Środek trwały w małej firmie

Prowadząc firmę zapewne kupisz lub już kupiłeś przedmioty, które służyć Ci będą w Twojej działalności dla osiągnięcia przychodu. W obecnych czasach nie wyobrażasz sobie biznesu bez komputera, urządzeń biurowych, mebli czy maszyn. Przecież firma musi mieć swoją siedzibę, decydujesz się więc na zakup nieruchomości czy gruntu. Gdy do tego założysz, że te kompletne i zdatne do użytku składniki będziesz wykorzystywać ponad 1 rok to właśnie są środki trwałe. Możesz je kupić, otrzymać lub wytworzyć samemu, pamiętaj jedynie, że koniecznym jest ich wyrażenie w pieniądzu i to co najmniej w kwocie 3500 zł.

Jeżeli przedmiot, który posiadasz spełnia wszystkie te warunki, musisz liczyć się z tym, iż tego co wydałeś na jego nabycie lub wytworzenie, nie będzie można jednorazowo zaliczyć bezpośrednio w koszty, a służyć temu będzie odpis amortyzacyjny.

Sięgając do załącznika do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - tabeli Klasyfikacji Środków Trwałych, zobaczymy, że środki trwałe dzielą się na grupy i podgrupy, a każdy ma swój symbol i roczną stawkę amortyzacyjną. Amortyzacji podlegają także prawa nabyte takie jak np.: spółdzielcze prawo własności, prawa majątkowe i autorskie oraz licencje, czy tzw. “know-how”– w tym przypadku mamy do czynienia z Wartościami Niematerialnymi i Prawnymi. Są też środki trwałe, które nie mogą być amortyzowane, są nimi m.in.: grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów, budynki mieszkalne i lokale mieszkaniowe, czy dzieła sztuki. Nie zwalnia nas to jednak z obowiązku ujęcia tych składników w prowadzonej ewidencji.

Jak już wspomnieliśmy wartość środków trwałych nie może być mniejsza niż 3500 zł. Co więc w przypadku, gdy wydaliśmy mniej? Wówczas wydatki poniesione na ich nabycie stanowią od razu koszt uzyskania przychodu, nie jest też wymagane, by ujmować je w ewidencji. Taka sama zasada dotyczy środków, których przewidywany okres używania nie przekroczy 12 miesięcy. Jeżeli jednak okaże się, że dany środek faktycznie używany jest ponad rok, wówczas obowiązkiem jest w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym ten rok upłynął wpisać dany środek do ewidencji, a koszty uzyskania przychodu pomniejszyć o różnicę między ceną nabycia/wytworzenia a kwotą odpisów amortyzacyjnych przypadających na okres ich dotychczasowego używania, stosując właściwe stawki amortyzacji.

Jak ustalić wartości początkową składnika majątku?

Środek trwały może być kupiony na podstawie faktury/rachunku lub umowy kupna. Wartością środka trwałego będzie więc cena netto wyrażona w dokumencie sprzedażowym. Może zostać ona powiększona między innymi o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych odsetek, prowizji. Może zostać też pomniejszona o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek ten nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o VAT. A jeśli nasz środek trwały zakupiony był poza granicami kraju także o cło i podatek akcyzowy, a także odpowiednio zmniejsza się lub zwiększa o różnice kursowe naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Gdy składnik majątku stanowi współwłasność podatnika, zgodne z art. 22g ust. 11 ustawy z dnia 26.07.1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2014 poz. 1328)., jego wartość początkową ustala się w takiej proporcji jego wartości, w jakiej pozostaje udział podatnika we własności tego składnika majątku. Ta zasada nie odnosi się natomiast do składników majątku stanowiących wspólność majątkową małżonków, gdy nie wykorzystują oni tych składników w działalności gospodarczej prowadzonej odrębnie, czyli drugi z małżonków nie korzysta z danego środka. Wówczas drugi małżonek może wprowadzić go do ewidencji według jego pełnej wartości, tj. bez uwzględnienia wielkości posiadanego udziału. Możliwość taka dotyczy jednak sytuacji, gdy współwłaścicielem jest małżonek. W przypadku innej osoby, np. z ojca czy siostry, należy ustalić proporcję własności, gdy nie jest ona określona w umowie, przyjmuje się równa wartość dla każdej ze stron, czyli po 50%. Także, gdy oboje małżonkowie prowadzą działalność to koszty te powinny zostać podzielone ze względu na procent wykorzystania samochodu w każdej z działalności. Pamiętajmy, iż wykorzystując składnik majątku stanowiący współwłasność należy spisać odpowiednie oświadczenie o korzystaniu z samochodu w firmie oraz pisemną zgodę współwłaściciela na użytkowanie samochodu w działalności gospodarczej.

