Samochód w firmie – cz. 2

W odpowiedzi na pojawiające się zapytania odnośnie uszczegółowienia pewnych aspektów poprzedniego artykułu kontynuujemy ten temat, by rozwiać pojawiające się wątpliwości.

Pojazdy samochodowe

Rozpocznijmy od uszczegółowienia pojęcia pojazdu samochodowego w aspekcie zmian w zakresie odliczenia podatku VAT, jakie zaszły po 1 kwietnia 2014. Pojazdami samochodowymi są pojazdy silnikowe, których konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h, czyli m.in.: motocykle, quady, samochody osobowe, samochody ciężarowe, samochody specjalne. Mamy więc tu w świetle przedmiotowych zmian do czynienia z pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 ton, których konstrukcja sprawia, że co do zasady wykorzystywane będą nie tylko do celów firmowych ale i do prywatnych. I takich właśnie pojazdów dotyczy ograniczone prawo odliczenia podatku VAT do wysokości 50% jego wysokości. I nie ma tu znaczenia, czy dany pojazd jest własnością podatnika, czy też będzie on użytkowany na podstawie najmu, dzierżawy, czy leasingu, ważne jest jego przeznaczenie, a właściwie sposób wykorzystania. Pełne odliczenie przysługuje tylko w odniesieniu do wydatków związanych z pojazdami wykorzystywanymi wyłącznie do działalności gospodarczej, a także takich, których konstrukcja wskazuje, iż służyć będą do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą (tj. autobusów). Pamiętajmy, iż w pierwszym przypadku należy prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu, potwierdzającą wykorzystanie go wyłącznie do celów biznesowych. Istnieje też grupa samochodów zwolniona z tego obowiązku, gdyż przyjęto, iż służą one wyłącznie w działalności gospodarczej, a jeżeli nawet będą one wykorzystywane do celów prywatnych, to użycie to nie jest istotne. Do tej grupy pojazdów zalicza się:

Pojazdy specjalne

Nie przez przypadek, czy pomyłkę teraz jak i w poprzednim artykule zostały wymienione takie pojazdy jak: pojazd pogrzebowy i bankowóz typu A i B. Choć nie pojawiają się one w ustawie o VAT, to jej art. 86a ust.9 pkt pkt 3 nie wyczerpuje do końca katalogu pojazdów uznawanych za specjalne. Bowiem ust.16 tegoż artykułu mówi o tym, iż Minister Finansów może w drodze rozporządzenia określić inne pojazdy samochodowe wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej. I tak Rozporządzenie z dnia 27 marca 2014 r. w sprawie pojazdów samochodowych uznawanych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika kwalifikuje do tej grupy także pojazdy pogrzebowe i bankowozy, ale tylko te typu A i B. Rozporządzenie to także określa dodatkowe warunki, jakie muszą spełnić te pojazdy - ich dopuszczalna masa całkowita musi być większa niż 3 tony. Konieczne jest także wykonanie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów i wydanie zaświadczenia oraz dowód rejestracyjny z właściwą adnotacją o spełnieniu tych wymagań lub też dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym – w przypadku pojazdów specjalnych.

Dodatkowe badanie techniczne oraz zaświadczenia wydane przed dniem 1 kwietnia 2014 r.

Jak już wyżej wspomniano zmienił się katalog pojazdów, co do których stwierdzenie spełnienia technicznych warunków dokonywane było na podstawie dodatkowego badania technicznego, w związku z czym zaświadczenia takie wydane do dnia 31 marca 2014 r. tracą swoją moc. Pamiętajmy o konieczności przeprowadzenie kolejnego dodatkowego badania technicznego i to w terminie najbliższego obowiązkowego okresowego badania technicznego, ale nie później niż przed upływem 3 miesięcy od dnia wejścia w życie przedmiotowej ustawy (czyli przed 1 lipca 2014 r.). Jeżeli w tym czasie dojdzie do sprzedaży takiego pojazdu, wówczas to dodatkowe badanie powinno być przeprowadzone nie później niż przed dniem dokonania sprzedaży. Od tej zasady istnieje jednak pewien wyjątek zaświadczenia wydane przed dniem 1 kwietnia 2014 r. dla pojazdów samochodowych mających jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowanych na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van, zachowują swoją ważność, pod warunkiem, że w pojazdach tych nie wprowadzono żadnych zmian, które wpłynęłyby na uwarunkowania techniczne uprawniające do pełnego odliczenia podatku VAT.

