Zmiany w deklaracjach płacowych w 2015 r.

Wraz z nadejściem roku 2015 r. płatnik rozliczający podatek dochodowy za swoich pracowników musi przygotować się na zmiany. Ministerstwo Finansów przygotowało dla niektórych pewne utrudnienia, ale też i pewne ułatwienia w przesyle deklaracji. Omówmy więc, co nowego przeniósł nam nowy rok.

Nowe wzory deklaracji
Jeżeli w roku 2015 będziesz zobligowany wystawić pracownikowi PIT-11, wiedz, że będziesz musiał to zrobić na nowym druku. Informacje o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy za rok 2014 musiałeś do tej pory składać na wzorze nr 21, natomiast te uzyskane w roku 2015 należy wykazać na wzorze nr 22. Nowością jest oznaczenie rodzaju obowiązku podatkowego, do wyboru mamy ograniczony i nieograniczony obowiązek podatkowy.

Rezydenci podatkowi, czyli obywatele polscy oraz cudzoziemcy posiadający statut rezydenta, mają nieograniczony obowiązek podatkowy. Całość ich dochodów podlega obowiązkowi podatkowemu, bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów.

Jeśli zaś zatrudniony w Polsce cudzoziemiec nie ma statusu rezydenta, dotyczy go ograniczony obowiązek podatkowy. Podlega on obowiązkowemu opodatkowaniu dochodów pochodzących tylko od przychodów osiąganych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Wówczas na deklaracji PIT-11 należy podać zagraniczny numer identyfikacji podatnika, rodzaj numeru identyfikacyjnego i kraj jego wydania. Rodzajem dokumentu może być numer identyfikacyjny TIN, numer ubezpieczeniowy, paszportu, urzędowy dokument stwierdzający tożsamość, inny rodzaj identyfikacji podatkowej, czy też inny dokument potwierdzający tożsamość.

Zmianie w stosunku do roku ubiegłego również uległa deklaracja PIT-8AR. Od 1 stycznia 2015 pobrany w tym roku zryczałtowany podatek dochodowy umieścisz na deklaracji o numerze 5, a nie 4. Nie zmienił się na razie wzór deklaracji PIT-4R i nadal obowiązuje druk nr 5.

Sposoby składania deklaracji
Najważniejszą nowością roku 2015 jest zobligowanie płatników rozliczających powyżej 5 pracowników, do wyłącznie elektronicznej wysyłki zeznań do urzędów skarbowych. Natomiast rozliczając firmę, w których stan zatrudnienia jest mniejszy niż 5 osób, mamy wybór między wysyłką tradycyjną, papierową, a całkowicie elektroniczną. Posiadany program płacowy musi więc posiadać opcję e-deklaracji, co znacznie ułatwi i przyspieszy pracę w zakresie czynności kadrowych. Nie trzeba będzie bowiem sumować i przepisywać danych płacowych do poszczególnych zeznań, a pozwoli automatycznie wygenerować odpowiednie zeznanie z możliwością internetowej wysyłki.

Z podpisem czy bez?
Dla niektórych firm, czy biur rachunkowych nie będzie to zapewne nic nowego, o ile oczywiście posiadały wcześniej podpis kwalifikowany i stosowały taki sposób dostarczenia deklaracji. Niemniej jednak wszyscy ci, którzy do tej pory doręczali zeznania pocztą lub osobiście do swoich urzędów skarbowych, muszą przestawić się na system e-deklaracji. Może to się wiązać zakupem podpisu elektronicznego. Odbywa się to za pomocą podłączenia i zainstalowania urządzenia do obsługi kwalifikowanego podpisu elektronicznego – tzw. czytnik kart kryptograficznych z zainstalowanymi sterownikami w systemie operacyjnym.

Nie oznacza to jednak, iż wszyscy będą zmuszeni do zakupu certyfikatów. Można skorzystać z opcji dostępnej do tej pory tylko dla zeznań rocznych oraz deklaracji VAT 7/7K/7D. Jest to weryfikacja danymi autoryzującymi, którymi są: imię, nazwisko, data urodzenia, NIP oraz kwota przychodu wskazana w zeznaniu lub rocznym obliczeniu podatku za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok, w którym są składane deklaracje. W sytuacji, gdy nie zostało złożone żadne z zeznań lub rocznych obliczeń podatku należy podać wartość "0" (zero).

Gdzie odnaleźć tę kwotę? Dla zeznań składanych w roku 2015 będzie to kwota przychodów wynikających z zeznania rocznego za rok 2013, a w zależności jaką wówczas złożono deklarację kwota ta znajduje się odpowiednio:

Uwaga! Pamiętajmy, że w przypadku spółek, nie skorzystamy z opcji wysyłki bez podpisu. Tu wyłącznie należy zastosować podpis elektroniczny. Weryfikacja danymi autoryzujący możliwa jest wyłącznie dla osób fizycznych.

Zbiorcza wysyłka PIT-11
Ułatwieniem dla płatników, jakie w tym roku wprowadziło Ministerstwo Finansów, jest możliwość zbiorczej wysyłki PIT-11 za wielu pracowników jednocześnie. W programie SKP® opcja ta znajduje się w module: Płace i ZUS w części: PIT-11 w oknie: Opcje - E-deklaracje. Jest tam przycisk: Utwórz e-formularz zbiorczy.

