródłowego w ewidencji księgowej, wystawione do niej korekty czy wezwania do zapłaty. A wszystko ma służyć skontrolowaniu, że dostawa faktycznie miała miejsce.

Czy pomocne byłoby spisanie regulaminu fakturowania, w którym opiszemy przebieg całego procesu wystawienia tego dokumentu poświadczającego sprzedaż? Pewnie tak, o ile nie będzie to tylko dodatkowy i niestosowany dokument spisany jedynie dla zasady, po to, by był. Ważne jest, by te opracowane zasady wystawiania faktur i sposobu postępowania z nimi wdrażać w życie i stosować jednolite procedury, tak by w razie kontroli z urzędu skarbowego móc udowodnić, że dana faktura została wystawiona wyłącznie przez nas.

Integralność i autentyczność pochodzenia ma szczególne znaczenie w przypadku faktur elektronicznych dostarczanych bez podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych, a wysyłanych w formacie nieedytowalnego pliku PDF, który od tej pory po zapewnieniu obowiązku opisanego wyżej jest uznawany za e-fakturę. Przypomnijmy również, że zniesiono obowiązek pisemnej akceptacji chęci otrzymania takowych faktur: obecnie taką zgodę można uzyskać w każdej formie; ustawodawca poszedł nawet dalej – w tym zakresie obowiązuje tak zwana zgoda domniemana i dopóki nie otrzymamy sprzeciwu, możemy takową stosować, a np. zapłata za fakturę tak otrzymaną stanowi już jej akceptację.

I tak oto omówiliśmy najważniejsze zmiany mogące mieć wpływ na konieczność dostosowania używanych programów fakturujących do nowych warunków. Zmiany może nie rewolucyjne, ale z jednej strony mające ułatwić życie podatnikowi, z drugiej zaś dostosowujące w tym zakresie prawo krajowe do unijnego. Nie będzie to jednak koniec nowości, gdyż rok 2014 przyniesie najprawdopodobniej kolejne modyfikacje, z których najważniejszą ma być to, że status prawny faktury będzie generowała wówczas sama ustawa o VAT, a nie jak do tej pory rozporządzenie.

Podstawa prawna:

  1. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług (Dz.U. poz. 1428);
  2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. poz. 1528);
  3. Ustawa z dnia 16 listopada 2012 r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce (Dz.U. poz. 1342).

Autor:
Ewelina Mandziuk
Specjalista ds. finansów

Drukuj