Co powinna zawierać ewidencja środków trwałych?

Niezbędne elementy ewidencji środków trwałych to oprócz określenia wartości początkowej także:

Ewidencję taką można prowadzić ręcznie lub wykorzystując do tego celu program komputerowy.

Wprowadzając środek trwały do ewidencji należy podjąć decyzję co do metody amortyzacji. Jest to wybór o tyle ważny, że przyjęty na początku sposób amortyzacji należy stosować aż do jej zakończenia. Zasadą jest także, iż odpisy amortyzacyjne nalicza się od pierwszego miesiąca po wprowadzeniu go do ewidencji, aż do końca miesiąca, w którym suma odpisów amortyzacyjnych zrówna się z ich wartością początkową, chyba że zostanie on wcześniej sprzedany lub zlikwidowany.

Metody amortyzacji

Po pierwsze: jeżeli wartość początkowa środka nie przekracza 3500 zł, można takowy zamortyzować metodą jednorazową lub zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. Masz więc do wyboru, albo nie ujmujesz tego składnika w ewidencji środków trwałych, a bezpośrednio w koszty księgujesz jego zakup. Pamiętaj jednak, jeżeli jego wartość przekroczy 1500 zł koniecznie wpisz dany składnik do ewidencji wyposażenia. Lub umieszczasz dany składnik w ewidencji ŚT, dokonując jednorazowego odpisu w miesiącu oddania do używania tego składnika albo w miesiącu następnym. Od tej kwoty 3500 zł przy jednorazowym odpisie jest jednak wyjątek, który dotyczy małych podatników i nowych firm w pierwszym roku działalności – otóż mogą oni zamortyzować środki trwałe których wartość początkowa przekraczała 3500 zł jednorazowo, o ile ich łączna suma nie może przekroczy kwoty limitu – 50 000 Euro przeliczanej na złote po średnim kursie NBP na pierwszy dzień roboczy października w roku poprzedzającym korzystanie z takiego sposobu dokonywania odpisów, ale jest jeszcze jedno ale... nie dotyczy to samochodów osobowych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Pamiętaj jednak, że zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów tak ustalonych odpisów amortyzacyjnych oznacza skorzystania z pomocy publicznej "de minimis".

Drugą metodą, chyba najbardziej popularną i zarazem najprostszą jest amortyzacja liniowa. Polega na równych odpisach miesięcznych przez cały czas trwania amortyzacji. Odpis amortyzacyjny ustala się w oparciu o wykaz stawek amortyzacyjnych. Po obliczeniu rocznego odpisu należy obliczyć odpis właściwy dla wybranego okresu. Może być miesięczny lub kwartalny. Są jednak pewne wyjątki, gdy stawka amortyzacyjna może zostać ustalona indywidualnie, a nie wzięta z wykazu. Dotyczy to wyłącznie wprowadzonych po raz pierwszy do ewidencji środków wcześniej używanych przez co najmniej 6 miesięcy lub ulepszonych (gdy wartość ulepszenia stanowi 20% wartości początkowej) lub gdy zostały przyjęte do użytkowania inwestycji w obcych środkach trwałych. Jednakże okres ich amortyzacji nie może być krótszy niż ustalone limity.

Kolejną metodą jest metoda degresywana, inaczej zwana metodą malejących odpisów. Jako, że przyjmuje, iż największe zużycie środka trwałego następuje w początkowym okresie jego używania, odpisy amortyzacyjne w tych latach są wyższe niż w kolejnych. Metodę degresywną zastosować można jedynie do:

W pierwszym podatkowym roku używania przyjmuje się stawkę podaną w wykazie stawek amortyzowanych podwyższoną o współczynnik nie wyższy niż 2,0. Na początku każdego następnego roku podatkowego - odpisów dokonujemy już od ich wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne i tak aż do roku, w którym osiągnie się poziom równy lub niższy jak w metodzie liniowej, wówczas przechodzimy na tą właśnie metodę.