Nadany numer referencyjny dotyczy całego dokumentu zbiorczego i wszystkich danych w sekcji wielopozycyjnej. Nadanie i pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) również następuje do całego zbiorczego dokumentu. Jeżeli wystąpi konieczność korekty, np. u jednego z podatników, wówczas korektę należy złożyć indywidualnie. Schematy e-deklaracji nie przewidują bowiem zbiorczej wysyłki korekt tych deklaracji. Należy pamięta o dołączeniu opisu przyczyn korekty na druku ORD-ZU.

Najczęstsze komunikaty przy wysyłce e-deklaracji
UPO jest poświadczeniem złożenia e-deklaracji. Dlatego po jej wysyłce należy skorzystać z funkcji: Pobierz Urzędowe Potwierdzenie Odbioru. Przy pobraniu UPO może zdarzyć się sytuacja, że pojawią się komunikaty o statusie wysłanej e-deklaracji. Są to informacje wysyłane z serwera ministerstwa finansów, a nie z programu SKP®. Omówimy kilka najczęściej pojawiających się komunikatów:

301 – Dokument w trakcie przetwarzania, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu
302 – Dokument wstępnie przetworzony, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu
303 – Dokument w trakcie weryfikacji podpisu, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu

Takie komunikaty nie są informacją o błędzie i nie powinny nas niepokoić. Oznaczają tylko, że wysłane zeznanie jest w trakcie weryfikacji i należy za jakiś czas ponowić próbę pobrania UPO. Zazwyczaj weryfikacja odbywa się natychmiast. Jednak w dniach, gdy składanych jest dużo dokumentów w formie elektronicznej, mogą zdarzyć się sytuacje, iż będziemy musieli zaczekać na weryfikację kilka godzin.

412 – Weryfikacja negatywna - niezgodność danych autoryzujących z danymi w dokumencie (np. niezgodność NIP, numeru PESEL, daty urodzenia, nazwiska, pierwszego imienia)
lub
414 – Weryfikacja negatywna - błąd w danych autoryzujących (np. błąd w nazwisku, pierwszym imieniu, dacie urodzenia, NIP, numerze PESEL, kwocie przychodu)
W przypadku wystąpienia któregoś z tych komunikatów, mamy do czynienia z błędnymi danymi identyfikacyjnymi. Dane podatnika są nieaktualne, bądź błędne, np. zamiast nazwiska zostało wpisane imię, popełniliśmy jakąś literówkę. Mogą też być poprawne, ale nie poinformowaliśmy o ich zmianie urzędu skarbowego. Inne przyczyny to także wskazanie niewłaściwego miejscowo urzędu skarbowego lub został podany dla pracownika pesel, a jego właściwy identyfikatorem podatkowym jest NIP. Najczęstszym jednak powodem odrzucenia deklaracji jest podanie niewłaściwej kwoty przychodu z roku poprzedniego, pomyliliśmy cyfry, zamiast przecinka wpisaliśmy kropkę lub zeznanie zostało w międzyczasie skorygowane.

401 – Weryfikacja negatywna - dokument niezgodny ze schematem xsd
Oznacza, iż przesłany dokument nie jest zgodny z opisującym go schematem xsd, najczęściej w treści komunikatu zostało określone, której pozycji dotyczy błąd, np. nie wypełnione zostało któreś z pozycji obowiązkowych, np. ulica, czy miejscowość, w pozycji kraj został wpisany skrót „RP” zamiast „Polska” lub zastosowano niewłaściwy format daty. Po sprawdzeniu błędu, który znajduje się w deklaracji, należy ponownie utworzyć nowy bieżący e-formularz i dokonać jego wysyłki.

402 - Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania deklaracji
Przed przystąpieniem do wysyłki e-deklaracji weryfikowanych podpisem kwalifikowanym, dla osoby wysyłającej e-deklaracje w imieniu firmy, należy złożyć do urzędu skarbowego na druku UPL-1 pełnomocnictwo, upoważnienie do podpisywania deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej w imieniu osoby trzeciej lub też spółki. Dotyczy to nie tylko biur rachunkowych, ale też etatowych księgowych, czy kadrowych w firmach.
Pojawienie się powyższego komunikatu świadczy, iż nie zostało ono złożone lub jest nieważne.

Uwaga! W przypadku wysyłki zbiorczej PIT-11 i PIT-40 należy pamiętać, iż wystąpienie błędu w którymkolwiek formularzu w dokumencie zbiorczym, oznacza konieczność wysyłania jeszcze raz całego dokumentu. Skutkuje on bowiem odrzuceniem go w całości i koniecznością poprawy oraz ponownej wysyłki.

403 - Dokument z niepoprawnym podpisem,
404 - Dokument z nieważnym certyfikatem lub
407 - Dokument z certyfikatem z nieprawidłową ścieżką
Komunikaty tego typu oznaczają problemy z podpisem kwalifikowanym. W każdym z tych przypadków należy skontaktować się z dostawcą e-podpisu. Jeżeli nie jest on unieważniony, nie minął okres jego ważności (błąd 404), to i tak konieczna może być jego ponowna instalacja lub pobranie ze strony producenta najnowszych sterowników i zainstalowanie ich na komputerze.

Czy Twój program księgowy przygotowany jest na zmiany jakie zaszły w roku 2015? Jeżeli masz aktywny pakiet serwisowy na bieżący rok, możesz być spokojny, że Twój program pozwoli Ci prawidłowo sporządzić niezbędne formularze i wysłać je prawidłowo do urzędu. Jeżeli nie, koniecznie zamów aktualizację, aby być przygotowanym na każdą ewentualność.

Autor:
Ewelina Mandziuk
Specjalista ds. finansów
Data publikacji: 11.02.2015