Na koniec kilka rzeczy, o których należy pamiętać:

W przypadku użytku mieszanego nie odliczysz jeszcze VATu od paliw.

Decydując się na użytkownie samochodu osobowego, czy też innych niż osobowe pojazdów samochodowych, w których liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi odpowiednio:

zarówno do celów działalności gospodarczej jak i prywatnej, do dnia 30 czerwca 2015 r. stosuje się całkowity zakaz odliczenia VAT od nabywanych paliw wykorzystywanych do napędu

Niezłożenie VATu 26 w przypadku pełnego odliczenia podatku naliczonego lub nierzetelnie prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu podlega karze.

Jeżeli zdecydujesz się na pełne odliczenie VATu zadbaj o to, by złożyć na czas informację o pojazdach wykorzystywanych wyłącznie do działalności, czyli przypomnijmy w terminie 7 dni po pierwszym wydatku. Jeżeli nie złożysz jej w ogóle, a skorzystasz z pełnego odliczenia lub dokonasz tego po terminie, czy też złożysz informację nieprawdziwą, możesz zostać ukaranym grzywną nawet do 720 stawek dziennych. Karze tej podlegać będziesz w przypadku wadliwości prowadzonej ewidencji, np. w przypadku niepełnych zapisów, nie wykazywania informacji, uznanych ustawą za konieczne, niezgodności w zakresie stanu licznika ze stanem rzeczywistym. Będzie to uznane za niespełnienie podstawowego warunku uprawniających uznanie pojazdu za wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej. Co w konsekwencji może powodować konieczność skorygowania wszystkich wydatków ponoszonych od początku używania tego pojazdu. Program komputerowy umożliwiający prowadzenie takiej ewidencji, nie zwolni nas co prawda z odpowiedzialności za prawidłowość dokonanych w niej wpisów, ale zadba przynajmniej o umieszczenie w niej wszystkich niezbędnych elementów takiego zestawienia. Zadbaj więc o aktualizacje programu komputerowego w tym zakresie.

Ustawodawca wyklucza możliwości wykorzystywania do celów prywatnych samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych.

Jeżeli używasz samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych także do celów prywatnych będziesz musiał wykreślić go z ewidencji środków trwałych i skorygować dokonane odpisy amortyzacyjne. Tylko bowiem wydatki w odniesieniu do składników majątku wykorzystywanych dla celów prowadzonej działalności gospodarczej mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.

Pamiętaj, też że, takie użytkowanie do celów prywatnych pojazdu w stosunku, do którego stosujesz pełne odliczenie podatku VAT, zarówno przez Ciebie jak i Twoich pracowników, stanowić będzie świadczenie usług podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT!

Pamiętaj o możliwość zaliczenia nieodliczonej części VATu do kosztów uzyskania przychodu!

50% podatku VAT , które zgodnie z nowymi przepisami nie będziesz mógł odliczyć będzie stanowić koszt uzyskania przychodu. Upewnij się wiec, że twój program komputery umożliwi ci takie księgowanie. W programie Super Księga Podatkowa istnieje możliwość automatycznego ujęcia takiego dokumenty w odpowiednich proporcjach podatku VAT do ewidencji VAT i książki przychodów i rozchodów za pomocą jednego księgowania. Wystarczy odpowiednio skonfigurować konto. Więcej na ten temat w Poradach Specjalistycznych.

Autor:
Ewelina Mandziuk
Specjalista ds. finansów
Data publikacji: 22.05.2014