Jeżeli firma, w której zamortyzuje się środek trwały znajduje się na terenie gminy o szczególnym zagrożeniu wysokim bezrobociem strukturalnym lub w gminie zagrożonej recesją i degradacja społeczną (wykaz takich gmin ustala w Rozporządzeniu Rada Ministrów), stawki podane w wykazie stawek amortyzacyjnych można podwyższyć przy zastosowaniu współczynników nie wyższych niż 3,0. Jeżeli więc Twoja gmina była kiedyś w takim wykazie, a została z niego wyłączona lub zmienisz swoją siedzibę stawki podwyższone można stosować tylko do końca tego roku.

Co z Wartościami Niematerialnymi i Prawnymi?

Zasadniczo amortyzuje się je tak samo. Okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od tych składników nie może być jednak krótszy niż: 24 miesiące – od licencji na programy komputerowe oraz od praw autorskich; 24 miesiące – od licencji na wyświetlanie filmów oraz emisję programów radiowych i telewizyjnych; 36 miesiące – od poniesionych kosztów prac rozwojowych i 60 m-ce –od pozostałych WNiP. Podobnie jak dla środków trwałych stawki amortyzacyjne określa się przed rozpoczęciem dokonywania odpisów i pozostaje ona nie zmienna do zakończenia amortyzacji.

Zmiana wartości środka trwałego

Zdarza się, iż w trakcie używania danego składnika majątku zachodzi potrzeba jego rozbudowy, przebudowy, być może adaptacji czy modernizacji. Jeżeli wartość tych wydatków przekroczy w danym roku kwotę 3500 zł i tym samym zwiększy się wartość danego środka to jest właśnie ulepszenie. Gdy jakaś część składowa danego środka trwałego zostanie odłączona na stałe, zmniejsza się jego wartość początkowa. Od następnego miesiąca, po odłączeniu odpisy zostają zmniejszone o wartość odłączonego składnika, czyli wartością środka trwałego staje się różnica pomiędzy ceną nabycia odłączonej części a sumą dotychczasowych odpisów amortyzacyjnych wyliczanych wg określonej metody amortyzacyjnej.

Prowadzenie takiej ewidencji to obowiązek podatnika, z którego zwolnione są jedynie podmioty w stanie upadłości likwidujący swój majątek. Pamiętaj, w razie braku takiej ewidencji, nawet jeżeli obliczysz wielkość odpisów amortyzacyjnych, nie będą one stanowić kosztów uzyskania przychodu.

Jeżeli prowadzenie ewidencji środków trwałych i ręczne wyliczanie odpisów amortyzacyjnych wydaje się Ci zbyt trudne lub wolisz by zrobił to za Ciebie Twój program księgowy SKP®, zakup do niego specjalny moduł - Środki Trwałe, który odciąży Cię od tej skomplikowanej czynności ich wyliczania i zagwarantuje, iż odliczona kwota będzie prawidłowa. Będziesz miał też pewność, że w zaprowadzonej ewidencji znajdą się wszystkie wymagane ustawą elementy. Na podstawie wprowadzonych wartości, program wyliczy odpowiednią ratę, stosując wybraną metodę amortyzacji i umożliwi jej automatyczne zaksięgowanie do kosztów uzyskania przychodu. A gdy ulepszysz lub też zmniejszysz jego wartość, przeliczy możliwy odpis uwzględniając nowe ustawienia. Możesz też zastosować przerwę w wyliczeniach, np. gdy dany środek używasz sezonowo. Wydrukujesz w nim stosowne dokumenty dotyczące przyjęcia OT, czy też likwidacji środków trwałych LT, jak i samą kartotekę środków trwałych. Co roku też za pomocą jednego kliknięcia zaktualizujesz jego wartość o dotychczasowe odliczenia. Natomiast jeżeli prowadzisz sprzedaż mieszaną, program wyliczy za Ciebie korektę środka trwałego i umieści ją w nowym roku w deklaracji VAT. Oszczędzisz czas i energię, którą będziesz mógł poświęcić bardziej zajmującym czynnościom, np. zdobywaniem nowych rynków zbytu. Zamów dodatek już dziś, a księgowanie w małej firmie stanie się prostsze.

Autor:
Ewelina Mandziuk
Specjalista ds. finansów
Data publikacji: 27.01.2015